Cada vez más empresas están adoptando soluciones de almacenamiento en la nube para gestionar sus documentos de forma digital. Algunas soluciones que se están ofreciendo de manera digital son:

• Facturas electrónicas: La implementación de la facturación electrónica en varios países está reduciendo significativamente el uso de papel.
• Firma electrónica: La firma electrónica está ganando terreno como alternativa segura y eficiente a la firma en papel.

El encierro durante la pandemia aceleró la necesidad de que los gobiernos ofrezcan sus servicios a la ciudadanía de forma online. En un reciente estudio, Índice de Desarrollo del Gobierno Electrónico, de la ONU se encontró que Uruguay obtuvo la puntuación más alta al mejor desempeño posible en el desarrollo del gobierno electrónico dentro de la región de Latinoamérica.

Países como Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Ecuador, México, Perú, República Dominicana, Uruguay y Trinidad y Tobago lideran la adopción de IA y datos digitales. Sabemos que muchas agencias manejan sus documentos de forma hibrida con el uso de formas en papel y datos digitales.

Para manejar los documentos tanto de papel como digitales de manera remota se requieren una serie de herramientas para transformar y compartir la data entre usuarios de manera segura ya sea con los empleados, clientes, o socios de una agencia o una corporación.

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Herramientas Para el Manejo de Documentos Híbridos

• Software de gestión documental (DMS): Centraliza el almacenamiento, la organización, la recuperación y la colaboración en documentos. Algunos ejemplos son: eFileCabinet, M-Files, DocuWare, Laserfiche, Box, entre otros.
• Soluciones de firma electrónica: Permite firmar documentos legalmente vinculantes de forma digital. Los más populares son: DocuSign, Adobe Sign, HelloSign, eSignLive.
• Herramientas de escaneo e indexación: Digitaliza documentos en papel y los integra al sistema DMS. Algunos de los equipos usados para escanean y transformar gran cantidad de documentos son: Brother ADS-2200, Epson Perfection V600 Photo, Fujitsu ScanSnap iX500, Kodak ScanMate i1120.
• Plataformas de almacenamiento en la nube: Almacena documentos de forma segura y accesible desde cualquier lugar. Para almacenar una gran escala de datos en la nube de forma segura los servicios disponibles a nivel mundial son: Google Cloud, Microsoft Azure y Amazon AWS.

Antes de elegir una solución para el almacenamiento de documentos híbridos, analice las necesidades específicas de la empresa, como la cantidad de documentos que necesita almacenar, las funciones que necesita y el presupuesto.

Recomendaciones Para Manejar Documentos Digitales a Gran Escala

Elija un Software de Gestión Documental (DMS) que le brinde la seguridad y accesibilidad en todo momento. A continuación, algunos pasos necesarios para el buen manejo de un gran volumen de documentos digitales:

• Organización: Organiza las carpetas, metadatos y etiquetas.
• Control de acceso: Elije los usuarios que podrán acceder a los documentos y qué acciones pueden realizar.
• Automatización: Automatiza tareas repetitivas, como la aprobación de documentos o la creación de informes.
• Integración: Integra el DMS con otras aplicaciones empresariales, como CRM o ERP.

Asegúrese de elegir una solución que le ofrezca medidas de seguridad robustas para proteger sus datos. En adición, realize copias de seguridad regulares de los documentos, independientemente de la solución de almacenamiento que elija.

Software de Gestión Documental (DMS) Laserfiche

Nuestra solución Laserfiche es un software de gestión documental (DMS) disponible en Latinoamérica.  El mismo es un Sistema de Gestión de Contenido Empresarial o un Sistema de Gestión Documental que le ayudara con la transformación y manejo de los documentos. Nuestra herramienta Laserfiche le puede ayudar a:

• Digitalizar documentos en papel para transformarlos en archivos electrónicos.
• Almacenar de forma segura y organizada todos los documentos digitales (correos electrónicos, facturas, presentaciones, etc.) en un solo lugar.
• Organizar los documentos mediante carpetas, metadatos y etiquetas para encontrarlos fácilmente.
• Controlar el acceso a los documentos, definiendo quién puede verlos, editarlos o eliminarlos.
• Automatizar tareas repetitivas relacionadas con los documentos, como la aprobación de facturas o la generación de informes.
• Colaborar con otros usuarios en tiempo real en los documentos.

Laserfiche se considera una solución robusta y escalable, adecuada para empresas de todos los tamaños. También se destaca por su facilidad de uso y su amplia gama de funciones integradas.

Algunos beneficios de Laserfiche son:

• Lider en su categoria: Reconocido como líder en el mercado de ECM por varias firmas de analistas.
• Funciones clave: Captura de documentos, organización automatizada, flujos de trabajo, seguridad y cumplimiento.
• Altamente personalizable: Se adapta a las necesidades específicas de cada negocio.
• Implementación flexible: Puede implementarse en la nube, en las instalaciones o en un modelo híbrido.

Si esta buscando una solución para gestionar y organizar digitalmente una gran cantidad de documentos, Laserfiche es una opción a tener en cuenta.  Comuníquese con uno de nuestros representantes para más información ahora mismo.

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Continúe leyendo para descubrir cómo su organización de atención médica puede optimizar la gestión de registros médicos para que pueda centrarse en sus pacientes en lugar de gestionar sus documentos.

Complejidades en la Gestión de Registros Médicos

Los profesionales médicos están obligados legal y éticamente a salvaguardar la información del paciente y gestionar los registros adecuadamente; por lo tanto, implementar una estrategia eficaz de gestión de registros es fundamental para que cualquier organización de atención médica pueda mantener la confianza del paciente, mejorar la productividad de los empleados y minimizar el riesgo de incumplimiento. A continuación se presentan algunos de los desafíos de la gestión de registros que enfrentan las instituciones de atención médica en la actualidad.

Gestión de Registros Físicos y Digitales

Aunque los proveedores de atención médica de hoy han implementado sistemas EHR o EMR, todavía deben digitalizar, indexar y centralizar registros en papel de manera sistemática, y escanear cada registro simplemente no es manejable sin subcontratación. Además, debido a la afluencia de registros en papel y electrónicos, muchos proveedores no comprenden qué registros existen y dónde se almacenan, lo que dificulta garantizar que se cumplan las pautas de retención. Las fusiones y las transiciones de pacientes también pueden complicar aún más la gestión de los EHR.

Limitar el Riesgo de Violaciones de Datos y Lograr el Cumplimiento

Para reducir el riesgo de filtraciones de datos, es vital restringir el acceso y supervisar los permisos de los usuarios, garantizando que los profesionales de la salud solo accedan a los datos de los pacientes pertinentes a sus funciones. En línea con las guías de HIPAA, las organizaciones deben brindar capacitación a todos los empleados que manejan registros médicos para minimizar el riesgo de violaciones de datos.

Antes de HIPAA, no existían normas para proteger o almacenar los registros médicos de los pacientes. Hoy en día, las organizaciones deben cumplir con medidas de seguridad específicas y al mismo tiempo tener la flexibilidad de diseñar sistemas que se adapten a su tamaño y requisitos. Para seguir cumpliendo con el almacenamiento de registros médicos, las organizaciones deben:

• Identificar y proteger proactivamente contra amenazas a la seguridad.
• Capacitar a todos los empleados en los procedimientos de seguridad del almacenamiento de registros médicos.
• Limitar el acceso a las instalaciones donde se almacenan los registros.
• Implementar equipo, software y procedimientos para monitorear el acceso.

Sistemas Heredados Obsoletos

La organización de atención médica promedio emplea 11 aplicaciones heredadas para la gestión de registros médicos históricos. Sin embargo, estos sistemas a menudo carecen de actualizaciones de software y seguridad o han sido descontinuados, lo que genera importantes costos de mantenimiento. Muchas organizaciones no tienen una solución adecuada para los registros varados en estos sistemas y a menudo pagan por registro para almacenar y recuperar esta información.

La Digitalización a Gran Escala No Es Única Para Todos

Si bien la transición a los EHR ha facilitado la capacidad de compartir y acceder a la información de los pacientes, es esencial reconocer que la digitalización a gran escala puede no adaptarse a todos los entornos de atención médica por igual. Aquí hay algunos factores a considerar:

• Los sistemas de almacenamiento digital pueden ser vulnerables a hacking y ciberataques, software especialmente obsoleto, que amenaza la privacidad del paciente.
• La dependencia excesiva de los sistemas digitales puede ser problemática durante cortes de energía o fallas del sistema.
• Implementar un sistema totalmente digital puede ser caro y complejo y requiere una amplia formación, especialmente para los proveedores de atención sanitaria con amplios antecedentes.

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Una Solución Integral Para Superar Los Desafíos de la Gestión de Registros

Si está buscando una solución que garantice el cumplimiento, la seguridad y una mejor atención al paciente, entonces Access Unify es la opción perfecta para su institución de atención médica.

Access Unify se integra con los sistemas que ya están en uso para mejorar la eficiencia y el cumplimiento al permitir que los proveedores de atención médica sepan qué registros tienen, dónde están almacenados y el tiempo necesario para conservarlos para evitar costosas multas y litigios. He aquí un vistazo a lo que Access Unify tiene para ofrecerle a su organización:

• Entrega digital de registros médicos físicos y digitales en un tiempo de respuesta líder en la industria de cuatro horas con Active File Service.
• Auditoría detallada de los documentos electrónicos y registros en papel almacenados de forma segura en uno de los más de 250 mercados de Access.
• Identificación, categorización y gestión de documentos mejoradas respaldadas por el aprendizaje automático de Clasificación con Inteligencia Artificial.
• Extraiga palabras clave esenciales de cada registro médico y proporcione datos indexados relevantes con Indexación de Archivos con Inteligencia Artificial.

Access Unify también puede reducir significativamente los costos de mantenimiento de los sistemas EHR y optimizar la productividad de los empleados al mejorar la accesibilidad y la capacidad de búsqueda de los datos.

¿Listo para trascender los métodos convencionales de gestión de registros dentro de su institución de atención médica? Descubra cómo Access Unify puede revolucionar a su organización ofreciendo un conjunto completo de soluciones de gestión de información física y digital perfectamente integradas.

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1. Creación de Datos y Documentos:

• • El documento se crea en formato digital o físico.
  • Se define el tipo de documento, su propósito y la audiencia.
  • Se asigna un nombre y una ubicación al documento.

2. Almacenaje de Datos y Documentos:

• • El documento se guarda en un sistema de almacenamiento físico o digital.
  • Se establecen permisos de acceso al documento.
  • Se realizan copias de seguridad del documento.

3. Uso de Datos y Documentos:

• • El documento se consulta, se comparte y se modifica según sea necesario.
  • Se registra el historial de uso del documento.
  • Se realizan actualizaciones y correcciones al documento.

4. Archivo de Datos y Documentos:

• • El documento se archiva cuando ya no se usa con frecuencia.
  • Se determina el período de retención del documento.
  • Se selecciona el método de archivo (físico o digital).

5. Eliminación de Datos y Documentos:

• • El documento se elimina al final de su período de retención.
  • Se realiza la eliminación de forma segura para proteger la información confidencial.

El ciclo de vida de un documento puede variar según el tipo de documento, la organización y las regulaciones aplicables. Algunos documentos pueden tener un ciclo de vida más corto o largo que otros. Algunos documentos pueden ser eliminados de forma inmediata, mientras que otros deben conservarse permanentemente.

Tecnologías Para la Gestión del Ciclo de Vida de los Documentos

Los sistemas como: Sistemas de gestión documental (DMS), Repositorios de contenido o el Software de análisis de datos le ayudaran a obtener un manejo eficiente y eficaz de sus datos.

Sistemas de Gestión Documental (DMS)

Un sistema o software de gestión documental DMS (siglas en inglés, Document Management System) permite almacenar, archivar, organizar y buscar rápidamente grandes cantidades de documentos. El DMS se instala en los servidores de la empresa o en la nube. A continuación, algunos factores que se deben considerar para la buena implementación de un DMS:

1. Según su ubicación:

• • DMS on-premise: Se instala en los servidores de la empresa.
  • DMS en la nube: Se accede a través de internet.
  • DMS híbrido: Combina las características de los DMS on-premise y en la nube.

2. Según su tamaño:

• • DMS para pequeñas empresas: Diseñados para empresas con menos de 50 usuarios.
  • DMS para medianas empresas: Diseñados para empresas con 50 a 250 usuarios.
  • DMS para grandes empresas: Diseñados para empresas con más de 250 usuarios.

3. Según su funcionalidad:

• • DMS básicos: Ofrecen funciones básicas de almacenamiento, organización y control de versiones de documentos.
  • DMS avanzados: Ofrecen funciones más avanzadas, como colaboración, flujos de trabajo, integración con otras aplicaciones y análisis de datos.

4. Según su sector:

• • DMS para sector salud: Diseñados para las necesidades específicas del sector salud, como el almacenamiento de registros médicos electrónicos.
  • DMS para sector financiero: Diseñados para las necesidades específicas del sector financiero, como el almacenamiento de documentos legales y financieros.
  • DMS para sector legal: Diseñados para las necesidades específicas del sector legal, como el almacenamiento de expedientes judiciales.

Repositorios de Contenido

Un repositorio de contenido es un sistema que permite almacenar, organizar, compartir y acceder el contenido digital. El contenido puede incluir documentos, imágenes, videos, audio, código fuente, y otros tipos de archivos.

Tipos de repositorios de contenido:

• Repositorios institucionales: Son creados por instituciones como universidades, bibliotecas o centros de investigación para almacenar y difundir su producción científica y académica. Ejemplo de repositorio universitario: Repositorio Digital de la Universidad Complutense de Madrid: https://eprints.ucm.es/
• Repositorios temáticos: Se especializan en un tema o área de conocimiento específica.
• Repositorios de datos: Almacenan y gestionan grandes conjuntos de datos para su análisis y reutilización.
• Repositorios de código: Se utilizan para almacenar y gestionar código fuente de software.

Los sistemas de repositorios suelen integrarse con otros sistemas y aplicaciones de la web.​ Asimismo, los repositorios cumplen un rol importante en la educación universitaria​ y también en la preservación del patrimonio cultural.

En algunos países, se han promulgado leyes de acceso abierto que promueven la implementación y uso de los repositorios los mismos deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Apoyo a los diferentes formatos de archivo, escalabilidad, extensibilidad y mantenimiento del sistema.
• Aceptación de estándares de metadatos, descriptivos, de conservación, administrativos.
• Inter operatividad: cumplir con los principales protocolos de intercambio de registros de información ( OAI-PMH, Z39.50, SWORD).
• Localización permanente de los documentos.
• Aplicaciones de búsqueda y visualización de metadatos.
• Interfaz de búsqueda a texto completo.
• Autenticación y autorización de usuarios.
• Personalización del software (API).

Existen diversos sistemas de repositorios corporativos en el mercado, por lo que es importante evaluar las características de cada uno antes de tomar una decisión. A continuación, ejemplos de repositorios de contenido públicos: Naciones Unidas: https://www.un.org/ruleoflaw/knowledge-resources/document-repository/,  eDOCS: https://www.fcc.gov/edocs

Software de Archivo Electrónico

El software de archivo electrónico es un sistema informático que permite la gestión y el almacenaje de documentos digitales a lo largo de su ciclo de vida. Es importante considerar algunos aspectos importantes antes de elegir un gestor documental para asegurarse de que la herramienta se ajuste a las necesidades de la empresa.

La funcionalidad del sistema de archivo electrónico es una parte importante al momento de adoptar su sistema de gestión documental electrónico o digital. La clasificación y categorización de documentos la indexación al momento de escanear sus documentos físicos le facilitara su búsqueda. El gestor documental debe orientar y facilitar el indexar los documentos de la empresa para que puedan ser encontrados de forma rápida y sencilla. El controlar las diferentes versiones de un mismo documento agilizara su integración de su nueva herramienta a sus operaciones diarias. Se debe permitir controlar el acceso a los documentos y establecer permisos de usuario. En adición, se debe adaptar o integrar con otras aplicaciones de la empresa, como el correo electrónico o el sistema ERP. Una interfaz intuitiva y fácil de usar facilitara el uso para que todos los empleados puedan utilizarlo sin problemas. La capacitación y soporte técnico ayudara a los usuarios a utilizar la herramienta de manera rápida y segura.

El sistema o software de archivo electrónico debe tener la capacidad de almacenar una pequeña, mediana o gran cantidad de documentos que maneja la empresa. Su gestor documental debe ser capaz de procesar grandes volúmenes de documentos sin afectar el rendimiento del sistema. La protección de los datos confidenciales mediante el uso de medidas de seguridad como el control de acceso, la encriptación y las copias de seguridad son parte fundamental del manejo de los registros digitales. Por último, el gestor documental debe ayudar a la empresa a cumplir con las normas y regulaciones aplicables al almacenaje de documentos en su jurisdicción. Es importante elegir un proveedor de gestores documentales con una buena reputación y experiencia en el mercado. El proveedor debe ofrecer un buen servicio de soporte técnico para ayudar a los usuarios a resolver cualquier problema que puedan tener con el gestor o software documental.

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Es vital mantener la seguridad y cumplimiento durante el ciclo de vida de los documentos. Un buen manejo de los datos protege la información confidencial y cumple con las normas y regulaciones aplicables. Se reduce el riesgo de fugas de datos y se evita la posibilidad de sanciones.

El análisis de los datos dentro de un software de archivos puede ayudar a tomar decisiones más informadas y estratégicas. Se identifican tendencias y patrones que permiten mejorar los procesos y la eficiencia. Un buen manejo de los datos dentro del sistema permite ofrecer un mejor servicio al cliente. Se reduce el tiempo de espera y se mejora la calidad de la atención al cliente. La tecnología disponible ayuda al manejo eficiente de los datos ya sea en menor o mayor escala.

En resumen, el buen manejo de los registros de documentos en un software de archivos ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad de las empresas y organizaciones.

En Access tenemos una amplia variedad de softwares o sistemas de archivos que se ajustan a las necesidades de nuestros clientes. Con vasta experiencia en la implementación, migración y conversión de documentos y data dentro de Estados Unidos y varios países de América Latina contamos con la infraestructura para manejar el ciclo completo de la gestión documental para una amplia gama de negocios ajustados a las reglamentaciones y cumplimiento de su industria.

Access Corp te ofrece:

• Evaluación que se ajuste a sus necesidades: Analizamos tus necesidades y te ofrecemos una propuesta personalizada.
• Digitalización de documentos: Convertimos tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad.
• Software de gestión documental: Una vez convertidos los documentos de papel a digital ofrecemos una amplia gama de soluciones digitales e implementamos un sistema que permite organizar, buscar y compartir los archivos de forma segura y eficiente.
• Capacitación: Te capacitamos a ti y a tu equipo en el uso del sistema de gestión documental.
• Soporte técnico: Te brindamos asistencia técnica permanente para asegurar el correcto funcionamiento del sistema.

Para obtener más información sobre la transformación del manejo de registros corporativos por medio de un proveedor o socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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Si estás pensando en digitalizar tus documentos, contacta con Access Corp y te ayudaremos a hacerlo de forma rápida, eficiente y segura. Solicita una evaluación hoy mismo y descubre cómo Access Corp te puede ayudar a optimizar la gestión documental de tu empresa. ¡Access podría ser la solución! Comuníquese con uno de nuestros representantes para acordar una cita.

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Para más información, visita nuestro sitio web: https://www.accesscorp.com/es-us/contacto/ o llámanos a nuestro teléfono: +1 787-701-5505.

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A continuación, se enumeran algunas de las razones principales por las que debemos digitalizar los documentos ahora:

1. Eficiencia:

• • Acceso rápido y fácil: Los archivos digitales se pueden encontrar y acceder instantáneamente desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que elimina la necesidad de buscar en archivos físicos.
  • Mejora en la colaboración: Los documentos digitales se pueden compartir y editar fácilmente entre equipos y departamentos, lo que agiliza los procesos y la toma de decisiones.
  • Automatización de tareas: Los procesos manuales de gestión documental se pueden automatizar, liberando tiempo para que los empleados se concentren en tareas más estratégicas.

2. Productividad:

• • Reducción del tiempo de búsqueda: El tiempo dedicado a buscar documentos físicos se reduce considerablemente, lo que permite a los empleados ser más productivos.
  • Mejora en la gestión del tiempo: Los flujos de trabajo y la gestión de documentos se optimizan, lo que permite una mejor gestión del tiempo.
  • Mayor capacidad de respuesta: La capacidad de respuesta a las solicitudes de los clientes y socios mejora al tener acceso instantáneo a la información.

3. Seguridad:

• • Protección contra daños: Los archivos digitales están protegidos contra daños físicos, como pérdida, robo o deterioro.
  • Respaldo y recuperación: Los archivos digitales se pueden respaldar y recuperar fácilmente en caso de un desastre o fallo del sistema.
  • Control de acceso: Se pueden establecer permisos de acceso para controlar quién puede ver, editar o eliminar archivos digitales.

4. Sostenibilidad:

• • Reducción del uso de papel: La digitalización de documentos reduce la necesidad de imprimir, copiar y almacenar documentos en papel, lo que contribuye a la protección del medio ambiente.
  • Eficiencia energética: Los sistemas de gestión documental digital consumen menos energía que los sistemas tradicionales basados en papel.
  • Disminución de la huella de carbono: La reducción del uso de papel y la eficiencia energética contribuyen a la reducción de la huella de carbono de la empresa.
  • Mejora en la comunicación interna y externa: Los documentos digitales se pueden compartir fácilmente con clientes, proveedores y otros socios.
  • Reducción de costos: La digitalización de documentos puede reducir los costos de impresión, almacenamiento y envío de documentos físicos.
  • Mejora en la satisfacción del cliente: Los clientes pueden acceder a la información que necesitan de forma rápida y sencilla, lo que mejora su satisfacción.

¿Por Cuánto Tiempo Debo Mantener los Documentos Corporativos?

El tiempo que debes mantener los documentos corporativos depende de varios factores, como el tipo de documento, su importancia, las regulaciones legales del lugar donde opera la corporación y las necesidades específicas de la empresa.

Aquí hay algunos lineamientos generales:

• Documentos contables: Se deben conservar durante al menos seis años, según el Código de Comercio.
• Documentos fiscales: Se deben conservar durante al menos cuatro años, según la Ley General Tributaria.
• Documentos laborales: Se deben conservar durante al menos tres años, según el Estatuto de los Trabajadores.
• Documentos relacionados con la seguridad social: Se deben conservar durante al menos cuatro años.
• Documentos relacionados con riesgos laborales: Se deben conservar durante al menos seis años.

Además de estos lineamientos generales, existen algunas excepciones:

• Documentos que acrediten derechos: Se deben conservar indefinidamente.
• Documentos que tengan valor histórico: Se deben conservar indefinidamente.
• Documentos que sean objeto de un procedimiento judicial: Se deben conservar hasta que el procedimiento finalice.

Es importante consultar con un abogado o asesor fiscal para determinar el tiempo exacto que debes conservar tus documentos corporativos.

A continuación algunos consejos para ayudarte a gestionar tus documentos corporativos:

1. Crea un sistema de archivo organizado: Esto te ayudará a encontrar los documentos que necesitas de forma rápida y sencilla.
2. Digitaliza tus documentos: Esto te ayudará a ahorrar espacio y a proteger tus documentos contra daños.
3. Destruye los documentos de forma segura: Cuando ya no necesites un documento, asegúrate de destruirlo de forma segura para evitar que se filtre información confidencial.

¿Qué Debo Tener en Cuenta al Momento de Digitalizar los Documentos?

Para digitalizar un gran volumen de documentos es clave la indexación del documento al momento de escanearlo para mejorar la eficiencia, la precisión, la organización y la seguridad de la gestión documental. Aquí hay algunos consejos para indexar documentos de manera efectiva:

• Define los metadatos que necesitas: Decide qué información necesitas para poder encontrar y recuperar tus documentos de forma eficiente.
• Utiliza un software de indexación adecuado: Existen diferentes tipos de software de indexación disponibles, elige uno que se adapte a tus necesidades.
• Establece reglas de indexación consistentes: Define reglas claras y consistentes para indexar tus documentos, esto te ayudará a mantener la organización y la precisión.
• Revisa y actualiza la indexación: Revisa y actualiza la indexación de tus documentos de forma regular para asegurarte de que se mantenga precisa y actualizada.

Al indexar tus documentos al momento de escanearlos, puedes aprovechar al máximo los beneficios de la gestión documental digital. Si necesitas ayuda para indexar tus documentos, contacta con Access Information Management. Podemos ayudarte a elegir el software adecuado para mantener tus documentos digitales, establecer reglas de indexación y actualizar la indexación de tus documentos de forma regular.

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Mantener tus documentos corporativos organizados y seguros es esencial para el éxito de tu empresa.

En resumen, la digitalización de documentos ofrece una serie de beneficios que pueden mejorar significativamente la eficiencia, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad de las empresas y organizaciones. Es un paso fundamental para adaptarse a las necesidades de la era digital y para asegurar el éxito a largo plazo.

Les presento los beneficios de trabajar con una empresa dedicada al manejo de documentos como es Access Information Management:

• Experiencia: Contamos con un equipo de profesionales altamente capacitados en la digitalización de documentos.
• Tecnología de punta: Utilizamos las últimas tecnologías para asegurar la calidad y seguridad de tus archivos.
• Soluciones personalizadas: Adaptamos nuestras soluciones a las necesidades específicas de cada empresa.
• Servicio integral: Te acompañamos en todo el proceso de digitalización, desde la planificación hasta la implementación y el soporte.

Access Information Management te ofrece:

• Evaluación que se ajuste a sus necesidades: Analizamos tus necesidades y te ofrecemos una propuesta personalizada.
• Digitalización de documentos: Convertimos tus documentos físicos en archivos digitales de alta calidad.
• Software de gestión documental: Una vez convertidos los documentos de papel a digital ofrecemos una amplia gama de soluciones digitales e implementamos un sistema que permite organizar, buscar y compartir los archivos de forma segura y eficiente.
• Capacitación: Te capacitamos a ti y a tu equipo en el uso del sistema de gestión documental.

Para obtener más información sobre la transformación del manejo de registros corporativos por medio de un proveedor o socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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¿Por qué es importante desechar o destruir activos de TI de manera segura?

Hay varias razones por las que es importante desechar o destruir activos de TI de manera segura:

• Para proteger la información confidencial: Los activos de TI pueden contener información confidencial, como datos personales, números de tarjetas de crédito o secretos comerciales. Es importante asegurarse de que esta información se elimine de forma segura para evitar que caiga en manos equivocadas.
• Para cumplir con las leyes y regulaciones gubernamentales: En muchos países, existen leyes y regulaciones que requieren que las empresas desechen o destruyan los activos de TI de manera segura. Por ejemplo, la Ley de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR) exige que las empresas eliminen los datos personales de manera segura cuando ya no sean necesarios.

¿Cuáles son las reglas gubernamentales para desechar o destruir activos de TI?

Las regulaciones del manejo de datos en Latinoamérica varían según el país. Sin embargo, hay algunas similitudes comunes entre estas regulaciones. Por ejemplo, la mayoría de las regulaciones requieren que las empresas:

1. Obtengan el consentimiento de los titulares de los datos antes de recopilar o utilizar sus datos personales.
2. Proporcionen a los titulares de los datos información sobre cómo se recopilan y utilizan sus datos personales.
3. Den a los titulares de los datos acceso a sus datos personales y la oportunidad de corregirlos o eliminarlos.
4. Tomen medidas para proteger los datos personales de la pérdida, el acceso no autorizado o la divulgación.

Algunos países de Latinoamérica tienen regulaciones de manejo de datos específicas que son más estrictas que las regulaciones generales. Por ejemplo, la Ley de Protección de Datos Personales de Brasil (LGPD) es una de las leyes de protección de datos más estrictas del mundo. La LGPD requiere que las empresas que recopilan o utilizan datos personales de residentes brasileños cumplan con una serie de requisitos adicionales, como designar un oficial de protección de datos, realizar evaluaciones de impacto de la privacidad y notificar a los titulares de los datos sobre violaciones de datos.

A continuación, se muestra un resumen de las regulaciones del manejo de datos en algunos países de Latinoamérica:

Argentina

• Ley de Protección de Datos Personales N° 25.326
• Ley 27.483 (adhesión al Convenio para la Protección de las Personas con respecto al Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, de Estrasburgo, Francia)

Brasil

• Ley de Protección de Datos Personales (LGPD)

Chile

• Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada

Colombia

• Ley 1581 del 2012 sobre Protección de Datos Personales

México

• Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares

Perú

• Ley N° 29733 sobre Protección de Datos Personales

Puerto Rico

• Las regulaciones para la destrucción de activos de TI en Puerto Rico están establecidas en la Ley de Protección de Datos Personales de Puerto Rico (Ley 22 de 2012). Esta ley establece que las empresas que recopilan o utilizan datos personales de residentes de Puerto Rico deben tomar medidas para proteger estos datos de la pérdida, el acceso no autorizado o la divulgación.
• La ley establece que las empresas deben destruir los datos personales cuando ya no sean necesarios para el propósito para el que fueron recopilados. La destrucción debe realizarse de forma segura y que garantice que los datos sean irrecuperables.

La ley también establece que las empresas deben mantener registros de la destrucción de datos personales. Estos registros deben incluir la siguiente información:

• La fecha de destrucción
• El tipo de datos destruidos
• El método de destrucción utilizado
• El nombre de la empresa o persona que realizó la destrucción

Las empresas que no cumplan con las regulaciones para la destrucción de datos personales pueden ser sancionadas con multas de hasta $50,000.

A continuación, se resumen las principales regulaciones para la destrucción de activos de TI en Puerto Rico:

• Las empresas deben destruir los datos personales cuando ya no sean necesarios para el propósito para el que fueron recopilados.
• La destrucción debe realizarse de forma segura y que garantice que los datos sean irrecuperables.
• La ley no especifica un método específico para la destrucción de datos personales, pero recomienda la trituración, la desmagnetización o la sobrescritura.
• Las empresas deben mantener registros de la destrucción de datos personales.

Uruguay

• Ley N° 18.331 sobre Protección de Datos Personales

Es importante que las empresas que operan en Latinoamérica estén familiarizadas con las regulaciones del manejo de datos aplicables en los países donde realizan negocios. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en sanciones administrativas o penales.

Cómo Desechar o Destruir Activos de TI de Manera Segura

Hay varias maneras de desechar o destruir activos de TI de manera segura. La mejor manera para usted dependerá de los tipos de activos que tenga y de las leyes y regulaciones que se apliquen en su país.

Algunos métodos comunes de eliminación de activos de TI incluyen:

• Trituración: La trituración es la forma más segura de eliminar datos confidenciales. Los trituradores de papel pueden triturar papel, tarjetas de crédito y otros materiales. Los trituradores de discos duros pueden triturar discos duros y otros dispositivos de almacenamiento.
• Desmagnetización: La desmagnetización es un método para eliminar datos de dispositivos de almacenamiento magnéticos, como discos duros y cintas. La desmagnetización usa un campo magnético fuerte para borrar los datos de forma permanente.
• Sobrescritura: La sobrescritura es un método para eliminar datos de dispositivos de almacenamiento electrónico, como discos duros y tarjetas de memoria. La sobrescritura escribe nuevos datos sobre los datos antiguos, haciendo que los datos antiguos sean irrecuperables.
• Destrucción física: La destrucción física es la eliminación de activos de TI mediante la trituración, la incineración o la eliminación en un vertedero seguro.

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Consejos Para Desechar o Destruir Activos De TI De Manera Segura

Aquí hay algunos consejos para desechar o destruir activos de TI de manera segura:

• Planifique con anticipación. Determine qué activos de TI necesita desechar o destruir y cómo los desechará o destruirá.
• Etiquete los activos de TI. Etiquete los activos de TI como “Para desechar” o “Para destruir”. Esto ayudará a prevenir accidentes.
• Obtenga ayuda profesional si es necesario. Si no está seguro de cómo desechar o destruir activos de TI de manera segura, puede obtener ayuda profesional de una empresa de destrucción de datos.

Desarrollar un proceso para desechar o destruir activos de TI de manera segura es importante para proteger la información confidencial y cumplir con las leyes y regulaciones gubernamentales. Al seguir las reglas y consejos anteriores, puede asegurarse de que sus activos de TI se eliminen de manera segura y responsable.

Para obtener más información sobre la transformación del manejo de registros corporativos por medio de un proveedor o socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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Es importante tener una política clara sobre cómo guardar o descartar registros y documentos generados durante el proceso de elecciones. Esto ayudará a garantizar transparencia en el manejo de los registros electorales y que la información se conserve de forma segura y eficiente.

Cómo Guardar Registros y Documentos

Hay varias formas de guardar registros y documentos. La mejor opción para usted dependerá de sus necesidades específicas, disponibilidad de proveedores en su región, regulaciones sobre el manejo de la información en su país y el presupuesto disponible para el proceso eleccionario.

Almacenamiento Físico

El almacenamiento físico es la forma más tradicional de guardar registros y documentos electorales. Dependiendo del tipo de documento, ya sea físico, papel o digital, puede requerirse el guardar documentos en cajas, un archivo, una bóveda o un centro de datos. Por lo general cada jurisdicción tiene un lugar con seguridad para almacenar y preservar los votos.

Almacenamiento Digital

El almacenamiento digital es una forma más moderna de guardar registros y documentos. Puede almacenarlos en un servidor, una nube o una unidad de almacenamiento externa. Esta forma de almacenaje de datos requiere de seguridad contra ciber ataques, mantener las reglas de retención de datos requerida en el lugar donde se celebran los comicios, indexar y clasificar la data de manera que este disponible para varios usuarios, auditores y personal de los diferentes partidos manteniendo la seguridad y privacidad de la información de los votantes.

Combinación de Almacenamiento Físico y Digital

Una combinación de almacenamiento físico y digital puede ser de beneficio en especial para manejar las grandes distancias entre los diferentes colegios electorales. Por ejemplo, puede almacenar los registros más importantes en almacenamiento físico y los registros menos importantes en almacenamiento digital. Dependiendo de la jurisdicción en la que se celebran las elecciones y las reglas a seguir se debe mantener un registro actualizado de los participantes para mayor transparencia y seguridad durante un periodo razonable para cualquier revisión, conteo o de ser necesario una segunda vuelta luego del proceso electoral.

Cómo Descartar Documentos

También es importante tener una política clara sobre cómo descartar registros y documentos generados durante los procesos electorales. Esto ayudará a proteger la privacidad de los votantes y a cumplir con las regulaciones gubernamentales.

Período de Retención

La primera consideración es el período de retención. De acuerdo con la ley electoral en Estados Unidos 52 USC 20701: Retención y preservación de registros y documentos por parte de funcionarios electorales; custodia; pena por violación. El texto a continuación contiene aquellas leyes vigentes el 19 de noviembre de 2023.

• 20701. Retención y preservación de registros y documentos por parte de los funcionarios electorales; depósito con custodio; pena por violación. Todo funcionario electoral retendrá y preservará, durante un período de veintidós meses a partir de la fecha de cualquier elección general, especial o primaria, cuyos candidatos para el cargo de Presidente, Vicepresidente, elector presidencial, Miembro del Senado, Miembro de la Cámara de Representantes, o del Comisionado Residente del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, todos los registros y documentos que lleguen a su poder relacionados con cualquier solicitud, registro, pago de contribución electoral u otro acto necesario para votar en dicha elección, excepto que, cuando lo exija la ley, dichos registros y documentos puedan entregarse a otro funcionario electoral y excepto que, si un Estado o el Estado Libre Asociado de Puerto Rico designa un custodio para retener y preservar estos registros y documentos en un lugar específico, entonces dichos registros y documentos podrán depositarse ante dicho custodio, y la obligación de retener y preservar cualquier registro o documento así depositado recaerá en dicho custodio. Cualquier funcionario electoral o custodio que intencionalmente incumpla con esta sección será multado con no más de $1,000 o encarcelado no más de un año, o ambas cosas. ( Pub. L. 86–449, título III, §301, 6 de mayo de 1960, 74 Stat. 88 .)

• De acuerdo con el código 52 de EE. UU. § 20702 las sanciones por robo, destrucción, ocultación, mutilación o alteración de registros o documentos son las siguientes: Cualquier persona, ya sea funcionario electoral o custodio o no, que intencionalmente robe, destruya, oculte, mutile o altere cualquier registro o documento que la sección 20701 de este título requiere que se retenga y conserve será multado con no más de $1,000 o encarcelado. no más de un año, o ambos. (Pub. L. 86–449, título III, §302, 6 de mayo de 1960, 74 Stat. 88.)

Registro de Votantes

Los registros de votantes requieren de información confidencial y actualizada de cada votante por lo que es importante un manejo transparente y seguro de la información requerida como: nombre, dirección y partido al que pertenece. En Estados Unidos la Comisión de Asistencia Electoral (EAC) es una comisión bipartidista independiente cuya misión es ayudar a los funcionarios electorales a mejorar la administración de las elecciones y ayudar a los estadounidenses a participar en el proceso de votación. Las guías del manejo de las elecciones en Estados Unidos detallan todo lo relacionado sobre el proceso eleccionario en EU.

Hay reglas importantes que rigen el registro de votantes por lo que todas las partes deben estar orientadas para mantener la transparencia y seguridad durante el proceso electoral.

Destrucción

Una vez expira el periodo de retención se deben destruir los documentos de forma segura y confidencial. Los requisitos para la destrucción masiva de documentos pueden variar según el país o la jurisdicción. Para destruir registros de papel en grandes cantidades manteniendo la confidencialidad de los documentos, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Documentar el proceso de destrucción: Debe documentar el proceso de destrucción de registros, incluyendo la fecha en que se destruyeron los registros, el método de destrucción que se utilizó y la empresa que realizó la destrucción.
• Destruir de manera segura los documentos: El método de destrucción más común y confidencial es la trituración.
  • La trituración es el método más común de destrucción de registros de papel. Los trituradores de papel pueden destruir los registros en trozos pequeños e irrecuperables. Utilice siempre una trituradora de corte transversal, de diamante o de confeti. A diferencia de los modelos cortados en tiras en los que las piezas se pueden volver a unir, estas trituradoras producirán piezas mucho más pequeñas.

Al cumplir con estos requisitos, puede asegurarse de que sus registros de papel se destruyan de forma segura y confidencial. Es importante que el proveedor de servicios que contrate tenga experiencia en este tipo de trabajo. El proveedor debe tener los equipos y las instalaciones adecuados para destruir los registros de forma segura y confidencial.

También debe asegurarse de que el proveedor de servicios tenga un seguro que cubra cualquier daño que pueda ocurrir durante el proceso de destrucción.

Por último, debe obtener un certificado de destrucción de registros del proveedor de servicios. Este certificado le servirá como prueba de que los registros fueron destruidos de forma segura y confidencial.

Manejo de Registros Saludable Durante Periodo de Elecciones

Los registros son muy importantes durante el periodo de elecciones y luego del día de la votación. Los documentos que se deben mantener durante el período de elecciones varían según el país o la jurisdicción. Sin embargo, en general, estos registros incluyen los siguientes:

• Registro de votantes: Este registro incluye la información de los votantes registrados, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de identificación.
• Registro de candidatos: Este registro incluye la información de los candidatos que se postulan para un cargo público, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento, partido político y declaración de gastos.
• Registro de contribuciones: Este registro incluye la información de las contribuciones hechas a los candidatos o partidos políticos, como el nombre del donante, la cantidad de la contribución y la fecha de la contribución.
• Registro de gastos: Este registro incluye la información de los gastos realizados por los candidatos o partidos políticos, como el propósito del gasto, el proveedor del gasto y el monto del gasto.
• Registro de votos: Este registro incluye la información de los votos emitidos en una elección, como el nombre del votante, el candidato por el que votó y la ubicación de la votación.

Estos registros son necesarios para garantizar la integridad de las elecciones y para facilitar la auditoría de las elecciones. En algunos países o jurisdicciones, también se pueden requerir registros adicionales, como:

• Registro de observadores electorales: Este registro incluye la información de las personas que observan las elecciones, como su nombre, organización y propósito de la observación.
• Registro de incidentes electorales: Este registro incluye la información de los incidentes que ocurren durante una elección, como las denuncias de fraude o intimidación.

Es importante que las organizaciones que participan en el proceso electoral mantengan estos registros de forma segura y confidencial.

Consejos adicionales:

• Cree un inventario de sus registros y documentos. Esto le ayudará a saber qué tiene y cuánto espacio ocupa.
• Etiquete sus registros y documentos. Esto facilitará su localización y organización.
• Realice copias de seguridad de sus registros y documentos electrónicos. Esto le ayudará a protegerlos en caso de pérdida o daño.

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Para la digitalización de archivos se requiere que el texto en los documentos sea reconocido por el formato digital. El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) es una tecnología que permite convertir imágenes de texto en papel a texto digital editable. Hay muchas maneras de obtener documentos de papel convertidos en digital con OCR, y el método que elija dependerá de sus necesidades y presupuesto.

Obtener documentos de papel convertidos en digital con OCR ofrece muchos beneficios, entre ellos:

1. Puede acceder a sus documentos desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
2. Puede compartir sus documentos fácilmente con otros.
3. Puede organizar sus documentos de manera más eficiente.
4. Sus documentos están protegidos de daños físicos o pérdida.

Algunos ejemplos de cómo puede usar OCR para convertir documentos de papel en digital son:

• Conversión de facturas y recibos a archivos PDF que se puedan almacenar y organizar de forma electrónica.
• Transformar documentos legales a archivos que se puedan editar y compartir fácilmente.
• Escanear libros y revistas para que se puedan leer en dispositivos electrónicos.
• Preservar documentos históricos en un formato que se pueda conservar a largo plazo y estudiar.

OCR es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a aprovechar al máximo sus documentos de papel. Existen variedad de métodos para digitalizar documentos corporativos. Algunos de los métodos más comunes incluyen:

Escanear: Un escáner creará una imagen digital del documento en papel. Algunos consejos para escanear documentos para la nube son los siguientes:

1. Prepare sus documentos antes de escanearlos. Asegúrese de que los documentos estén limpios, libres de arrugas y orientados correctamente.
2. Ajuste la configuración de escaneo para obtener la mejor calidad de imagen.
3. Guarde los documentos en un formato compatible con el software que utilizará para verlos o editarlos en un formato que admita OCR.
4. Nombre los archivos de manera descriptiva para que pueda encontrarlos fácilmente más adelante.

Aplicación de teléfono: Hay muchas aplicaciones de teléfonos inteligentes que permiten escanear documentos de papel y aplicar OCR. Estas aplicaciones pueden guardar los documentos en formato PDF o JPEG con texto editable.

Servicio en línea: Hay muchos servicios en línea que permiten convertir documentos de papel a digital y aplicar OCR. Estos servicios pueden convertir documentos a una variedad de formatos, incluidos PDF, Word y Excel.

El método que elija dependerá de las necesidades y el presupuesto de su empresa. Si tiene una gran cantidad de documentos para convertir, es posible que desee invertir en un servicio corporativo que mantenga los estándares de privacidad y cumplimiento.

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La mejor manera de lograr una transformación digital exitosa es crear un plan personalizado que se adapte a las necesidades específicas de su empresa.

1. Mantenga una visión clara y concisa para su transformación digital. ¿Qué quiere lograr con su transformación digital? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cómo medirá el éxito? Una visión clara lo ayudará a mantenerse enfocado y motivado a lo largo del camino.
2. Cree una cultura de innovación y cambio. La transformación digital requiere un cambio significativo en la forma en que trabaja su empresa. Para tener éxito, debe crear una cultura que promueva la innovación y el cambio.
3. Invierta en tecnología y soluciones digitales. La tecnología es la base de la transformación digital. Necesitará invertir en tecnología y soluciones digitales que le ayuden a alcanzar sus objetivos.
4. Capacite a sus empleados. Su fuerza laboral debe estar preparada para la transformación digital. Necesitará capacitar a sus empleados en las nuevas tecnologías y soluciones que estará utilizando.
5. Comience con un proyecto piloto. No intente implementar su transformación digital de una sola vez. Comience con un proyecto piloto para probar su enfoque y aprender de sus errores.
6. Sea paciente y perseverante. La transformación digital lleva tiempo. No espere ver resultados inmediatos, eventualmente verá los beneficios de su transformación digital.

En conclusión, algunos consejos para la planificación de una transformación digital exitosa:

1. Comience con una evaluación de su estado actual. Antes de poder implementar cambios, debe comprender cómo funciona su empresa actualmente. Una evaluación de su estado actual le ayudará a identificar áreas de oportunidad para la transformación digital.
2. Involucre a las partes interesadas clave. La transformación digital debe ser un esfuerzo de equipo. Asegúrese de involucrar a las partes interesadas clave, como los empleados, los clientes y los socios, desde el principio.
3. Mida su progreso. Es importante medir su progreso a medida que avanza en su transformación digital. Esto lo ayudará a ver lo que está funcionando y lo que no.

La transformación digital es un proceso complejo, pero es esencial para el éxito a largo plazo de cualquier empresa. La digitalización de documentos es una inversión importante para las empresas. Confié en expertos del manejo de documentos para que su empresa mantenga su eficiencia, productividad y cumplimiento.

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¿Cuáles son las mejores formas de preservar los registros históricos?

Hay una serie de cosas que se pueden hacer para preservar los registros históricos. Estas incluyen:

Almacenamiento Adecuado: Los registros históricos deben almacenarse en un lugar seguro y seco, protegido de la luz y el calor.

Control de Plagas: Los registros históricos son susceptibles a los ataques de plagas, como insectos y roedores. Es importante tomar medidas para controlar estas plagas. Las bóvedas climatizadas son una buena opción para almacenar este tipo de registros.

Digitalización: La digitalización es una forma eficaz de preservar los registros históricos. Esto los hace accesibles a un público más amplio y los protege del deterioro.

Educación y Sensibilización: Es importante educar al público sobre la importancia de preservar los registros históricos. Esto ayudará a garantizar que estos registros se conserven para las generaciones futuras.

Tipos de Registros Históricos

Los registros históricos se pueden clasificar de diferentes maneras, pero una forma común es por su formato. Los siguientes son algunos de los tipos de registros históricos más comunes:

• Documentos Escritos: Estos incluyen libros, cartas, diarios, documentos legales, etc.
• Objetos Físicos: Estos incluyen artefactos, fotografías, películas, grabaciones, etc.
• Registros Orales: Estos incluyen entrevistas, testimonios, etc.
• Registros Digitales: Estos incluyen documentos digitales, archivos informáticos, sitios web, etc.

Los registros históricos también se pueden clasificar por su contenido. Los siguientes son algunos de los tipos de registros históricos más comunes según su contenido:

• Registros Personales: Estos incluyen registros de individuos, como cartas, libretos, diarios, entre otros.
• Registros Oficiales: Estos incluyen registros de organizaciones, como actas, identificaciones, licencias, certificados de nacimiento, entre otros informes.
• Registros Culturales: Estos incluyen registros de arte, música, literatura, composiciones escritas, etc.
• Registros Científicos: Estos incluyen registros de investigación, descubrimientos médicos o científicos, artículos de investigación, entre otros.

Los registros históricos son importantes porque nos ayudan a comprender el pasado. Nos proporcionan información sobre cómo era la vida en el pasado, cómo han cambiado las cosas a lo largo del tiempo y cómo hemos llegado a ser lo que somos hoy.

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A continuación, algunos ejemplos de registros históricos específicos:

• La Declaración de Independencia de los Estados Unidos: Este documento escrito es un registro histórico importante porque establece la independencia de los Estados Unidos de Gran Bretaña.
• La Piedra Rosetta: Este objeto físico es un registro histórico importante porque contiene inscripciones en tres idiomas, lo que ayudó a los expertos a descifrar los jeroglíficos egipcios.
• La grabación de la voz de Martin Luther King Jr. pronunciando su discurso “Tengo un sueño”: Este registro oral es un registro histórico importante porque es un testimonio de un momento importante en la historia de los Estados Unidos.
• La Biblioteca Digital Mundial: Este archivo digital es un registro histórico importante porque alberga una colección de registros históricos de todo el mundo.

Hay muchas organizaciones que trabajan para preservar los registros históricos. Estas organizaciones pueden ser públicas, privadas o sin fines de lucro. Algunas de las organizaciones más importantes que trabajan para preservar los registros históricos incluyen:

• La Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos: La Biblioteca del Congreso es la biblioteca nacional de los Estados Unidos y alberga una colección de registros históricos de todo el mundo.
• El Archivo Nacional de los Estados Unidos: El Archivo Nacional es la agencia federal responsable de la preservación de los registros federales.
• La Sociedad Histórica de América: La Sociedad Histórica de América es una organización sin fines de lucro dedicada a la promoción del estudio de la historia.
• El Consejo Internacional de Archivos: El Consejo Internacional de Archivos es una organización internacional que promueve la cooperación entre las instituciones de archivo del mundo.

Estas organizaciones trabajan para preservar los registros históricos de una variedad de maneras. Estas incluyen:

• Recolección de registros: Las organizaciones de preservación de registros recopilan registros de una variedad de fuentes, como individuos, organizaciones y gobiernos.
• Preservación de registros: Las organizaciones de preservación de registros utilizan una variedad de técnicas para preservar los registros, como el almacenamiento adecuado, el control de plagas y la digitalización.
• Difusión de registros: Las organizaciones de preservación de registros hacen que los registros estén disponibles para el público a través de una variedad de medios, como exposiciones, publicaciones y sitios web.

Algunos ejemplos específicos de organizaciones que trabajan para preservar los registros históricos son:

• El Instituto de Cultura Puertorriqueña
• El Centro de Conservación y Restauración de Puerto Rico (CENCOR)
• El Archivo Documental y Biblioteca de la Oficina Estatal de Conservación Histórica (OECH)
• El Instituto Nacional de Antropología e Historia
• El Archivo General de Simancas

Estas son solo algunas de las muchas organizaciones que trabajan para preservar los registros históricos. La preservación de los registros históricos es una tarea importante que requiere el esfuerzo de muchas personas. Los registros históricos son una parte importante de nuestro patrimonio. Es importante tomar medidas para preservarlos para que las generaciones futuras puedan aprender sobre nuestro pasado.

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Beneficios de Utilizar la Inteligencia Artificial en la Gestión de Registros

La IA ha transformado la forma en que gestionamos registros en múltiples sectores. Aquí se presentan algunos de los principales beneficios:

1. Automatización de Procesos

La IA permite la automatización de tareas repetitivas, como la clasificación y etiquetado de documentos. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden identificar patrones y organizar registros de manera eficiente, reduciendo la carga de trabajo manual.

2. Mayor Precisión

La IA mejora la precisión en la identificación y extracción de información clave de documentos, minimizando errores humanos. Esto es especialmente importante en sectores donde la exactitud es fundamental, como la atención médica y legal.

3. Búsqueda Inteligente

La IA facilita la búsqueda de información dentro de grandes conjuntos de datos. Los motores de búsqueda basados en IA pueden entender el contexto y recuperar resultados relevantes de manera más eficiente que las búsquedas tradicionales.

4. Seguridad y Cumplimiento

La IA ayuda a proteger la información confidencial mediante la detección de anomalías y el monitoreo constante de registros. Esto es esencial para cumplir con regulaciones como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).

5. Reducción de Costos

La automatización y la eficiencia que aporta la IA pueden llevar a una reducción significativa de los costos operativos relacionados con la gestión de registros, como el espacio de almacenamiento físico y el personal.

6. Escalabilidad

La IA permite gestionar grandes volúmenes de registros sin problemas, lo que es especialmente útil para empresas en crecimiento que deben manejar un aumento constante de datos.

Aplicaciones de la Inteligencia Artificial en la Gestión de Registros

La IA ha encontrado aplicaciones en una variedad de campos cuando se trata de gestionar registros. A continuación, se describen algunas de las principales áreas de aplicación:

1. Gestión de Registros Médicos

En el sector de la salud, la IA se utiliza para organizar y analizar historiales médicos electrónicos. Los sistemas de IA pueden extraer información relevante de informes médicos, facilitando la toma de decisiones clínicas y la investigación médica.

2. Documentación Legal

En el ámbito legal, la IA ayuda a los abogados a revisar y analizar documentos legales de manera más eficiente. La búsqueda de precedentes y la identificación de documentos relevantes en casos legales se vuelven más precisas y rápidas.

3. Gestión de Recursos Humanos

En la gestión de recursos humanos, la IA se utiliza para administrar expedientes de empleados, automatizar la incorporación y el seguimiento del rendimiento. Esto facilita la gestión de personal y la toma de decisiones basadas en datos.

4. Archivado y Bibliotecas Digitales

Las instituciones educativas y bibliotecas utilizan la IA para digitalizar y organizar sus archivos. Esto facilita el acceso a documentos históricos y reduce el desgaste de materiales físicos.

5. Gestión de Contratos

En el ámbito empresarial, la IA se emplea para gestionar contratos. Los sistemas de IA pueden analizar cláusulas y fechas de vencimiento, garantizando el cumplimiento de los acuerdos y reduciendo el riesgo legal.

6. Industria Financiera

Los bancos y las instituciones financieras utilizan la IA para gestionar registros de transacciones y detectar actividades sospechosas. Esto es esencial para prevenir el fraude y cumplir con las regulaciones financieras.

7. Sector Gubernamental

Las agencias gubernamentales utilizan la IA para gestionar registros públicos y facilitar el acceso a información importante para los ciudadanos. Esto mejora la transparencia y la eficiencia en la administración pública.

Desafíos en la Gestión de Registros con Inteligencia Artificial

Aunque la IA ofrece numerosos beneficios, también presenta desafíos que deben abordarse de manera adecuada:

1. Privacidad y Seguridad

El manejo de información sensible plantea preocupaciones sobre la privacidad y la seguridad de los datos. La IA debe implementarse con medidas sólidas de protección de datos para evitar filtraciones o accesos no autorizados.

2. Calidad de los Datos

La IA depende de datos de alta calidad para funcionar correctamente. La información mal etiquetada o desorganizada puede llevar a resultados inexactos y decisiones erróneas.

3. Ética y Sesgos

Los algoritmos de IA pueden contener sesgos inherentes, lo que podría resultar en decisiones sesgadas o injustas. Es esencial abordar estos sesgos y garantizar una IA ética.

4. Integración Tecnológica

La implementación de sistemas de IA en entornos existentes puede ser compleja y costosa. La integración efectiva de la IA en la gestión de registros requiere planificación cuidadosa.

5. Capacitación y Adopción

El personal debe estar capacitado para utilizar herramientas de IA de manera efectiva. La resistencia al cambio puede ser un obstáculo para la adopción de estas tecnologías.

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La Inteligencia Artificial (IA) puede ser utilizada para manejar registros de diversas maneras, dependiendo de la aplicación específica y los datos involucrados. Aquí te presento algunas formas en las que la IA puede manejar registros:

1. Clasificación y categorización: La IA puede ser entrenada para clasificar automáticamente registros en categorías específicas. Por ejemplo, un sistema de IA puede ser utilizado para categorizar correos electrónicos en bandejas de entrada en función de su contenido o para clasificar documentos en una base de datos en categorías predefinidas.
2. Extracción de información: La IA puede extraer información relevante de registros no estructurados. Esto es útil en la extracción de datos de documentos escaneados, como facturas o contratos, o en la identificación de información clave en registros de texto, como nombres, fechas y números de teléfono.
3. Detección de anomalías: La IA puede ser utilizada para identificar registros anómalos o fuera de lo común. Esto es especialmente útil en aplicaciones de seguridad cibernética, donde se pueden detectar actividades inusuales en registros de registros de servidores o sistemas.
4. Predicción y pronóstico: La IA puede analizar registros históricos para hacer predicciones futuras. Por ejemplo, en el ámbito financiero, se pueden utilizar registros de datos de ventas anteriores para predecir las ventas futuras.
5. Procesamiento del lenguaje natural (NLP): La IA basada en NLP puede analizar registros de texto para comprender su significado y realizar tareas como la traducción automática, el resumen de texto o la generación de informes basados en el contenido de los registros.
6. Aprendizaje automático en la detección de fraudes: Las técnicas de aprendizaje automático pueden utilizarse para detectar patrones de fraude en registros financieros. La IA puede aprender de manera continua a medida que se agregan nuevos registros y mejorar su capacidad para detectar fraudes.
7. Optimización de recursos: La IA puede analizar registros de operaciones comerciales para optimizar la asignación de recursos, como la programación de empleados o la gestión de inventarios.
8. Automatización de procesos: La IA puede automatizar tareas repetitivas relacionadas con registros, como la entrada de datos, el archivo y la gestión de documentos, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
9. Análisis de sentimiento: La IA puede analizar registros de comentarios de clientes o redes sociales para determinar el sentimiento de los usuarios hacia un producto o servicio.
10. Visualización de datos: La IA puede ser utilizada para crear visualizaciones interactivas y significativas a partir de registros, lo que facilita la comprensión de los datos y la toma de decisiones basadas en ellos.

Para implementar estas capacidades, se suelen utilizar algoritmos de aprendizaje automático y técnicas de procesamiento de datos. La elección de la técnica y el enfoque dependerá de los objetivos específicos y los datos disponibles en cada caso. Para obtener más información sobre la transformación del manejo de registros corporativos usando inteligencia artificial por medio de un proveedor o socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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Conclusión

La Inteligencia Artificial está revolucionando la gestión de registros en todo tipo de industrias, ofreciendo beneficios significativos en términos de automatización, precisión y eficiencia. Sin embargo, es importante abordar los desafíos relacionados con la privacidad, la calidad de los datos y la ética para aprovechar al máximo estas tecnologías. A medida que la IA continúa avanzando, su papel en la gestión de registros seguirá siendo fundamental, mejorando la toma de decisiones y la productividad en organizaciones de todo el mundo.

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No tan solo la diversidad de los documentos ha cambiado, desde formas en papel, la nueva firma digital, las transacciones en línea, automatización por medio de ordenes con el uso de nuestro computador y teclado, data vía audio e incluso el uso de video han transformado el ciclo completo del manejo de los documentos. La tecnología está en constante evolución lo que requiere que las empresas se muevan de forma rápida y segura manteniendo la privacidad de sus datos en un ambiente de constante cambio.

La inteligencia artificial, también conocida como IA, esta jugando un rol protagonista y nos está guiando a una nueva realidad virtual donde debemos entrenar a las nuevas herramientas y robots a organizar los millones de datos generados por segundo de una forma en la que podamos recuperar la información guardada de manera lógica y que nos ayude a maximizar nuestros recursos. Algunos consejos para el manejo de los datos híbridos son los siguientes:

1. Escanee todos los documentos en alta resolución. Esto le permitirá guardarlos digitalmente en un formato legible por una computadora y sea fácil de buscar.
2. Asegúrese de etiquetar todos los documentos correctamente. Esto le facilitará encontrar lo que necesita cuando lo necesita.
3. Almacene los documentos digitales en un lugar seguro. Esto podría ser un disco duro externo, un servicio en la nube o un sistema de gestión de documentos.
4. Almacene los documentos de papel en un lugar seguro. Esto podría ser un armario de archivos, una caja fuerte, una compañía dedicada al almacenamiento externo de documentos o una bóveda segura.
5. Desarrolle o contrate a un experto en administración de proyectos, que facilite la implementación de un sistema para mantener los documentos organizados. Esto podría ser un sistema de archivo por fecha, tema o tipo de registro.
6. Realice copias de seguridad de todos los documentos. Esto le protegerá en caso de pérdida o destrucción de los documentos originales.

Al seguir estos consejos, puede almacenar documentos híbridos de forma segura y organizada, lo que le facilitará encontrar lo que necesita de forma rápida.

Aquí hay algunos consejos adicionales para almacenar documentos híbridos:

• Utilice un sistema de gestión de documentos para ayudar a organizar y almacenar sus documentos.
• Establezca un cronograma para escanear y digitalizar los documentos de papel.
• Destruya todos los documentos que ya no necesite de manera segura y confidencial.
• Realice copias de seguridad de sus documentos regularmente.
• Asegúrese de que sus documentos estén protegidos contra daños físicos y cibernéticos.
• Retenga los documentos por el tiempo o la fecha requerida por las agencias reguladoras de su jurisdicción.

Al seguir estos consejos, puede ayudar a garantizar que sus documentos híbridos estén seguros y accesibles durante muchos años.

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Como Podemos Entrenar a la Inteligencia Artificial Para Mantener Nuestros Documentos de Forma Lógica

Hay algunas formas de entrenar a la inteligencia artificial o IA para mantener documentos de forma lógica. Una forma es proporcionarle un conjunto de datos de documentos que ya estén organizados de forma lógica. La IA puede entonces aprender de este conjunto de datos y utilizar este conocimiento para organizar nuevos documentos.

Otra forma de entrenar a la IA para mantener la automatización e inteligencia en la indexación y manejo de registros de forma lógica es proporcionarle un conjunto de reglas a seguir. Estas reglas pueden especificar cómo se deben organizar los documentos, por ejemplo, por fecha, tema o autor. La IA puede entonces utilizar estas reglas para organizar usando la nueva capacidad de etiquetar archivos automáticamente.

Finalmente, la clasificación de datos basada en IA también se puede entrenar mediante el uso de aprendizaje automático. En el aprendizaje automático, la IA no utiliza un conjunto de datos específico ni un conjunto de reglas específicas. En su lugar, la IA aprende a organizar documentos observando cómo los humanos los organizan. La IA puede entonces utilizar este conocimiento para organizar nuevos documentos aplicando su clasificación de datos, personalizada según sus necesidades.

Independientemente del método que se utilice, es importante proporcionar a la IA una cantidad significativa de datos para entrenar. Cuantos más datos tenga la tecnología de IA, mejor podrá aprender a mantener documentos de forma lógica. Muy importante el mantener protección durante todo su proceso de automatizar sus registros.

Aquí hay algunos consejos adicionales sobre cómo entrenar a la IA para mantener documentos organizados de forma lógica:

• Asegúrese de que los datos que proporciona a la IA estén bien ordenados. Esto ayudará a la tecnología de IA a organizar los documentos de forma lógica.
• Proporcione todos sus comentarios a la IA sobre los resultados de su trabajo. Esto ayudará en el proceso de aprender y mejorar sus habilidades.
• Sea paciente. Lleva tiempo entrenar a la IA para mantener documentos de forma lógica.

Siguiendo estos consejos, puede ayudar a que el entrenamiento en el aprendizaje automático de la IA sea efectivo para que le facilite el mantener sus documentos de forma lógica y eficiente. Para obtener más orientación sobre el manejo de registros por medio de un proveedor de almacenaje externo y cómo elegir el socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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