WOBURN, MA., 18 de abril de 2023 – Access, el proveedor más grande del mundo de servicios integrales para la gestión de la información de propiedad privada, anunció que ha sido reconocido en este 2023, por segundo año consecutivo, en la lista de la revista KMWorld de las 100 empresas más relevantes en la gestión del conocimiento. La lista anual reconoce a las empresas más importantes que están iniciando una nueva era en la gestión del conocimiento y la información con soluciones innovadoras y de vanguardia.

Access fue reconocido por su capacidad para ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, seguras y compatibles en la gestión de información comercial crítica a lo largo de todo su ciclo de vida, con soluciones que incluyen almacenamiento externo y control de la información, escaneo y transformación digital, software de gestión de documentos y servicios de destrucción segura.

“El creciente poder de la inteligencia artificial y aumentada, el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural, las capas semánticas, los gráficos de conocimiento, la computación en la nube, los chatbots, el análisis de texto y más, han revolucionado muchos aspectos de KM”, dijo Tom Hogan, editor del grupo de KMWorld. “Reunir la lista de 100 empresas en KM nos lleva a buscar empresas con soluciones pioneras. Aplaudimos la innovación, la agilidad y el enfoque en el cliente. Estamos entusiasmados con el futuro”.

“Nos sentimos honrados de ser reconocidos nuevamente como líderes en el espacio de gestión de la información”, dijo Ken Davis, director ejecutivo de Access. “Este último reconocimiento es un testimonio de nuestro compromiso de superar las expectativas de nuestros clientes con soluciones y servicios innovadores. Nuestro enfoque sigue siendo permitir que nuestros clientes alcancen una mayor productividad en un mundo que trabaja desde cualquier lugar con niveles más bajos de riesgo de cumplimiento”.

La lista completa de empresas reconocidas por KMWorld se puede ver aquí.

Acerca de Access:

Access es el mayor proveedor de servicios de administración de información y registros de propiedad privada en todo el mundo, con operaciones en los Estados Unidos, Canadá, América Central y América del Sur. Access proporciona servicios transformadores, experiencia y tecnologías para hacer que las organizaciones sean más eficientes y más compatibles. Access ayuda a las empresas a administrar y activar su información comercial crítica a través de servicios de control de información y almacenamiento externo, soluciones de escaneo y transformación digital, software de administración de documentos y servicios de destrucción segura. Access ha sido nombrada 12 veces en Inc. 5000, la clasificación de las empresas privadas de más rápido crecimiento en los EE. UU. Para obtener más información sobre Access, visite AccessCorp.com.

Acerca de KMWorld:

Con más de 25 años de experiencia en la cobertura del mercado sirviendo tanto a los profesionales de la tecnología como a la gerencia ejecutiva, KMWorld es el principal recurso de asesoramiento práctico y dirección real sobre soluciones y estrategias en la gestión del conocimiento, el contenido, los documentos y la información en la actualidad. Desde análisis avanzados de noticias y tendencias hasta estudios de casos e investigaciones en profundidad, KMWorld guía a más de 50 000 profesionales de negocios y TI en organizaciones de toda América del Norte involucradas en la evaluación, recomendación y compra de productos y servicios de tecnología empresarial. Creemos que las empresas exitosas de hoy en día dependen del cuidadoso equilibrio entre tecnología, procesos y personas. KMWorld ofrece el conocimiento del mercado, las habilidades de gestión de procesos y las mejores prácticas para que eso suceda.

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¿Qué es el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)?

El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) es una interpretación basada en computadora de caracteres escritos a mano o impresos para que puedan transcribirse a un formato estandarizado que pueda ser reconocido y entendido por una computadora, es decir, ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva).

¿Qué beneficios aporta un ICR a las empresas?

Hoy en día el escaneo es la única parte manual del proceso, y es mucho más rápido que ingresar caracteres individualmente. Los programas basados ​​en ICR tienen la capacidad de lograr una alta precisión de reconocimiento por encima del 98%. Este es el mismo porcentaje realizado de un especialista en ingreso de datos, pero se logra dentro de un período de tiempo más corto. Otros beneficios son:

• Leer los datos de las imágenes de los documentos.
• Detectar, extraer y clasificar textos de imágenes de documentos.
• Aumenta radicalmente la eficiencia validando automáticamente imágenes de texto en cualquier formato escritas a mano, tipográficas y/o extremas.

¿Cómo incorpora Access el ICR en los procesos?

Access incorpora el uso de la tecnología ICR para mejorar la gestión documental de nuestros clientes con procesos que toman menos tiempo y ofrecen mayor eficiencia, reduciendo los costos, aumentando la seguridad y automatizando procesos.

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El software OCR captura los datos que contiene el documento, y crea una capa de texto oculto debajo de la imagen para que el ordenador pueda analizar su contenido y almacenarlo en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

¿Por qué es importante el OCR?

La mayoría de los flujos de trabajo comerciales suponen recibir información de medios de comunicación impresos. Los procesos empresariales incluyen formularios en papel, documentos legales, facturas y contratos impresos, todos forman parte de los procesos comerciales. Estos grandes volúmenes de papeleo requieren mucho tiempo, espacio y esfuerzo para almacenarse y administrarse.

La tecnología OCR resuelve el problema. El reconocimiento óptico de caracteres es la característica más importante de cualquier sistema de gestión de documentos sin papel. 

¿Cómo incorpora Access el OCR en los procesos?

Access utiliza un software de gestión documental con OCR. Esta tecnología realiza la conversión de imágenes de texto en datos de texto, es decir, una vez se captura la información del documento en papel con tecnología OCR los propios sistemas de gestión documental dan trámite automático a la información recopilada. Lo que permite a nuestros clientes utilizar los datos para llevar a cabo análisis, optimizar operaciones, automatizar procesos y mejorar la productividad.

Brindando beneficios tales como:

• Conversión digital y almacenamiento automático de los documentos impresos.
• Ahorro de espacio.
• Aumento de la seguridad en la custodia de la información.
• Accesibilidad y disminución de tiempo en las labores de búsqueda.
• Control total del ciclo de vida del documento con posibilidad de actualizar los archivos, incorporando información o borrando registros.

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Las organizaciones que apoyan la tendencia híbrida y remota permiten que los empleados trabajen de forma remota mientras colaboran con sus colegas, gerentes y clientes. Si bien esto es beneficioso por muchas razones, también presenta nuevos desafíos cuando se trata de administrar datos confidenciales en múltiples ubicaciones. En respuesta, muchas empresas recurren a soluciones que combinan la gestión de registros digitales y los servicios de almacenamiento externo. Estos pueden ofrecer a las empresas conveniencia, seguridad, eficiencia y ahorro de costos al mismo tiempo que aumentan la productividad.

Al elegir una solución de administración y almacenamiento de registros para su organización que mantenga los registros fuera de la oficina, es importante considerar todas sus opciones cuidadosamente antes de tomar una decisión. Si tiene información confidencial que debe almacenarse de forma segura, pero que debe estar accesible cuando sea necesario, ya sea una base de datos de clientes o registros financieros, debe priorizar esas funciones y al mismo tiempo mantener bajos los costos. Las siguientes son algunas soluciones de administración de documentos que debe tener en cuenta al explorar proveedores de administración de registros y almacenamiento externo.

Almacenamiento Externo: Más Conveniente y Rentable Que El Almacenamiento En La Oficina

El almacenamiento externo es más conveniente, rentable y más seguro que el almacenamiento en la oficina. Si actualmente está almacenando sus documentos en una sala o instalación de registros en la oficina, su personal puede atascarse en la búsqueda de archivos. El almacenamiento externo es una opción viable a considerar si está buscando subcontratar para las tareas de menor importancia y su personal se pueda concentrar en un trabajo de mayor valor. Y si aún no está utilizando una solución externa, esta sección lo guiará a través de los beneficios del almacenamiento de archivos remoto.

Cuando almacena documentos en su lugar de trabajo, tiene que invertir en costosos bienes raíces adicionales para alojarlos, así como también pagar por el equipo que los administra y mantiene. Además del costo de alquilar o ser propietario de un edificio, las empresas también deben pagar: servicios públicos: electricidad, calefacción, aire acondicionado, agua e Internet; comprar y mantener los sistemas necesarios para controlar el acceso a la información (servidores, seguridad informática y equipos de seguridad física como cámaras de seguridad); salarios de personas para mantener y monitorear sistemas, an adición a recursos para rastrear el momento correcto en que se deben desechar esos registros. Esto hace que el almacenamiento externo sea una opción mucho más rentable y conveniente.

El almacenamiento externo tradicionalmente ofrece mayor protección y capas de seguridad adicionales que el almacenamiento en el lugar de trabajo. El almacenamiento en la oficina puede ser un riesgo de seguridad por varias razones. En primer lugar, es susceptible a toda gama de vulnerabilidades potenciales que existen en cualquier edificio, como robos y desastres naturales. En segundo lugar, debe contratar personal para supervisar las instalaciones y su contenido, ese personal podría estar poniendo en peligro la seguridad de sus documentos sin saberlo al no seguir las pautas de cumplimiento y los estándares de seguridad de la industria (es decir, un error humano). En tercer lugar, las instalaciones externas suelen ser mucho más seguras que las de la oficina porque emplean medidas de seguridad física adicionales, como entrada al lugar con tecnología biométrica o con código de barras, cerraduras electrónicas y sensores de movimiento que son más difíciles de implementar en una oficina.

Escaneo e Imágenes de Documentos

Escanear documentos es una excelente manera de preservar la información que contienen y reducir los costos de almacenamiento de registros en papel. La digitalización de sus documentos le permite organizarlos y administrarlos mejor, así como hacerlos más seguros y compartibles para la colaboración.

Cuando escanea documentos con Access, por ejemplo, hacemos un seguimiento de quién tiene acceso a cada documento por usted, lo que le facilita el control de los permisos en diferentes niveles. Esto puede ayudar a mejorar la productividad al facilitar que los empleados de todos los departamentos colaboren sin preocuparse por la seguridad, los problemas de privacidad o la confusión sobre quién tiene acceso a qué tipo de información.

El escaneo de documentos es solo una de las muchas formas en que su organización puede beneficiarse de las soluciones de digitalización y almacenamiento externo. ¡Déjenos hacer el trabajo pesado! Nuestros servicios ayudarán a que su negocio sea más eficiente y efectivo, permitiéndole acelerar el crecimiento.

Destrucción Segura de Documentos

Ya sea una empresa pequeña, mediana o grande, la disposición y destrucción de documentos es una parte importante de la gestión del ciclo de vida que ofrecen muchos proveedores de almacenamiento externo. La destrucción de documentos puede ayudar a su organización a deshacerse de documentos confidenciales de una manera rentable y segura de acuerdo con las políticas de retención de su empresa. También protege contra filtraciones de datos u otras amenazas a la seguridad, que de ocurrir pueden resultar en daños a la reputación y pérdidas financieras para su negocio. Además, la destrucción de documentos ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas aplicables en relación con la eliminación de información confidencial.

Conclusión

Los días del trabajo híbrido remoto llegaron para quedarse. Hoy en día, cada vez más empresas están buscando formas de fusionar su presencia en la oficina con sus recursos fuera de la oficina y ahorrar dinero mediante la reducción o la venta directa de bienes inmuebles. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar una solución que les permita hacerlo sin problemas. Al aprovechar la ayuda de una empresa para la administración externa de sus registros, las organizaciones híbridas y remotas obtienen la capacidad de administrar sus registros de manera segura, compatible, rentable y eficiente.

Access ofrece soluciones de gestión de registros que sirven a todo el ciclo de vida de los documentos, incluido el almacenamiento de registros externo, el escaneo de documentos, la sala de correo digital, la gestión de retención de registros, el control de la información, la destrucción segura de documentos y otros servicios de gestión de información habilitado por tecnología.

Para obtener más orientación sobre la gestión de registros externos y cómo elegir el socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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Durante la reunión fueron discutidas buenas prácticas para la construcción de un modelo latinoamericano consensual, que incorpore la realidad de los diferentes países participantes del RTA. Tener una administración de archivos eficiente es una preocupación común entre las naciones, las que priorizan la transparencia y el acceso a la información.

La estructuración de estos datos facilita la atención de pedidos de acceso realizados por órganos del Poder Ejecutivo de un determinado país. Colombia cuenta con el estándar de administración documental considerado referencia en América Latina.

La organización y el mantenimiento correcto de documentos facilita el cumplimiento de la ley de administración documental

Para seguir estas normas de administración documental, una empresa que ofrezca un buen servicio de custodia de informaciones puede ayudar mucho. Organizar y preservar los archivos de manera adecuada es el primer paso para garantizar la transparencia de los datos. Conseguir localizar las informaciones rápidamente permite un mayor control y seguridad para la atención de pedidos de supervisión de órganos superiores.

La custodia adecuada de documentos también colabora con la transparencia de las informaciones y la prestación de cuentas en diversos ámbitos. Esta custodia se puede hacer tanto digitalmente como offline, sirviendo también como cinta de respaldo para cuando exista la necesidad de restaurar datos.

Access ofrece todos estos servicios, previendo el procesamiento de informaciones necesario para empresas con sucursales en diversos países de América Latina, especialmente Costa Rica, Panamá y Trinidad y Tobago. Esta funcionalidad permite la administración y la custodia de contratos en obediencia a la legislación de administración documental.

Los centros de imagen de la empresa ofrecen un servicio completo de digitalización que puede ser realizado en el sitio de la actividad del contratante o en la propia Access, con profesionales altamente calificados y escáneres de última generación que garantizan el registro perfecto de los datos. Con este recurso, es posible almacenar y hacer el control digital de las informaciones, evitando el desgaste del papel provocado por el uso.

El servicio de digitalización de documentos de Access permite el acceso remoto a los archivos. Cuando la consulta a los documentos físicos se hace necesaria, puede realizarse una solicitud y la empresa recibe todos los documentos almacenados en la caja requerida o tan solo el archivo en cuestión, de acuerdo con lo que se haya contratado y que se encuadre mejor en las necesidades organizacionales.

Los servicios de Access son totalmente personalizables para que la empresa haga los ajustes de acuerdo con lo que sea necesario y, así, poder adecuarse a la transparencia y disponibilidad exigidos en la ley de administración documental vigente en América Latina.

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Conozca algunas buenas prácticas que pueden ser implementadas para evitar riesgos de cumplimiento en la administración de documentos de RRHH:

Mantenga documentos siempre actualizados y accesibles

Los documentos incompletos o ausentes, como evaluaciones de desempeño y cartas de despido, son una pesadilla para los administradores de RRHH. Por eso, a pesar de que algunas empresas cuenten con agencias para la recolección de parte de estos documentos o que cuentan con múltiples sistemas para administrar estos datos, mantener estas informaciones accesibles y actualizadas es siempre la mejor manera de evitar dolores de cabeza.

Administre la retención de documentos

Toda empresa precisa una política y mecanismos para preservar registros en caso de auditorías o procesos judiciales. La retención de estos documentos genera una serie de costos, y un único error en este proceso puede volverse el blanco de acciones judiciales.

Por lo tanto, mucho más allá de criterios para retener documentos, las empresas precisan contar con un calendario de retención y políticas bien definidas para cubrir todo el volumen de documentos generado y mantenido, por quién y cómo.

Para eso, es importante seguir un programa de mantenimiento de registros adecuado. A medida que vayan surgiendo cambios en la legislación, los archivos y los procesos deben ser actualizados y, conforme sea necesario, los datos deben ser destruidos.

Cuando los documentos están en orden, es mucho más fácil responder con agilidad todas las solicitudes de RRHH, especialmente en el caso de empresas que cuentan con una alta tasa de rotación y gastan mucho tiempo organizando registros.

Garantice el compartido seguro

RRHH enfrenta todo el tiempo con informaciones de alta confidencialidad de sus empleados, incluyendo documentos de identificación personal, direcciones, exámenes médicos y otros registros sensibles.

El compartido de documentos de RRHH con quienes no tienen esa función puede generar un conjunto de problemas de cumplimiento. Está claro que los empleados pueden querer una copia de los documentos que firmaron, o que los líderes de otros departamentos quieran tener acceso a datos como evaluaciones de desempeño, pero todo debe hacerse de manera tal que nadie tenga acceso a ningún dato que no precise.

Para eso, es importante invertir en entrenamientos para que todos entiendan su papel en la preservación de las informaciones corporativas, siguiendo políticas y procedimientos para garantizar el buen uso de los datos que se necesitan para darle proseguimiento a procesos críticos de negocios. En este sentido, una campaña constante de concientización en seguridad de la información puede ser una buena estrategia.

Frente a este escenario, almacenar archivos internamente puede ser un problema, porque el mantenimiento de informaciones localizadas en diferentes cajas, gavetas y departamentos puede dificultar la evaluación constante que los gerentes deben hacer para identificar áreas de mejoría e implementar las tecnologías acertadas para mejorar la performance de sus procesos, como también el desempeño y el compromiso de los empleados.

Access cuenta con áreas proyectadas especialmente y que siguen todos los requisitos de seguridad para la custodia física de la documentación, en condiciones adecuadas para la preservación de su integridad. Conozca el servicio de Custodia y Administración de documentos de Access.

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La digitalización de documentos puede proporcionar una serie de ventajas para las pequeñas empresas y que van a impactar en el ritmo de la productividad, una característica esencial para el desarrollo de negocios en crecimiento. Conozca algunos de los beneficios que le aporta la digitalización de datos a la empresa:

Ahorro de tiempo y de dinero

Con el acceso fácil a los archivos, una empresa consigue optimizar un tiempo precioso. La consulta de las informaciones registradas en los documentos es mucho más rápida, gracias a la facilidad de localización. También hay un plus financiero en la digitalización – las pequeñas empresas suelen tener pocos empleados y un gran volumen de trabajo, entonces es importante aprovechar al máximo las habilidades de los colaboradores en funciones estratégicas, capaces de promover mejorías en los procesos internos y retornos de inversiones.

Mejoría de la atención al consumidor

Con la digitalización de los documentos, usted consigue localizar una pequeña parte de un archivo o un gran volumen de datos. A la hora de atender un cliente o consultar su historial de compras o contrataciones, tener estos datos informatizados va a agilizar la atención y dar una mayor precisión a la solución de un problema.

Esta rapidez y asertividad hace toda la diferencia en la fidelización del consumidor. Más que un producto de calidad, las personas quieren ser atendidas rápidamente y tener informaciones que se relacionen a sus hábitos de compra.

Reduce la utilización de espacio

Las pequeñas empresas suelen contar con un espacio limitado para realizar sus actividades y optimizar este recurso es importante, sea para instalar una nueva unidad de trabajo o ubicar a un nuevo empleado.

Dicho espacio puede estar siendo mal aprovechado para el almacenamiento de archivos, que muchas veces quedan expuestos en condiciones desfavorables para la conservación. La digitalización proporciona una mejor utilización del espacio físico.

Documentos más seguros

En las empresas menores, es común encontrar el respaldo de informaciones en dispositivos como pendrives o memorias externas.  Sin embargo, cualquier problema que presenten estos soportes puede provocar la pérdida de datos importantes.  Además de ello, estos periféricos se pueden perder o ser robados, y las informaciones esenciales registradas allí corren el riesgo de ser desviadas.

Tan solo digitalizar no es lo suficiente, es preciso almacenar estos documentos con la ayuda de un buen sistema para evitar la pérdida de dicho material.

Aumenta la velocidad de crecimiento de la empresa

La digitalización de papeles puede acelerar los procesos de su empresa, especialmente en los días actuales en que la toma de decisiones es cada vez más rápida. Eliminar el papeleo va a evitar atrasos y a baratear servicios, atendiendo a los clientes con más eficiencia. Como consecuencia, la organización tiende a crecer más rápido.

Facilita el cumplimiento de las leyes

Una de las mayores dificultades de las pequeñas empresas es obedecer todas las especificaciones exigidas por ley para su funcionamiento. Al digitalizar los documentos, la entrega de declaraciones y copias dentro del plazo establecido se vuelve más fácil, manteniendo la empresa dentro de las exigencias legales.

Cuente con los servicios de Access para la digitalización de documentos de manera eficiente para su empresa.

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Los registros físicos tienen que ser almacenados en un lugar seguro. El sitio precisa tomar en consideración que los desastres como incendios o inundaciones deben estar dentro de una estrategia preventiva para que las pérdidas se puedan evitar.

Anualmente, las empresas aumentan en un 20% la cantidad de papel utilizado, según el Instituto Information Management (AIIM). Y el departamento de RRHH es uno de los que más contribuye con dicho aumento. Cuanto más crece la empresa, más papel se genera. Consecuentemente, estos documentos precisan una administración para que la empresa no tenga problemas en el futuro.

Aunque RRHH ya haya adoptado una estrategia de administración digital, como la implantación de un software, también es necesario administrar toda la documentación que entra y sale todos los meses en papel. Y más allá de esto, para continuar teniendo una buena administración de documentos, es necesario que los documentos que lleguen se digitalicen y se archiven correctamente, y los documentos físicos se almacenen adecuadamente para consultas posteriores, o inclusive que se descarten, en caso de que no haya más necesidad de custodia.

Con una buena administración de custodia de documentos físicos, RRHH evita problemas como:

• Pérdida y extravío de documentos;
• Retrabajo para documentos perdidos;
• Multas por falta de documentación;
• Multas por documentos vencidos;
• Pérdida de plazos;
• Dificultad de administración de los documentos físicos;
• Dificultad y tiempo de indexación de documentos.

Para que RRHH mantenga una buena administración de sus papeles es preciso que los procesos de recepción de documentos se establezcan previamente. Y que la estrategia de administración contemple todo el ciclo de vida de los documentos. Un buen plan de administración de documentos físicos en RRHH incluye:

• Una estrategia rígida para la recepción de documentos;
• Un proceso continuo para la digitalización de nuevos documentos;
• La custodia de documentos físicos en un sitio seguro.

Con una buena estrategia de administración de documentos físicos y digitales, el departamento de Recursos Humanos podrá tener un excelente flujo de trabajo y no precisará preocuparse por pérdidas o problemas con documentos importantes.

Conozca Access

Access es la segunda empresa más grande del mundo en el segmento de administración de documentos e informaciones por medio del servicio de custodia y administración documental, y permite que usted ahorre espacios valiosos, proteja sus informaciones y mejore la eficiencia en el acceso a los registros cuando más los necesita.

A través de la organización archivística, Access les da a sus clientes ventajas como:

• Organización física adecuada;
• Sistema de identificación visual;
• Estandarización de los métodos de archivado;
• Comodidad y agilidad en las consultas de los documentos;
• Eliminación de las dificultades para administrar y mantener los archivos;
• Administración de los registros vitales;
• Mejoría de la integridad del acervo de documentos;
• Estandarización, perfeccionamiento y normatización de los procesos organizacionales.

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Pero lo que se verifica en el mercado es que la administración de documentos de empleados aún es un desafío para empresas de todos los portes – tan solo un 6% de los departamentos de RRHH creen que los todos los archivos de sus empleados están completos.

Y los desafíos en relación a la administración de documentos de empleados son todavía mayores cuando la empresa:

• Presenta un alto índice de crecimiento, con nuevas contrataciones y apertura de nuevas oficinas
• Tiene una alta tasa de rotación de empleados, lo que aumenta la cantidad de documentos referentes a la contratación y despido
• Pasa por fusiones o adquisiciones, con la consecuente entrada de nuevos empleados y, también, el uso de sistemas diferentes de administración
• Alta movilidad de los empleados entre las oficinas que, probablemente, no cuentan con el mismo sistema de custodia de documentos, desde su digitalización, indexación y almacenamiento. Esta falta de alineamiento aumenta el riesgo de pérdida de documentos

Preparado para una auditoría

Cuando un auditor o inspector del trabajo llega a su empresa, a él no le interesa saber los motivos por los cuales los archivos de los empleados están incompletos o inclusive por qué usted no logra encontrar determinada carpeta.

El equipo de RRHH siempre debe estar preparada para la posibilidad de ser blanco de una auditoría, y precisa tener agilidad para entregar toda la vida laboral del empleado, desde la contratación hasta el despido, si fuera el caso, con todos los documentos referentes a los pagos, vacaciones, horas extras, etc.

Y la mejor forma de mantener los archivos de documentos de empleados totalmente en conformidad con las leyes es adoptar una estrategia de administración digital, digitalizando y centralizando todos los archivos en un repositorio central, protegido por claves y niveles de autorización de acceso. Los documentos en papel hay que mantenerlos en sitios seguros, con procesos de custodia y de destrucción bien documentados, como también se deben mantener copias de seguridad.

Y de nada sirve digitalizar los documentos y archivarlos en carpetas en la computadora o en memorias externas – dispositivos que pueden presentar defectos. Lo correcto es utilizar soluciones de administración documental que mantengan los archivos en la nube, con acceso en tiempo real, a cualquier hora, desde cualquier dispositivo.

El almacenamiento en la nube también permite el compartido seguro en tiempo real de documentos entre las diversas oficinas, en el caso de empresas geográficamente distribuidas, facilitando su búsqueda y garantizando la conformidad.

Con la digitalización y administración documental, la búsqueda de documentos de empleados deja de ser un desafío para los equipos de RRHH que, sin una “misión ingrata”, pueden participar más activamente en las estrategias de negocio, lo que realmente importa para la sustentabilidad financiera de la empresa.

Conozca cómo puede ayudar Access a su equipo de RRHH a vencer este desafío, aumentando la eficiencia operacional, automatizando procesos, mitigando riesgos de conformidad y creando reglas de descarte seguro.

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