WOBURN, MA., 18 de abril de 2023 – Access, el proveedor más grande del mundo de servicios integrales para la gestión de la información de propiedad privada, anunció que ha sido reconocido en este 2023, por segundo año consecutivo, en la lista de la revista KMWorld de las 100 empresas más relevantes en la gestión del conocimiento. La lista anual reconoce a las empresas más importantes que están iniciando una nueva era en la gestión del conocimiento y la información con soluciones innovadoras y de vanguardia.

Access fue reconocido por su capacidad para ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, seguras y compatibles en la gestión de información comercial crítica a lo largo de todo su ciclo de vida, con soluciones que incluyen almacenamiento externo y control de la información, escaneo y transformación digital, software de gestión de documentos y servicios de destrucción segura.

“El creciente poder de la inteligencia artificial y aumentada, el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural, las capas semánticas, los gráficos de conocimiento, la computación en la nube, los chatbots, el análisis de texto y más, han revolucionado muchos aspectos de KM”, dijo Tom Hogan, editor del grupo de KMWorld. “Reunir la lista de 100 empresas en KM nos lleva a buscar empresas con soluciones pioneras. Aplaudimos la innovación, la agilidad y el enfoque en el cliente. Estamos entusiasmados con el futuro”.

“Nos sentimos honrados de ser reconocidos nuevamente como líderes en el espacio de gestión de la información”, dijo Ken Davis, director ejecutivo de Access. “Este último reconocimiento es un testimonio de nuestro compromiso de superar las expectativas de nuestros clientes con soluciones y servicios innovadores. Nuestro enfoque sigue siendo permitir que nuestros clientes alcancen una mayor productividad en un mundo que trabaja desde cualquier lugar con niveles más bajos de riesgo de cumplimiento”.

La lista completa de empresas reconocidas por KMWorld se puede ver aquí.

Acerca de Access:

Access es el mayor proveedor de servicios de administración de información y registros de propiedad privada en todo el mundo, con operaciones en los Estados Unidos, Canadá, América Central y América del Sur. Access proporciona servicios transformadores, experiencia y tecnologías para hacer que las organizaciones sean más eficientes y más compatibles. Access ayuda a las empresas a administrar y activar su información comercial crítica a través de servicios de control de información y almacenamiento externo, soluciones de escaneo y transformación digital, software de administración de documentos y servicios de destrucción segura. Access ha sido nombrada 12 veces en Inc. 5000, la clasificación de las empresas privadas de más rápido crecimiento en los EE. UU. Para obtener más información sobre Access, visite AccessCorp.com.

Acerca de KMWorld:

Con más de 25 años de experiencia en la cobertura del mercado sirviendo tanto a los profesionales de la tecnología como a la gerencia ejecutiva, KMWorld es el principal recurso de asesoramiento práctico y dirección real sobre soluciones y estrategias en la gestión del conocimiento, el contenido, los documentos y la información en la actualidad. Desde análisis avanzados de noticias y tendencias hasta estudios de casos e investigaciones en profundidad, KMWorld guía a más de 50 000 profesionales de negocios y TI en organizaciones de toda América del Norte involucradas en la evaluación, recomendación y compra de productos y servicios de tecnología empresarial. Creemos que las empresas exitosas de hoy en día dependen del cuidadoso equilibrio entre tecnología, procesos y personas. KMWorld ofrece el conocimiento del mercado, las habilidades de gestión de procesos y las mejores prácticas para que eso suceda.

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¿Qué es el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR)?

El reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) es una interpretación basada en computadora de caracteres escritos a mano o impresos para que puedan transcribirse a un formato estandarizado que pueda ser reconocido y entendido por una computadora, es decir, ICR proporciona a los sistemas de reproducción por escáner y sistemas de imágenes la habilidad de convertir caracteres en letra manuscrita (no cursiva).

¿Qué beneficios aporta un ICR a las empresas?

Hoy en día el escaneo es la única parte manual del proceso, y es mucho más rápido que ingresar caracteres individualmente. Los programas basados ​​en ICR tienen la capacidad de lograr una alta precisión de reconocimiento por encima del 98%. Este es el mismo porcentaje realizado de un especialista en ingreso de datos, pero se logra dentro de un período de tiempo más corto. Otros beneficios son:

• Leer los datos de las imágenes de los documentos.
• Detectar, extraer y clasificar textos de imágenes de documentos.
• Aumenta radicalmente la eficiencia validando automáticamente imágenes de texto en cualquier formato escritas a mano, tipográficas y/o extremas.

¿Cómo incorpora Access el ICR en los procesos?

Access incorpora el uso de la tecnología ICR para mejorar la gestión documental de nuestros clientes con procesos que toman menos tiempo y ofrecen mayor eficiencia, reduciendo los costos, aumentando la seguridad y automatizando procesos.

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El software OCR captura los datos que contiene el documento, y crea una capa de texto oculto debajo de la imagen para que el ordenador pueda analizar su contenido y almacenarlo en un archivo o base de datos, con un formato que reconoce los datos y los recupera fácilmente para ser usados en otras aplicaciones.

¿Por qué es importante el OCR?

La mayoría de los flujos de trabajo comerciales suponen recibir información de medios de comunicación impresos. Los procesos empresariales incluyen formularios en papel, documentos legales, facturas y contratos impresos, todos forman parte de los procesos comerciales. Estos grandes volúmenes de papeleo requieren mucho tiempo, espacio y esfuerzo para almacenarse y administrarse.

La tecnología OCR resuelve el problema. El reconocimiento óptico de caracteres es la característica más importante de cualquier sistema de gestión de documentos sin papel. 

¿Cómo incorpora Access el OCR en los procesos?

Access utiliza un software de gestión documental con OCR. Esta tecnología realiza la conversión de imágenes de texto en datos de texto, es decir, una vez se captura la información del documento en papel con tecnología OCR los propios sistemas de gestión documental dan trámite automático a la información recopilada. Lo que permite a nuestros clientes utilizar los datos para llevar a cabo análisis, optimizar operaciones, automatizar procesos y mejorar la productividad.

Brindando beneficios tales como:

• Conversión digital y almacenamiento automático de los documentos impresos.
• Ahorro de espacio.
• Aumento de la seguridad en la custodia de la información.
• Accesibilidad y disminución de tiempo en las labores de búsqueda.
• Control total del ciclo de vida del documento con posibilidad de actualizar los archivos, incorporando información o borrando registros.

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Si bien esto es beneficioso por muchas razones, también presenta nuevos desafíos cuando se trata de administrar datos confidenciales en múltiples ubicaciones. En respuesta, muchas empresas recurren a soluciones que combinan la gestión de registros digitales y los servicios de almacenamiento externo. Estos pueden ofrecer a las empresas conveniencia, seguridad, eficiencia y ahorro de costos al mismo tiempo que aumentan la productividad.

Al elegir una solución de administración y almacenamiento de registros para su organización que mantenga los registros fuera de la oficina, es importante considerar todas sus opciones cuidadosamente antes de tomar una decisión. Si tiene información confidencial que debe almacenarse de forma segura, pero que debe estar accesible cuando sea necesario, ya sea una base de datos de clientes o registros financieros, debe priorizar esas funciones y al mismo tiempo mantener bajos los costos. Las siguientes son algunas soluciones de administración de documentos que debe tener en cuenta al explorar proveedores de administración de registros y almacenamiento externo:

Almacenamiento Externo: más conveniente y rentable que el almacenamiento en la oficina

El almacenamiento externo es más conveniente, rentable y más seguro que el almacenamiento en la oficina. Si actualmente está almacenando sus documentos en una sala o instalación de registros en la oficina, su personal puede atascarse en la búsqueda de archivos. El almacenamiento externo es una opción viable a considerar si está buscando subcontratar para las tareas de menor importancia y su personal se pueda concentrar en un trabajo de mayor valor. Y si aún no está utilizando una solución externa, esta sección lo guiará a través de los beneficios del almacenamiento de archivos remoto.

Cuando almacena documentos en su lugar de trabajo, tiene que invertir en costosos bienes raíces adicionales para alojarlos, así como también pagar por el equipo que los administra y mantiene. Además del costo de alquilar o ser propietario de un edificio, las empresas también deben pagar: servicios públicos: electricidad, calefacción, aire acondicionado, agua e Internet; comprar y mantener los sistemas necesarios para controlar el acceso a la información (servidores, seguridad informática y equipos de seguridad física como cámaras de seguridad); salarios de personas para mantener y monitorear sistemas, an adición a recursos para rastrear el momento correcto en que se deben desechar esos registros. Esto hace que el almacenamiento externo sea una opción mucho más rentable y conveniente.

El almacenamiento externo tradicionalmente ofrece mayor protección y capas de seguridad adicionales que el almacenamiento en el lugar de trabajo. El almacenamiento en la oficina puede ser un riesgo de seguridad por varias razones. En primer lugar, es susceptible a toda gama de vulnerabilidades potenciales que existen en cualquier edificio, como robos y desastres naturales. En segundo lugar, debe contratar personal para supervisar las instalaciones y su contenido, ese personal podría estar poniendo en peligro la seguridad de sus documentos sin saberlo al no seguir las pautas de cumplimiento y los estándares de seguridad de la industria (es decir, un error humano). En tercer lugar, las instalaciones externas suelen ser mucho más seguras que las de la oficina porque emplean medidas de seguridad física adicionales, como entrada al lugar con tecnología biométrica o con código de barras, cerraduras electrónicas y sensores de movimiento que son más difíciles de implementar en una oficina.

Escaneo de imágenes y documentos

Escanear documentos es una excelente manera de preservar la información que contienen y reducir los costos de almacenamiento de registros en papel. La digitalización de sus documentos le permite organizarlos y administrarlos mejor, así como hacerlos más seguros y compartibles para la colaboración.

Cuando escanea documentos con Access, por ejemplo, hacemos un seguimiento de quién tiene acceso a cada documento por usted, lo que le facilita el control de los permisos en diferentes niveles. Esto puede ayudar a mejorar la productividad al facilitar que los empleados de todos los departamentos colaboren sin preocuparse por la seguridad, los problemas de privacidad o la confusión sobre quién tiene acceso a qué tipo de información.

El escaneo de documentos es solo una de las muchas formas en que su organización puede beneficiarse de las soluciones de digitalización y almacenamiento externo. ¡Déjenos hacer el trabajo pesado! Nuestros servicios ayudarán a que su negocio sea más eficiente y efectivo, permitiéndole acelerar el crecimiento.

Destrucción segura de documentos

Ya sea una empresa pequeña, mediana o grande, la disposición y destrucción de documentos es una parte importante de la gestión del ciclo de vida que ofrecen muchos proveedores de almacenamiento externo. La destrucción de documentos puede ayudar a su organización a deshacerse de documentos confidenciales de una manera rentable y segura de acuerdo con las políticas de retención de su empresa. También protege contra filtraciones de datos u otras amenazas a la seguridad, que de ocurrir pueden resultar en daños a la reputación y pérdidas financieras para su negocio. Además, la destrucción de documentos ayuda a garantizar el cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas aplicables en relación con la eliminación de información confidencial.

Conclusión

Los días del trabajo híbrido-remoto llegaron para quedarse. Hoy en día, cada vez más empresas están buscando formas de fusionar su presencia en la oficina con sus recursos fuera de la oficina y ahorrar dinero mediante la reducción o la venta directa de bienes inmuebles. Sin embargo, a menudo tienen dificultades para encontrar una solución que les permita hacerlo sin problemas. Al aprovechar la ayuda de una empresa para la administración externa de sus registros, las organizaciones híbridas y remotas obtienen la capacidad de administrar sus registros de manera segura, compatible, rentable y eficiente.

Access ofrece soluciones de gestión de registros que sirven a todo el ciclo de vida de los documentos, incluido el almacenamiento de registros externo, el escaneo de documentos, la sala de correo digital, la gestión de retención de registros, el control de la información, la destrucción segura de documentos y otros servicios de gestión de información habilitado por tecnología.

Para obtener más orientación sobre la gestión de registros externos y cómo elegir el socio de gestión de información adecuado, consulte nuestro libro electrónico: De Proveedor a Socio: Cómo su Proveedor de Gestión de Información y Registros Puede Transformar Su Empresa

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Durante la reunión fueron discutidas buenas prácticas para la construcción de un modelo latinoamericano consensual, que incorpore la realidad de los diferentes países participantes del RTA. Tener una administración de archivos eficiente es una preocupación común entre las naciones, las que priorizan la transparencia y el acceso a la información.

La estructuración de estos datos facilita la atención de pedidos de acceso realizados por órganos del Poder Ejecutivo de un determinado país. Colombia cuenta con el estándar de administración documental considerado referencia en América Latina.

La organización y el mantenimiento correcto de documentos facilita el cumplimiento de la ley de administración documental

Para seguir estas normas de administración documental, una empresa que ofrezca un buen servicio de custodia de informaciones puede ayudar mucho. Organizar y preservar los archivos de manera adecuada es el primer paso para garantizar la transparencia de los datos. Conseguir localizar las informaciones rápidamente permite un mayor control y seguridad para la atención de pedidos de supervisión de órganos superiores.

La custodia adecuada de documentos también colabora con la transparencia de las informaciones y la prestación de cuentas en diversos ámbitos. Esta custodia se puede hacer tanto digitalmente como offline, sirviendo también como cinta de respaldo para cuando exista la necesidad de restaurar datos.

Access ofrece todos estos servicios, previendo el procesamiento de informaciones necesario para empresas con sucursales en diversos países de América Latina, especialmente Costa Rica, Panamá y Trinidad y Tobago. Esta funcionalidad permite la administración y la custodia de contratos en obediencia a la legislación de administración documental.

Los centros de imagen de la empresa ofrecen un servicio completo de digitalización que puede ser realizado en el sitio de la actividad del contratante o en la propia Access, con profesionales altamente calificados y escáneres de última generación que garantizan el registro perfecto de los datos. Con este recurso, es posible almacenar y hacer el control digital de las informaciones, evitando el desgaste del papel provocado por el uso.

El servicio de digitalización de documentos de Access permite el acceso remoto a los archivos. Cuando la consulta a los documentos físicos se hace necesaria, puede realizarse una solicitud y la empresa recibe todos los documentos almacenados en la caja requerida o tan solo el archivo en cuestión, de acuerdo con lo que se haya contratado y que se encuadre mejor en las necesidades organizacionales.

Los servicios de Access son totalmente personalizables para que la empresa haga los ajustes de acuerdo con lo que sea necesario y, así, poder adecuarse a la transparencia y disponibilidad exigidos en la ley de administración documental vigente en América Latina.

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El cálculo de los costos operacionales, tanto fijos cuanto variables, es considerado esencial para la planificación estratégica y la sustentabilidad del negocio y, cuando no son debidamente presupuestados, pueden comprometer la salud financiera de la empresa.

Estos costos pueden representar un alto gasto mensual o puede ser un pequeño dispendio mensual, pero que, al ser sumado todos los meses y agregado a los otros gastos, se vuelve un bulto grande. Al final del año, por ejemplo, si la empresa computa todo el gasto efectuado en papel, seguramente dicha cuenta no será agradable. La digitalización reduce este costo, liberando fondos para otras iniciativas. Y tener recursos extras permite que la empresa invierta en nuevas acciones y mejore programas existentes, en vez de concentrar sus esfuerzos en la administración manual de documentos.

Además de esto, libera a los equipos para que el foco de sus tareas esté en el negocio, desarrollando nuevos productos, servicios e innovaciones capaces de comprometer a los clientes.

Vea cómo la correcta administración de documentos reduce costos operacionales en el cotidiano de la empresa:

Analizar flujo de caja

Reducir costos operacionales es simplemente cortar gastos fijos o variables. Es preciso analizar de forma criteriosa el flujo de caja –  ingresos y gastos – y dónde realmente se encuentran las principales fuentes de salida. Pero un análisis puntual no es suficiente ya que la calidad de los productos o servicios, de la atención al cliente, entre otros, tienen que mantenerse; o mejor, siempre tienen que perfeccionarse, lo que puede requerir nuevas inversiones. El diagnóstico correcto solo es posible con un acceso fácil y rápido a las informaciones contenidas en los documentos contables.

Mapear procesos

Otra forma en que la correcta administración de documentos reduce costos operacionales es ofreciendo la posibilidad de mapear procesos, identificando cuellos de botella de producción, servicios repetidos, además, claro, de oportunidades de mejoría. En grandes empresas, principalmente, no es raro que un departamento decida usar un determinado programa para controlar los gastos internos, por ejemplo, sin que la propia área de Tecnología de la Información (TI) sepa de dicha compra. El problema es que tal vez otros departamentos también tengan una herramienta digital para el control interno de costos, esta sí, entregada por el área de TI. De este modo, la empresa está pagando dos veces por el mismo tipo de servicio. Con la Administración Electrónica de Documentos (AED), las auditorías consiguen identificar esta duplicidad y reducir costos.

Controlar el pago de tributos, impuestos y tasas exige mucha organización y también en esta área la administración de documentos reduce costos operacionales, organizando el calendario de pagos.

Evitar desperdicio

Otro costo que al final del año puede traer sorpresas muy desagradables es el gasto en materiales de oficina, de limpieza, telefonía, etc. Sin una visión 360º. y un control eficaz de todos estos gastos, no es posible evitar desperdicios. Por eso, es importante tanto tener consciencia de que la administración de documentos reduce costos operacionales como aprovechar todas las herramientas ofrecidas por estas soluciones.

Todos estos beneficios, entre otros, se pueden obtener con una correcta administración de documentos digitales, reduciendo el volumen de registros en papel y facilitando el acceso a las informaciones.

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Hay una serie de diferentes factores que las empresas precisan considerar al desarrollar un programa de administración de documentos. El primero de ellos es el hecho de que algunos documentos tienen que ser mantenidos durante un largo período de tiempo para atender exigencias de la legislación, como documentos de empleados, informaciones financieras y contratos de servicio.

Esto significa que una estrategia de administración de documentos debe incluir también una instancia destinada solo a la destruición segura de documentos, al final, aun cuando una información debe ser descartada, esta puede ir a parar a las manos equivocadas si no se la destruye de la manera adecuada, generando una serie de problemas relacionados a la privacidad de clientes y empleados.

Así, cada vez más organizaciones están tratando de reducir la cantidad de papel en la oficina, invistiendo no solo en servicios de administración de documentos, sino también en servicios de digitalización de documentos, algo que puede ser costoso, especialmente si la empresa cuenta con un gran volumen de documentos que precisan una versión digital.

Un servicio de almacenamiento y administración de documentos es la mejor solución para lidiar con estos obstáculos, garantizando que negocios de todos los tamaños puedan sacarle mayor provecho a sus recursos para aumentar la productividad y desarrollarse – incluso los pequeños negocios terminan teniendo un gran costo almacenando documentos internamente, pues precisan asumir los gastos de empleados dedicados al almacenamiento y a la búsqueda de informaciones.

Al contar con una empresa aliada para el almacenamiento y la administración de documentos, los negocios pueden liberar espacio de la oficina, garantizando la ubicación de más empleados vinculados a departamentos directamente relacionados al core business, y asegurar que todos los documentos sean tratados con el máximo de eficiencia para garantizar acceso rápido a las informaciones.

Elimine las preocupaciones con la seguridad

Además de liberar espacio de la oficina y aumentar la productividad de los equipos. Un servicio de administración de documentos ayuda a reducir los costos con potenciales problemas en relación a los datos que puedan causar paralizaciones en el servicio, como desastres naturales, fallas técnicas y humanas, y ataques.

Un servicio externo de administración de documentos cuenta con equipos sofisticados de protección contra estas amenazas y con un equipo especializado en la administración de documentos, que entiende la importancia y la confidencialidad de las informaciones almacenadas, garantizando altos niveles de seguridad de informaciones sensibles por medio de ambientes controlados.

Al mitigar estas informaciones, las empresas se pueden concentrar en lo que mejor hacen, que es mejorar la productividad, aumentar la competitividad en la industria en que actúan, y expandir sus negocios.

Una buena administración de documentos y la protección de las informaciones están entre los factores más importantes para reducir costos de operación de negocios, y un servicio de administración de documentos externo es la mejor manera de vencer los principales obstáculos y alcanzar ese objetivo.

¿Usted tiene problemas para mantener la accesibilidad y la seguridad de sus registros más importantes? Cuando el asunto es administrar correctamente sus datos, guardar papeles internamente no va a ayudarlo a garantizar mayor eficiencia. Conozca el servicio de almacenamiento seguro externo de Access y sepa cómo podemos ayudarlo.

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Las instituciones bancarias en América Latina vienen invirtiendo fuertemente en la digitalización de sus negocios, asociando la digitalización de documentos a la movilidad, ofreciéndoles a sus clientes diversas facilidades y opciones de transacciones en aplicaciones móviles.

En Costa Rica, por ejemplo, la previsión es que el sector bancario obtenga cada vez más presencia en el mundo virtual, apostando a la digitalización de la prestación de servicios y la reducción del número de sucursales físicas. Un estudio realizado por un periódico de economía apunta que la oferta de aplicaciones es considerada muy importante para cerca del 90% de las instituciones bancarias. Y esta transformación, claro, no sería posible sin la adopción de la digitalización de documentos en el sector bancario.

Mientras tanto, en Panamá, el presidente de la Asociación Bancaria de Panamá, Carlos Troesch, resalta que la meta es posicionar al país como un hub logístico y financiero que pueda continuar atrayendo empresas y bancos que ofrecen sus servicios invirtiendo en la digitalización del negocio.

Las ventajas de la digitalización de documentos en el sector bancario

Los especialistas son unánimes al destacar algunas de las ventajas que el sector financiero obtiene con la digitalización de sus servicios y de documentos:

Mejoría en los procesos de negocios – la implantación de un servicio de digitalización de documentos en el sector bancario permite automatizar procesos de negocio, estandarizar los diversos formatos de documentos y mejorar la productividad

Reducción de costos operacional – la digitalización influye directamente en los costos con la reducción de uso de material, tiempo gastado por los empleados en la custodia y administración de documentos en papel, espacio físico para archivado y transporte

Acceso centralizado – con la digitalización, los documentos pueden ser almacenados en un repositorio central con acceso remoto fácil, pero controlado por claves y autorizaciones de acceso

Seguridad y conformidad – la custodia y la administración de documentos digitalizados en el sector bancario pueden incluir políticas de seguridad y de conformidad con la legislación vigente

Validación de los documentos – la digitalización permite que los documentos se validen en sus lugares de origen

Mejor atención al cliente – una administración más ágil y eficiente permite aumentar la calidad del servicio y, consecuentemente, la satisfacción del cliente

Variedad de formatos – para cada transacción, son necesarios diversos documentos. En las operaciones de crédito, por ejemplo, se recolectan documentos variados como evaluaciones del perfil del cliente, certificados, etc., que se pueden entregar en diferentes formatos. Con la digitalización, es posible unificar el formato, almacenando todos los documentos, por ejemplo, en formato PDF

Extracción de datos – con el uso de la tecnología OCR (Optical Character Recognition – reconocimiento de caracteres a partir de un archivo de imagen), es se pueden extraer metadatos indexados de los documentos digitalizados, facilitando el acceso y la búsqueda

Como se puede comprobar, la digitalización de documentos en el sector bancario y a partir de ahí la oferta de servicios digitales causa un impacto directamente sobre el aumento de las ganancias operacionales y sobre la ampliación de la productividad. Conozca cómo puede ayudar Access a su institución en el camino de la transformación digital.

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Hacer una buena administración documental también incluye el cumplimiento de una serie de reglas estipuladas por ley referentes a la custodia de documentos, sean estos fiscales, laborales, contables, médicos, contratos de seguros, entre otros.

Cada sector obedece a una legislación archivística específica referente a cuánto tiempo un documento debe permanecer en posesión de dicha empresa, en caso de que exista la necesidad de consulta por parte de un ente regulador. Los documentos perdidos o incompletos pueden ocasionarles pérdidas financieras a las instituciones, ya que existen plazos que se deben cumplir antes del descarte de estos archivos. Además de esto, los costos adicionales pueden verse ocasionados por la falta de comprobantes de tributos o impuestos.

En Costa Rica, por ejemplo, los documentos de RRHH deben ser archivados y mantenidos por la empresa al menos por 20 años. Ya en Panamá, los documentos laborales pueden ser custodiados de 3 a 5 años, dependiendo del registro.

Un servicio externo de administración documental le reduce los riesgos de no conformidad a su empresa, ya que respeta la legislación de cada sector tanto a la hora de la custodia, como en el descarte. Además, comparte estas informaciones para que el cliente decida el mejor momento.

Access es la segunda empresa más grande del mundo en el segmento de administración de documentos e informaciones. Por medio del servicio de custodia y administración documental, Access permite que usted ahorre espacios valiosos, proteja sus informaciones y mejore la eficiencia en el acceso a los registros cuando más los necesita. Vea cómo Access puede ayudarlo a cumplir la legislación de administración documental.

Custodia y administración de documentos físicos

Almacene, administre y destruya sus documentos con seguridad. Access dispone de un centro de almacenamiento externo extremamente seguro, para que usted ahorre espacio en su empresa, el cual puede ser destinado para otros fines. Las instalaciones ofrecen una tecnología avanzada para detectar incendios y garantizar que sus archivos estén siempre protegidos.

Algunos de los beneficios de hacer su administración documental con Access:

• Organización física adecuada;
• Sistema de identificación visual;
• Estandarización de los métodos de archivado;
• Comodidad y agilidad en las consultas de los documentos;
• Eliminación de las dificultades para administrar y mantener los archivos;
• Administración de los registros vitales;
• Mejoría de la integridad del acervo de documentos;
• Estandarizar, perfeccionar y normatizar los procesos organizacionales.

Digitalización de documentos y sistema de búsqueda organizado con acceso fácil y rápido

La digitalización de todo el acervo de documentos de su empresa es extremadamente importante para facilitar el proceso de búsqueda de archivos importantes. Con profesionales altamente capacitados, Access está preparada para transformar informaciones en papel, microfilm y microficha en archivos digitales. El almacenamiento digital posibilita que un enorme volumen de documentos esté accesible de cualquier lugar a través de una computadora.

El proceso de digitalización es muy simple:

Preparación del documento;

Digitalización;

Indexación (proceso que hace la búsqueda del documento rápida y precisa);

Control de calidad (las imágenes son revisadas de acuerdo con las especificaciones del proyecto).

Descubra como Access puede ayudar a su empresa a mejorar los procesos de administración documental.

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