As equipes de RH estão sempre às voltas com mil e uma tarefas e uma das épocas que pode se transformar em um pesadelo é quando chega a hora de organizar uma auditoria para o RH. São auditorias internas e externas, e ambas requerem um planejamento prévio. A auditoria para o RH tem como principal objetivo analisar as práticas relacionadas à gestão de pessoas, avaliando como está o andamento do trabalho, apontando erros e propondo sugestões de melhorias, assim como auxiliando na prevenção de riscos trabalhistas para as empresas. Na verdade, a auditoria para RH deve sempre ter um caráter orientador e principalmente educacional, e nunca punitivo.
Os principais itens que fazem parte de uma auditoria para o RH são:
- Análise e descrição de cargos
- Recrutamento
- Seleção
- Treinamento
- Promoções e transferências
- Saúde e segurança
- Controle de pessoal
- Administração de salários
- Acordos coletivos
Segundo a norma ISO 9001:2000 (6.2. Recursos Humanos), os funcionários só podem assumir cargos depois de possuírem todas as competências necessárias para as atividades correspondentes com base em educação, treinamento, habilidade e experiência apropriada. Os requisitos podem estar estabelecidos na descrição de competência de cada cargo, e as comprovações são individuais e podem estar comprovadas com listas de presenças, carteira de trabalho, certificados, avaliações individuais, entre outras.
O planejamento da auditoria interna
Preparar a documentação antes da auditoria para o RH pode ser uma tarefa extremamente complicada e demorada, exigindo até a contratação de terceiros ou o afastamento de parte da equipe de RH. E a situação pode ficar ainda mais complicada durante a auditoria, principalmente se os funcionários precisarem encontrar documentos em cima da hora ou fazer cópias extras.
Os objetivos do planejamento do trabalho de auditoria para o RH são:
- Permitir a realização de um exame adequado e eficiente que facilite ao auditor alcançar seus objetivos
- Facilitar o controle sobre o desenvolvimento do trabalho e sobre o tempo gasto
- Estabelecer racionalmente a extensão dos diversos procedimentos de auditoria
- Evitar sobrecarga de trabalho
E tudo pode ser agilizado e simplificado se os documentos estiverem organizados dentro de um sistema automatizado de gestão documental desenvolvido para a área de RH e customizado para atender as necessidades de cada empresa. O software pode ajudar a reunir cada tipo de documento em segundos e avaliar se estão completos. O sistema também permite compartilhar documentos com auditores em ambientes protegidos, aumentando a segurança e eliminando a necessidade de fazer cópias.
Quando se contabiliza todo o trabalho extra envolvido na localização e organização de documentos necessários para atender a uma auditoria para o RH, fica mais do que claro que a adoção de uma plataforma de gestão documental economiza tempo e dinheiro. Para cada auditoria, sem automatização, geralmente o tempo gasto corresponde a uma semana de trabalho extra, realizado por terceiros contratados para esse fim ou por funcionários que trabalham horas extras.
Como a empresa pode se beneficiar com a auditoria para o RH
O relatório elaborado pelo auditor serve como base para a empresa avaliar práticas e processos, evitando problemas trabalhistas e identificando práticas que podem prejudicar a empresa. O acompanhamento pode ser feito por pesquisas internas e externas, observações dos processos e índice de satisfação, entre outros.
Confira algumas vantagens:
- Acompanhar os modelos já estabelecidos para ser utilizado como comparação, com o intuito de mensurar os resultados e possíveis irregularidades
- Estudar a melhor política de gestão de pessoas
- Verificar o implemento das políticas de recrutamento e política de cargos e carreira
- Treinamento e desenvolvimento de pessoas
- Monitoramento e avaliação de desempenho profissional
- Verificação da gestão de prevenção e controle de riscos de acidentes e segurança no trabalho
- Averiguar as condições do ambiente interno vinculado aos aspectos de estrutura física, tecnológica, cultural e psicossocial
- Observar a aplicação da legislação e normas trabalhistas
- Estruturar os valores institucionais, como o estatuto, código de ética e conduta, normas operacionais e administrativas e acompanhar a sua aplicação e executadas integralmente
- Apurar se o planejamento estratégico está alinhado ao planejamento estratégico de recursos humanos
