La primera imagen digitalizada de la que se tiene registro fue realizada por Russell Kirsh en 1957, y ayudó a impulsar la revolución de la tecnología de la información. A partir de esta primera digitalización, surgieron los faxes, los códigos de barras utilizados en empaques, la edición electrónica, la fotografía digital, las tomografías computarizadas y una infinidad de otras tecnologías de imagen. 

En la década de 1990, a medida que la resolución mejoraba, la mayoría de las empresas utilizaban soluciones de captura de datos para convertir sus fotos y documentos físicos en copias digitales. Sin embargo, los documentos aún necesitaban ser manipulados, clasificados y archivados manualmente después de ser digitalizados. Este proceso largo y tedioso limitaba la utilidad de las tecnologías de imagen, lo que llevó a las empresas a buscar formas más simples y productivas de digitalizar y gestionar sus documentos. 

Introducido por primera vez como una herramienta para personas con discapacidad visual, el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) tomó la palabra escrita y la convirtió en formato digital, permitiendo que la computadora reconociera el texto e incluso lo leyera en voz alta. Con el tiempo, estas soluciones se adaptaron y crecieron, y ahora se utilizan en muchas prácticas comunes, incluyendo la entrada de datos, el reconocimiento automático y la extracción de información de documentos. 

Muchas empresas utilizan esta solución de imagen para indexar y clasificar información en bases de datos para respaldar programaciones de retención sofisticadas, lo que libera a los empleados para iniciativas más estratégicas. 

Aunque la tecnología OCR ha permitido que muchas organizaciones trabajen de manera eficiente, también presenta desafíos propios. A medida que los negocios y el mundo digital continúan evolucionando, el software necesario para seguir esta transformación debe proporcionar aún más adaptabilidad. 

El problema con los sistemas tradicionales de captura de datos

Más que nunca, las organizaciones están buscando formas de facilitar la colaboración y el acceso a la información para sus equipos. Los empleados necesitan poder encontrar los documentos y datos que necesitan cuando los necesitan. Desafortunadamente, con las soluciones tradicionales de captura de datos, esto sigue siendo un desafío. La investigación de AIIM reveló que muchas organizaciones están luchando con sus soluciones actuales de captura de datos por varios motivos: 

Múltiples tipos de documentos

Las organizaciones procesan una amplia variedad de tipos de documentos, incluyendo facturas, recibos, transacciones, aplicaciones, etc. Cada uno de estos tipos de documentos necesita ser procesado, almacenado y desechado de manera diferente, de acuerdo con diversos plazos de retención. Los sistemas tradicionales de captura de datos no se adaptan bien a estos diversos tipos de documentos. 

Incompatibilidad entre software y datos

ALa mayoría de las soluciones de captura de datos han sido diseñadas para trabajar con información altamente estructurada y flujos de trabajo predeterminados. Mientras tanto, más del 60% de la información que las empresas están capturando no es estructurada. 

Facilidad de uso

El 65% de las organizaciones creen que su solución de captura actual es demasiado complicada para ser utilizada por un trabajador del conocimiento típico. Los empleados terminan dedicando más tiempo tratando de entender su sistema que realmente usándolo.

Más, más, más

Más regulaciones, más tecnología, más tipos de documentos, más información. Las organizaciones enfrentan cada vez más estos cambios en su día a día. La solución que utilizan, por lo tanto, debe ser escalable y adaptable para satisfacer sus crecientes necesidades. 

Una solución de captura de datos inteligente es el futuro de la digitalización

En la economía de la información actual, las organizaciones necesitan una solución de captura de datos que continúe adaptándose con el tiempo. Aunque el futuro de la tecnología puede no ser completamente claro, vemos cómo Internet de las Cosas (IoT), Big Data, políticas de “traiga su propio dispositivo” (BYOD) y más están cambiando la forma en que trabajamos y dónde trabajamos. 

Las organizaciones que simplifican, estandarizan y automatizan sus sistemas de captura de datos podrán transformar sus operaciones comerciales y liberar el valor de la información y las ideas que actualmente están encerradas en sus registros en papel. 

A diferencia de los sistemas tradicionales de captura de datos, la captura inteligente identifica y extrae información crítica de documentos en papel y electrónicos sin necesidad de orientación humana. 

Las reglas de negocio, las regulaciones del sector y una estructura clara pueden programarse en el sistema, lo que permite extraer información valiosa del documento, clasificarla adecuadamente y activarla según corresponda. Por lo tanto, la captura inteligente puede ayudarlo a: 

• Aumentar la eficiencia liberando a sus empleados para que se concentren en tareas y proyectos más críticos, 
• Mejorar la colaboración, permitiendo que los miembros del equipo accedan a la misma información en cualquier momento y desde cualquier lugar. 

• Mejorar la seguridad, enrutando información a los repositorios correctos a medida que se crea y aplicando permisos de acceso, protegiendo a su organización contra pérdidas de datos y violaciones devastadoras. 
• Simplificar el cumplimiento, clasificando automáticamente la información y clasificándola en el contenedor de retención adecuado, haciéndola fácilmente accesible en caso de auditoría o litigio. 
• Identificar cualquier documento caducado o desactualizado que deba ser destruido, así como establecer la destrucción segura para diferentes tipos de documentos dentro del sistema. 
• Proporcionar análisis de metadatos sobre los tipos de documentos y registros, así como sobre los datos extraídos de estos registros, generando información accionable para mejorar el proceso de toma de decisiones. 

Introducción a la captura inteligente

Para lograr una transformación digital significativa, la mayoría de las organizaciones han cambiado su perspectiva sobre la captura de información, pasando de considerarla como un proceso destinado al archivado a ser un habilitador de procesos digitales desde el principio. 

Si la captura de datos está obstaculizando sus esfuerzos de transformación digital, Access puede acelerar su proyecto. Aprovechando los avances más recientes en inteligencia artificial (IA) para identificar y clasificar tipos de registros y metadatos, Access garantiza que sus documentos se digitalicen de manera que priorice la accesibilidad y la capacidad de búsqueda de datos. 

Os Los centros de imágenes de Access cuentan con profesionales cualificados, certificación CDIA+ y escáneres de última generación para convertir información originalmente creada en diversos formatos, permitiendo su almacenamiento digital en el sistema Laserfiche y garantizando el acceso a través de cualquier dispositivo. Póngase en contacto para obtener más información.

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Ya sean documentos en papel o archivos electrónicos, es vital mantenerlos organizados y accesibles. De lo contrario, es muy fácil hacer esperar a un cliente o perder plazos mientras se busca una información importante.

Entendemos lo tentador que es recibir un documento físico y guardarlo en un cajón para revisarlo más tarde, o dejar un documento electrónico en la carpeta de descargas. Pero el problema es que estos documentos se acumulan fácilmente y se vuelven cada vez más difíciles de organizar en el futuro.

Entonces, ¿por qué no implementar un enfoque diferente para la gestión de archivos, la gestión de archivos, facilitando su búsqueda y optimizando la seguridad de esta información?

¿Por qué necesitas un sistema de gestión de archivos?

La gestión de archivos desempeña un papel crítico para una organización, ya sea para simplificar procesos, reducir costos o mejorar la productividad. Esto deja en claro los beneficios de manejar una gran cantidad de información con eficiencia. Y no importa el tamaño de la empresa, incluso en operaciones pequeñas, la gestión de archivos contribuye al éxito de los negocios, especialmente cuando el trabajo remoto es parte de la rutina de la organización.

A medida que cada documento recibido o creado es tratado de la manera correcta, la gestión de archivos facilita y agiliza el acceso a la información crítica para los flujos de trabajo. Y esto es extremadamente valioso para el éxito de los negocios.

Haz que la gestión de archivos sea más eficaz.

Las empresas que toman en serio el proceso de gestión de archivos experimentan un rápido aumento en la eficiencia y productividad en sus procesos. Para lograrlo, algunos consejos pueden ser útiles:

Evita guardar documentos innecesarios

O ser humano tem o costume de guardar documentos, inclusive alguns desnecessários, para olhar depois ou para que sirvam para alguma coisa no futuro. É importante abandonar esse hábito para tornar o gerenciamento de arquivos mais eficaz. Portanto, analise o conteúdo de cada documento recebido e armazene apenas aqueles que sejam realmente relevantes para as atividades de trabalho. Manter documentos desnecessários armazenados apenas aumenta a bagunça e dificulta sua recuperação.

Proteja los documentos

La protección de documentos es un factor clave para la gestión de archivos. Para ello, es importante implementar herramientas de control de identidad y acceso, cifrado y otras soluciones de detección de intrusiones para garantizar que la información esté debidamente segura, cumpliendo con las normativas de privacidad y conformidad. 

Realice copias de seguridad

Los archivos, documentos, imágenes o vídeos se pierden fácilmente si el ordenador presenta algún problema. Para evitar desastres, implemente una estrategia de copias de seguridad regulares, asegurándose de que los archivos se almacenen en un dispositivo externo, como la nube, para que, en caso de que algún incidente impida su acceso, puedan recuperarse fácilmente. 

Digitalice documentos en papel

A pesar del crecimiento de la digitalización en las empresas, todas aún manejan documentos en papel. Por ello, es esencial implementar una solución para digitalizar estos documentos, de manera que puedan almacenarse en un lugar seguro y garantizar un acceso fácil a la información. Es importante elegir un sistema que satisfaga las necesidades de la empresa, ya que no existe un único sistema de gestión de archivos digitales, así que busque una solución que permita la personalización. 

Cómo puede ayudarte Access

Un espacio de trabajo limpio y organizado es fundamental para aumentar la productividad. Access ofrece a sus clientes un conjunto de procedimientos y prácticas para organizar archivos según las necesidades de cada empresa. 

El objetivo es crear instrumentos de control y monitoreo del almacenamiento y compartimiento de información en toda la empresa, eliminando archivos redundantes, creando tablas de temporalidad documental, ordenando y agrupando los archivos por títulos, almacenando y reorganizando la disposición física de los documentos. 

El servicio clasifica e indexa los archivos para facilitar su acceso, asegurando calidad y control. Contáctanos y obtén más información. 

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La planificación de la continuidad del negocio (BCP) es esencial para garantizar que su empresa pueda responder a las interrupciones en las operaciones debido a desastres rápidamente y de una manera que minimice las pérdidas.

Un área que debe cubrir su plan de continuidad del negocio y recuperación ante desastres son los daños y pérdidas por inundaciones. Según un informe del National Oceanic and Atmospheric Administration, las inundaciones debidas a los cambios en el nivel del mar son cada vez más comunes.

Continúe leyendo para saber cómo puede utilizar la planificación de la continuidad del negocio para proteger su información de inundaciones trasladándola a un repositorio digital seguro.

Por Qué Necesita un Plan de Continuidad del Negocio en Caso de Inundaciones

Depender de documentos en papel como fuente principal de almacenamiento de datos puede resultar muy perjudicial en caso de una emergencia imprevista, como una inundación. Además, las inundaciones son algunos de los desastres para los que es más difícil prepararse. La duración y la intensidad de una inundación pueden abarcan desde unas pocas horas hasta eventos de meses de duración, haciendo casi imposible el acceso a documentos físicos. (Si aún no están destruidos).

Esto no sólo es increíblemente inconveniente cuando se intenta mantener las operaciones funcionando sin problemas, sino que también puede significar pérdidas financieras graves debido a interrupciones en el servicio o pérdida de archivos. Es necesario tomar medidas antes de que ocurra un desastre para cualquier negocio que dependa de documentos físicos. La incorporación de una planificación de la continuidad del negocio y la digitalización de registros importantes con anticipación proporciona una capa de protección invaluable que evitará innumerables dolores de cabeza (y posibles daños) en el futuro.

Identificación y Evaluación de Riesgos y Potenciales Amenazas

Al evaluar los riesgos potenciales asociados con una inundación, los profesionales de RIM deben primero asegurarse de tener un inventario completo de la información de su organización o, de lo contrario, realizar una auditoría.

Este proceso debe incluir la identificación de qué información es necesaria para que los empleados realicen sus tareas laborales, así como dónde se almacenan esos datos y en qué formato. Después de comprender los detalles de la infraestructura de la empresa, los administradores de registros pueden identificar el tipo y la cantidad de datos que podrían estar en riesgo en un escenario de inundación.

Si bien este paso requiere tiempo, esfuerzo y personal para lograrlo, este conocimiento también es valioso para informar otros tipos de iniciativas de planificación de la continuidad del negocio. Esto incluye preparativos para desastres en caso de cortes de energía, fallos o mal funcionamiento del sistema y ataques cibernéticos, que pueden provocar pérdidas o violaciones de datos si no se gestionan adecuadamente.

Encontrar un Depósito de Documentos Digitales Seguro

Para los administradores de registros e información que manejan una combinación grande y compleja de documentos físicos y digitales, elegir la opción adecuada sistema de gestión de documentos puede hacer toda la diferencia..

Al evaluar posibles soluciones, aquí hay algunas características que debe buscar:

• Almacenamiento seguro de datos para que los registros vitales permanezcan seguros durante una inundación;
• Herramientas flexibles de gestión de acceso para garantizar que todo el personal tenga niveles adecuados de acceso a registros esenciales;
• Capacidades de cumplimiento específicas de la industria que permiten a las empresas seguir cumpliendo con las regulaciones relevantes; y
• Flexibilidad en la integración con sistemas empresariales existentes.

Las Implicaciones Legales de la Información Sobre “Preparación Contra Inundaciones”

Si bien trasladar la información al software de planificación de la continuidad del negocio de su elección puede garantizar que este segura, asegúrese de considerar su cronograma de retención de registros y de cumplir con los requisitos legales de retención.

Los costos de almacenamiento digital pueden ser manejables, pero las multas por retener información después de su fecha de retención ciertamente no lo son. Dependiendo de dónde opere su empresa, así como de su tamaño y sector industrial, querrá comprender todas las implicaciones legales asociadas con la protección de la información crítica de su empresa contra desastres como inundaciones.

La mejor solución es insertar automáticamente los programas de retención de registros en el software de gestión de documentos.

Prepare el Salvavidas Ahora

De acuerdo a la NOAA, los desastres por inundaciones cuestan un promedio de 4.700 millones de dólares por evento, y el número de fuertes lluvias e inundaciones por año ha ido en aumento.

Desde California hasta Luisiana y Tennessee, los desastres por inundaciones pueden afectar áreas de todo Estados Unidos. Por lo tanto, sería ingenuo suponer que una ubicación segura por sí sola será suficiente para proteger la información de su organización de una inundación, pero al ser proactivo, puede garantizar la continuidad del negocio durante una inundación. Aquí hay un overview de los planes de continuidad del negocio que seguimos antes, durante y después de este tipo de eventos para proteger su información.

Para obtener más información sobre cómo crear sus propios planes de continuidad empresarial o acceder a recursos relacionados con inundaciones, visite nuestro centro de planificación de continuidad del negocio.

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WOBURN, MA., 18 de abril de 2023 – Access, el proveedor más grande del mundo de servicios integrales para la gestión de la información de propiedad privada, anunció que ha sido reconocido en este 2023, por segundo año consecutivo, en la lista de la revista KMWorld de las 100 empresas más relevantes en la gestión del conocimiento. La lista anual reconoce a las empresas más importantes que están iniciando una nueva era en la gestión del conocimiento y la información con soluciones innovadoras y de vanguardia.

Access fue reconocido por su capacidad para ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, seguras y compatibles en la gestión de información comercial crítica a lo largo de todo su ciclo de vida, con soluciones que incluyen almacenamiento externo y control de la información, escaneo y transformación digital, software de gestión de documentos y servicios de destrucción segura.

“El creciente poder de la inteligencia artificial y aumentada, el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural, las capas semánticas, los gráficos de conocimiento, la computación en la nube, los chatbots, el análisis de texto y más, han revolucionado muchos aspectos de KM”, dijo Tom Hogan, editor del grupo de KMWorld. “Reunir la lista de 100 empresas en KM nos lleva a buscar empresas con soluciones pioneras. Aplaudimos la innovación, la agilidad y el enfoque en el cliente. Estamos entusiasmados con el futuro”.

“Nos sentimos honrados de ser reconocidos nuevamente como líderes en el espacio de gestión de la información”, dijo Ken Davis, director ejecutivo de Access. “Este último reconocimiento es un testimonio de nuestro compromiso de superar las expectativas de nuestros clientes con soluciones y servicios innovadores. Nuestro enfoque sigue siendo permitir que nuestros clientes alcancen una mayor productividad en un mundo que trabaja desde cualquier lugar con niveles más bajos de riesgo de cumplimiento”.

La lista completa de empresas reconocidas por KMWorld se puede ver aquí.

Acerca de Access:

Access es el mayor proveedor de servicios de administración de información y registros de propiedad privada en todo el mundo, con operaciones en los Estados Unidos, Canadá, América Central y América del Sur. Access proporciona servicios transformadores, experiencia y tecnologías para hacer que las organizaciones sean más eficientes y más compatibles. Access ayuda a las empresas a administrar y activar su información comercial crítica a través de servicios de control de información y almacenamiento externo, soluciones de escaneo y transformación digital, software de administración de documentos y servicios de destrucción segura. Access ha sido nombrada 12 veces en Inc. 5000, la clasificación de las empresas privadas de más rápido crecimiento en los EE. UU. Para obtener más información sobre Access, visite AccessCorp.com.

Acerca de KMWorld:

Con más de 25 años de experiencia en la cobertura del mercado sirviendo tanto a los profesionales de la tecnología como a la gerencia ejecutiva, KMWorld es el principal recurso de asesoramiento práctico y dirección real sobre soluciones y estrategias en la gestión del conocimiento, el contenido, los documentos y la información en la actualidad. Desde análisis avanzados de noticias y tendencias hasta estudios de casos e investigaciones en profundidad, KMWorld guía a más de 50 000 profesionales de negocios y TI en organizaciones de toda América del Norte involucradas en la evaluación, recomendación y compra de productos y servicios de tecnología empresarial. Creemos que las empresas exitosas de hoy en día dependen del cuidadoso equilibrio entre tecnología, procesos y personas. KMWorld ofrece el conocimiento del mercado, las habilidades de gestión de procesos y las mejores prácticas para que eso suceda.

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¿Qué es el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)?

El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) es una interpretación basada en computadora de caracteres escritos a mano o impresos para que puedan transcribirse a un formato estandarizado que pueda ser reconocido y entendido por una computadora, es decir, ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva).

¿Qué beneficios aporta un ICR a las empresas?

Hoy en día el escaneo es la única parte manual del proceso, y es mucho más rápido que ingresar caracteres individualmente. Los programas basados ​​en ICR tienen la capacidad de lograr una alta precisión de reconocimiento por encima del 98%. Este es el mismo porcentaje realizado de un especialista en ingreso de datos, pero se logra dentro de un período de tiempo más corto. Otros beneficios son:

• Leer los datos de las imágenes de los documentos.
• Detectar, extraer y clasificar textos de imágenes de documentos.
• Aumenta radicalmente la eficiencia validando automáticamente imágenes de texto en cualquier formato escritas a mano, tipográficas y/o extremas.

¿Cómo incorpora Access el ICR en los procesos?

Access incorpora el uso de la tecnología ICR para mejorar la gestión documental de nuestros clientes con procesos que toman menos tiempo y ofrecen mayor eficiencia, reduciendo los costos, aumentando la seguridad y automatizando procesos.

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El software OCR captura los datos que contiene el documento, y crea una capa de texto oculto debajo de la imagen para que el ordenador pueda analizar su contenido y almacenarlo en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

¿Por qué es importante el OCR?

La mayoría de los flujos de trabajo comerciales suponen recibir información de medios de comunicación impresos. Los procesos empresariales incluyen formularios en papel, documentos legales, facturas y contratos impresos, todos forman parte de los procesos comerciales. Estos grandes volúmenes de papeleo requieren mucho tiempo, espacio y esfuerzo para almacenarse y administrarse.

La tecnología OCR resuelve el problema. El reconocimiento óptico de caracteres es la característica más importante de cualquier sistema de gestión de documentos sin papel. 

¿Cómo incorpora Access el OCR en los procesos?

Access utiliza un software de gestión documental con OCR. Esta tecnología realiza la conversión de imágenes de texto en datos de texto, es decir, una vez se captura la información del documento en papel con tecnología OCR los propios sistemas de gestión documental dan trámite automático a la información recopilada. Lo que permite a nuestros clientes utilizar los datos para llevar a cabo análisis, optimizar operaciones, automatizar procesos y mejorar la productividad.

Brindando beneficios tales como:

• Conversión digital y almacenamiento automático de los documentos impresos.
• Ahorro de espacio.
• Aumento de la seguridad en la custodia de la información.
• Accesibilidad y disminución de tiempo en las labores de búsqueda.
• Control total del ciclo de vida del documento con posibilidad de actualizar los archivos, incorporando información o borrando registros.

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Si bien esto es beneficioso por muchas razones, también presenta nuevos desafíos cuando se trata de administrar datos confidenciales en múltiples ubicaciones. En respuesta, muchas empresas recurren a soluciones que combinan la gestión de registros digitales y los servicios de almacenamiento externo. Estos pueden ofrecer a las empresas conveniencia, seguridad, eficiencia y ahorro de costos al mismo tiempo que aumentan la productividad.

Al elegir una solución de administración y almacenamiento de registros para su organización que mantenga los registros fuera de la oficina, es importante considerar todas sus opciones cuidadosamente antes de tomar una decisión. Si tiene información confidencial que debe almacenarse de forma segura, pero que debe estar accesible cuando sea necesario, ya sea una base de datos de clientes o registros financieros, debe priorizar esas funciones y al mismo tiempo mantener bajos los costos. Las siguientes son algunas soluciones de administración de documentos que debe tener en cuenta al explorar proveedores de administración de registros y almacenamiento externo:

Almacenamiento Externo: más conveniente y rentable que el almacenamiento en la oficina

El almacenamiento externo es más conveniente, rentable y más seguro que el almacenamiento en la oficina. Si actualmente está almacenando sus documentos en una sala o instalación de registros en la oficina, su personal puede atascarse en la búsqueda de archivos. El almacenamiento externo es una opción viable a considerar si está buscando subcontratar para las tareas de menor importancia y su personal se pueda concentrar en un trabajo de mayor valor. Y si aún no está utilizando una solución externa, esta sección lo guiará a través de los beneficios del almacenamiento de archivos remoto.

Cuando almacena documentos en su lugar de trabajo, tiene que invertir en costosos bienes raíces adicionales para alojarlos, así como también pagar por el equipo que los administra y mantiene. Además del costo de alquilar o ser propietario de un edificio, las empresas también deben pagar: servicios públicos: electricidad, calefacción, aire acondicionado, agua e Internet; comprar y mantener los sistemas necesarios para controlar el acceso a la información (servidores, seguridad informática y equipos de seguridad física como cámaras de seguridad); salarios de personas para mantener y monitorear sistemas, an adición a recursos para rastrear el momento correcto en que se deben desechar esos registros. Esto hace que el almacenamiento externo sea una opción mucho más rentable y conveniente.

El almacenamiento externo tradicionalmente ofrece mayor protección y capas de seguridad adicionales que el almacenamiento en el lugar de trabajo. El almacenamiento en la oficina puede ser un riesgo de seguridad por varias razones. En primer lugar, es susceptible a toda gama de vulnerabilidades potenciales que existen en cualquier edificio, como robos y desastres naturales. En segundo lugar, debe contratar personal para supervisar las instalaciones y su contenido, ese personal podría estar poniendo en peligro la seguridad de sus documentos sin saberlo al no seguir las pautas de cumplimiento y los estándares de seguridad de la industria (es decir, un error humano). En tercer lugar, las instalaciones externas suelen ser mucho más seguras que las de la oficina porque emplean medidas de seguridad física adicionales, como entrada al lugar con tecnología biométrica o con código de barras, cerraduras electrónicas y sensores de movimiento que son más difíciles de implementar en una oficina.

Escaneo de imágenes y documentos

Escanear documentos es una excelente manera de preservar la información que contienen y reducir los costos de almacenamiento de registros en papel. La digitalización de sus documentos le permite organizarlos y administrarlos mejor, así como hacerlos más seguros y compartibles para la colaboración.

Cuando escanea documentos con Access, por ejemplo, hacemos un seguimiento de quién tiene acceso a cada documento por usted, lo que le facilita el control de los permisos en diferentes niveles. Esto puede ayudar a mejorar la productividad al facilitar que los empleados de todos los departamentos colaboren sin preocuparse por la seguridad, los problemas de privacidad o la confusión sobre quién tiene acceso a qué tipo de información.

El escaneo de documentos es solo una de las muchas formas en que su organización puede beneficiarse de las soluciones de digitalización y almacenamiento externo. ¡Déjenos hacer el trabajo pesado! Nuestros servicios ayudarán a que su negocio sea más eficiente y efectivo, permitiéndole acelerar el crecimiento.

Destrucción segura de documentos

Ya sea una empresa pequeña, mediana o grande, la disposición y destrucción de documentos es una parte importante de la gestión del ciclo de vida que ofrecen muchos proveedores de almacenamiento externo. La destrucción de documentos puede ayudar a su organización a deshacerse de documentos confidenciales de una manera rentable y segura de acuerdo con las políticas de retención de su empresa. También protege contra filtraciones de datos u otras amenazas a la seguridad, que de ocurrir pueden resultar en daños a la reputación y pérdidas financieras para su negocio. Además, la destrucción de documentos ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas aplicables en relación con la eliminación de información confidencial.

Conclusión

Los días del trabajo híbrido-remoto llegaron para quedarse. Hoy en día, cada vez más empresas están buscando formas de fusionar su presencia en la oficina con sus recursos fuera de la oficina y ahorrar dinero mediante la reducción o la venta directa de bienes inmuebles. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar una solución que les permita hacerlo sin problemas. Al aprovechar la ayuda de una empresa para la administración externa de sus registros, las organizaciones híbridas y remotas obtienen la capacidad de administrar sus registros de manera segura, compatible, rentable y eficiente.

Access ofrece soluciones de gestión de registros que sirven a todo el ciclo de vida de los documentos, incluido el almacenamiento de registros externo, el escaneo de documentos, la sala de correo digital, la gestión de retención de registros, el control de la información, la destrucción segura de documentos y otros servicios de gestión de información habilitado por tecnología.

Para obtener más orientación sobre la gestión de registros externos y cómo elegir el socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

¡DESCARGUE NUESTRO LIBRO ELECTRÓNICO “GESTIÓN INTEGRADA DE LA INFORMACIÓN” AHORA MISMO!

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Durante la reunión fueron discutidas buenas prácticas para la construcción de un modelo latinoamericano consensual, que incorpore la realidad de los diferentes países participantes del RTA. Tener una administración de archivos eficiente es una preocupación común entre las naciones, las que priorizan la transparencia y el acceso a la información.

La estructuración de estos datos facilita la atención de pedidos de acceso realizados por órganos del Poder Ejecutivo de un determinado país. Colombia cuenta con el estándar de administración documental considerado referencia en América Latina.

La organización y el mantenimiento correcto de documentos facilita el cumplimiento de la ley de administración documental

Para seguir estas normas de administración documental, una empresa que ofrezca un buen servicio de custodia de informaciones puede ayudar mucho. Organizar y preservar los archivos de manera adecuada es el primer paso para garantizar la transparencia de los datos. Conseguir localizar las informaciones rápidamente permite un mayor control y seguridad para la atención de pedidos de supervisión de órganos superiores.

La custodia adecuada de documentos también colabora con la transparencia de las informaciones y la prestación de cuentas en diversos ámbitos. Esta custodia se puede hacer tanto digitalmente como offline, sirviendo también como cinta de respaldo para cuando exista la necesidad de restaurar datos.

Access ofrece todos estos servicios, previendo el procesamiento de informaciones necesario para empresas con sucursales en diversos países de América Latina, especialmente Costa Rica, Panamá y Trinidad y Tobago. Esta funcionalidad permite la administración y la custodia de contratos en obediencia a la legislación de administración documental.

Los centros de imagen de la empresa ofrecen un servicio completo de digitalización que puede ser realizado en el sitio de la actividad del contratante o en la propia Access, con profesionales altamente calificados y escáneres de última generación que garantizan el registro perfecto de los datos. Con este recurso, es posible almacenar y hacer el control digital de las informaciones, evitando el desgaste del papel provocado por el uso.

El servicio de digitalización de documentos de Access permite el acceso remoto a los archivos. Cuando la consulta a los documentos físicos se hace necesaria, puede realizarse una solicitud y la empresa recibe todos los documentos almacenados en la caja requerida o tan solo el archivo en cuestión, de acuerdo con lo que se haya contratado y que se encuadre mejor en las necesidades organizacionales.

Los servicios de Access son totalmente personalizables para que la empresa haga los ajustes de acuerdo con lo que sea necesario y, así, poder adecuarse a la transparencia y disponibilidad exigidos en la ley de administración documental vigente en América Latina.

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El cálculo de los costos operacionales, tanto fijos cuanto variables, es considerado esencial para la planificación estratégica y la sustentabilidad del negocio y, cuando no son debidamente presupuestados, pueden comprometer la salud financiera de la empresa.

Estos costos pueden representar un alto gasto mensual o puede ser un pequeño dispendio mensual, pero que, al ser sumado todos los meses y agregado a los otros gastos, se vuelve un bulto grande. Al final del año, por ejemplo, si la empresa computa todo el gasto efectuado en papel, seguramente dicha cuenta no será agradable. La digitalización reduce este costo, liberando fondos para otras iniciativas. Y tener recursos extras permite que la empresa invierta en nuevas acciones y mejore programas existentes, en vez de concentrar sus esfuerzos en la administración manual de documentos.

Además de esto, libera a los equipos para que el foco de sus tareas esté en el negocio, desarrollando nuevos productos, servicios e innovaciones capaces de comprometer a los clientes.

Vea cómo la correcta administración de documentos reduce costos operacionales en el cotidiano de la empresa:

Analizar flujo de caja

Reducir costos operacionales es simplemente cortar gastos fijos o variables. Es preciso analizar de forma criteriosa el flujo de caja –  ingresos y gastos – y dónde realmente se encuentran las principales fuentes de salida. Pero un análisis puntual no es suficiente ya que la calidad de los productos o servicios, de la atención al cliente, entre otros, tienen que mantenerse; o mejor, siempre tienen que perfeccionarse, lo que puede requerir nuevas inversiones. El diagnóstico correcto solo es posible con un acceso fácil y rápido a las informaciones contenidas en los documentos contables.

Mapear procesos

Otra forma en que la correcta administración de documentos reduce costos operacionales es ofreciendo la posibilidad de mapear procesos, identificando cuellos de botella de producción, servicios repetidos, además, claro, de oportunidades de mejoría. En grandes empresas, principalmente, no es raro que un departamento decida usar un determinado programa para controlar los gastos internos, por ejemplo, sin que la propia área de Tecnología de la Información (TI) sepa de dicha compra. El problema es que tal vez otros departamentos también tengan una herramienta digital para el control interno de costos, esta sí, entregada por el área de TI. De este modo, la empresa está pagando dos veces por el mismo tipo de servicio. Con la Administración Electrónica de Documentos (AED), las auditorías consiguen identificar esta duplicidad y reducir costos.

Controlar el pago de tributos, impuestos y tasas exige mucha organización y también en esta área la administración de documentos reduce costos operacionales, organizando el calendario de pagos.

Evitar desperdicio

Otro costo que al final del año puede traer sorpresas muy desagradables es el gasto en materiales de oficina, de limpieza, telefonía, etc. Sin una visión 360º. y un control eficaz de todos estos gastos, no es posible evitar desperdicios. Por eso, es importante tanto tener consciencia de que la administración de documentos reduce costos operacionales como aprovechar todas las herramientas ofrecidas por estas soluciones.

Todos estos beneficios, entre otros, se pueden obtener con una correcta administración de documentos digitales, reduciendo el volumen de registros en papel y facilitando el acceso a las informaciones.

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