A cada dia, o departamento de Recursos Humanos de uma empresa produz dezenas, centenas ou até mesmo milhares de documentos, dependendo do seu porte. Além da questão de organizar o acesso a essa enorme quantidade de informações que fazem parte da ficha pessoal do trabalhador, entregues em diferentes formatos – documentos físicos e eletrônicos – existe a necessidade de organizar a sua guarda e a sua possível destruição segura.
A transformação de documentos físicos em digitais e a sua validade começou a ser discutida pela Lei 12.682/2012, que dispôs sobre a digitalização de documentos com certificação digital. O grande objetivo da Lei era conferir segurança jurídica aos documentos que fossem digitalizados por meio de certificação no processo de digitalização. Assim, visava o projeto citado equiparar os documentos digitalizados com certificação aos documentos originais, o que geraria economia de recursos e de espaço físico.
Mas diversos dispositivos da Lei 12.682/2012 foram vetados Presidência da República. Assim, os documentos digitalizados, mesmo com certificação digital, não foram equiparados aos originais, não sendo autorizado o descarte destes com a digitalização.
Ampliando a matéria, o PLS 146/2007 (Projeto de Lei do Senado), voltou à discussão em 2016 após a aprovação de substitutivo, e prevê a eliminação, após a digitalização, dos documentos físicos classificados como temporários, enquanto os registros considerados permanentes e históricos continuarão a ser preservados. O projeto de lei foi aprovado, em dezembro de 2017, pela Comissão de Ciência e Tecnologia, Comunicação e Informática da Câmara dos Deputados.
Certificação digital garante fidedignidade
Para assegurar a autoria e a fidedignidade dos documentos, deverão ser utilizados certificados digitais emitidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), ou equivalente. Com esse certificado, os documentos digitalizados passarão a ter o mesmo valor dos seus originais, inclusive quanto à fé pública, e fica permitida sua utilização até mesmo na via judicial. O Novo Código de Processo Civil já inclui o reconhecimento de documentos digitais e digitalizados como válidos para os fins de direito.
Pela proposta aprovada na Câmara dos Deputados, o formato de arquivo do documento digitalizado deve possibilitar o uso em diferentes plataformas tecnológicas e a inserção de metadados (informação anexada aos dados que ajudam na sua interpretação).
Esse processo de digitalização deverá ser feito de acordo com o regulamento do Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, e deverá garantir a identificação da autoria.
Cenário ainda é de dúvidas
Juliana Trindade, gerente de projetos e pré-vendas da Access, tem acompanhado de perto toda essa questão sobre a legislação que afeta a guarda de documentos. Segundo ela, a tendência é que a maior parte dos documentos da área de Recursos Humanos já nasça digital – emitido e assinado eletronicamente. “Os únicos documentos cuja guarda física ainda é obrigatória são os relativos ao registro do funcionário”, diz Juliana, destacando que “mesmo assim, nos casos de processos, cada vez menos os juízes exigem a presença do documento físico”.
Mas a verdade é que ainda não existe uma lei que valide documentos 100% digitais, ou seja, que não tenha uma cópia física, e isso acaba sendo um grande obstáculo no processo de digitalização nas empresas.
Para ajudar as empresas a vencer essa burocracia, a Access conta com especialistas capazes de entender as necessidades de cada cliente e, também, orientar sobre a guarda, gestão, destruição e armazenagem segura de documentos físicos e eletrônicos. Conheça todos os nossos serviços e converse com um dos nossos especialistas.
