Abril de 2020 é o prazo limite para as IES (Instituições de Ensino Superior) estarem em acordo com a Portaria MEC nº 315/2018 para a conversão dos documentos e informações que compõem o acervo acadêmico para o meio digital, que é o conjunto de documentos produzidos e recebidos pelas instituições de ensino públicas ou privadas de ensino superior.
Além de garantir a manutenção do acervo físico, as IES deverão criar e gerenciar versões digitais desses documentos em sistemas de gestão documental que garantam a segurança das informações. Além disso, os métodos de digitalização usados para gerar a versão digital devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.
Um exemplo de plano de ação de digitalização do acervo acadêmico deve incluir as seguintes etapas:
- Implantação do sistema de gerenciamento de documentos
- Aprovação da Política de Gestão de Documentos Acadêmicos
- Digitalização dos dossiês dos alunos ativos
- Digitalização dos dossiês dos alunos inativos
- Digitalização dos demais documentos que compõem o acervo acadêmico
- Aplicação da certificação digital em todos os documentos que compõem o acervo acadêmico
E, para atender as novas regras, as IES devem ter no radar a necessidade ou vantagem de:
- UTILIZAR E GERENCIAR UMA BASE DE DADOS ADEQUADA PARA A PRESERVAÇÃO DO ACERVO ACADÊMICO DIGITAL
- IMPLANTAR SISTEMA DE INDEXAÇÃO QUE PERMITA A PRONTA RECUPERAÇÃO DO ACERVO
- GERENCIAR REGISTROS DO ACERVO ACADÊMICO DIGITAL
- REDUZIR TEMPO NO TRÂMITE DE PROCESSOS
- PRESERVAR A INTEGRIDADE DOS DETALHAMENTOS DOS REGISTROS ACADÊMICOS
- RASTREAR E GARANTIR A SEGURANÇA E RECUPERAÇÃO DE INFORMAÇÕES ACADÊMICAS
- CONTROLAR ATIVIDADES ENVOLVENDO A GESTÃO DOS DOCUMENTOS ELETRÔNICOS
- CONTROLAR ACESSO, REPRODUÇÃO E COMPARTILHAMENTO DAS INFORMAÇÕES ACADÊMICAS
- AGILIZAR O TEMPO DE ESPERA NO ATENDIMENTO
- IMPLANTAR APLICAÇÕES MÓVEIS PARA ANÁLISE E APROVAÇÃO DE DOCUMENTOS
- INTEGRAR DADOS, INFORMAÇÕES E DOCUMENTOS COM OUTROS SISTEMAS ACADÊMICOS E PORTAL DO ALUNO
- OFERECER AUTOSSERVIÇOS E APPS MÓVEIS A ALUNOS
- TER ACESSO INSTANTÂNEO E SIMULTÂNEO A INFORMAÇÕES
- OTIMIZAR FLUXOS E PROCESSOS DE TRABALHOS
- ELIMINAR RISCO DE EXTRAVIO DE DOCUMENTOS
- IDENTIFICAR O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS DIGITAIS COM A IMPLANTAÇÃO DE TABELAS DE TEMPORALIDADE
- REDUZIR E OTIMIZAR ESPAÇOS FÍSICOS PARA ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOS
- IMPLEMENTAR A SECRETARIA DIGITAL – SISTEMA DE GESTÃO ACADÊMICA AUTOMATIZADO
- ADOTAR A ASSINATURA DIGITAL ICP BRASIL
- OTIMIZAR ONBOARDING E RETENÇÃO DE ALUNOS
- IMPLANTAR O PRONTUÁRIO ELETRÔNICO DE ALUNOS
O novo diploma digital
Além disso, com o objetivo de estabelecer ações preventivas e corretivas para zelar pela integridade e pela confiabilidade na emissão de diplomas, o MEC publicou em 5 de abril de 2018 a Portaria nº 330, que dispõe sobre a emissão de diplomas em formato digital nas IES. Em 11 de março de 2019, foi publicada a Portaria nº 554, regulamentando a Portaria nº 330 e determinando a data limite de 11 de março de 2021 para as IES implementarem essas exigências.
Esta é a segunda portaria que trata sobre o diploma digital e visa proporcionar às mais de 2,4 mil instituições o passo a passo para implementar o novo formato. O prazo de 24 meses contados a partir da publicação da portaria para que as instituições se adequem às especificidades técnicas para emissão e registro dos diplomas de graduação no meio digital está correndo. O objetivo é possibilitar o melhor aproveitamento de recursos disponíveis, sem transferir a burocracia hoje existente para o ambiente virtual, preservando as mesmas condições e garantias dos diplomas físicos.
A diferença do novo modelo para o que está em vigência é que o diploma digital tem toda a sua origem, emissão, registro e armazenamento em ambiente digital. A validade do documento é garantida por assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais.
Os documentos assinados digitalmente com certificado digital ICP-Brasil têm a mesma validade que os documentos assinados em papel. A assinatura digital é um mecanismo eletrônico que faz uso de criptografia – mais precisamente, de chaves criptográficas que permitem identificar o autor do documento. O uso de certificado digital ICP-Brasil funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.
Os desafios para atender as novas normas do MEC são grandes, mas, na Access, contamos com pessoal especializado e equipamentos de última geração, com opção de atendimento local ou em nossas instalações. Estamos prontos para ajudar a sua IES a vencer esse desafio.
