Os processos e procedimentos que priorizam a digitalização de documentos fazem parte do caminho mais comum seguido por muitos profissionais de RIM, mas isso não quer dizer que não existam desafios. Dados do nosso relatório 2023 State of the RIM Industry Report revelaram que 43% dos entrevistados pretendem aumentar o investimento no armazenamento/gestão de documentos digitais nos próximos 12 meses, embora as restrições orçamentárias tenham sido listadas como um desafio para muitos deles.
Quais os fatores que estão impulsionando as organizações em direção a soluções de digitalização de documentos? Nesta postagem, exploraremos como a digitalização de arquivos importantes é essencial para a conformidade e para iniciar uma jornada de digitalização de documentos sem extrapolar o orçamento.
Escala — Gaste seu tempo com sabedoria
O primeiro motivo para realizar a digitalização de documentos decorre de uma das dificuldades constantes que as equipes de gerenciamento da informação enfrentam: a incapacidade de se adaptar às necessidades da organização. Frequentemente, as equipes de registros são cobradas a “fazer mais com menos”, por isso, é importante entender como eles gastam seu tempo.
Um trabalhador típico do conhecimento gasta em média 1,8 horas por dia procurando informações. São mais de 9 horas por semana. Imagine ter esse tempo de volta… Pense em tudo que sua equipe poderia realizar. Com todas as responsabilidades de gerenciamento, como perder tanto tempo tentando localizar informações?
E se houvesse uma maneira de encontrar documentos em 30 segundos ou menos?
Pense nisso… Imagine ter todos os documentos críticos para o negócio prontamente disponíveis em um ambiente organizado e estruturado.
Geografia — Onde estão seus documentos
A segunda razão para digitalizar documentos é relevante para organizações geograficamente dispersas, mas isso não se aplica unicamente a trabalhadores remotos. Ser disperso geograficamente pode significar escritórios em diferentes localidades ou até mesmo em diferentes andares de um edifício.
Documentos de RH, por exemplo. Normalmente, a contratação é realizada em um escritório individual onde os documentos são centralizados. Existem alguns desafios nesse processo, um deles é a logística. Como a documentação de uma nova contratação vai do ponto A ao ponto B? Como o profissional de RH acessa esses documentos? Eles guardam cópias? Quantas idas e vindas ocorrem para garantir que os documentos estejam completos e preenchidos corretamente?
Os desafios continuam com a mobilidade dos funcionários, como quando alguém é promovido. Como esses documentos fluem do antigo gerente para o novo gerente? Da mesma forma, se esse funcionário se deslocar entre escritórios, unidades de negócios ou mesmo regiões, como o novo gerente terá acesso às suas informações? O RH está criando vários arquivos para esse indivíduo?
Como o papel é o meio preferido em muitas organizações, essa troca é constante.
E, claro, quando um funcionário se sai mal e o gestor precisa tomar medidas mais urgentes, o problema é ainda mais grave. Considere suas taxas de rotatividade, custos, riscos e a chance de estar fora de conformidade por falta de informações ou arquivos incompletos. Se a organização acabar em um processo judicial, um registro incompleto do funcionário irá prejudicar totalmente o caso.
A digitalização de documentos resolve o problema ao tornar as informações acessíveis de qualquer lugar.
Acesso — Quem pode ver o quê e como isso é possível?
Outro desafio é encontrar um método seguro e eficiente para compartilhar documentos interna e externamente. E os dados mostram que as organizações precisam melhorar como esse fluxo é realizado.
Um relatório recente sobre perda de dados da Egress revelou que 80% dos funcionários usam o e-mail para compartilhar dados e documentos confidenciais. Além disso, o relatório indicou que 83% das organizações sofreram violações de dados causadas por vulnerabilidades no e-mail. Imagine como o compartilhamento de documentos por e-mail pode criar um problema:
- Primeiro, o documento é digitalizado a partir de um dispositivo multifuncional e fica na sua caixa de entrada
- Depois, ele é encaminhado como um documento anexado para quem precisa dele. Agora, existe uma cópia desse anexo na caixa de saída e na caixa de entrada do destinatário.
- Vamos supor que o funcionário exclua essas cópias. Entretanto, ainda existe uma no servidor de e-mail. Além disso, não é possível saber o que o destinatário fez com o documento. Imprimiu? Encaminhou? Esse documento confidencial rapidamente se transformou em várias cópias não seguras.
- O mesmo acontece com os arquivos físicos. O que acontece com as cópias fornecidas ao solicitante? Elas ficam em uma gaveta de arquivo destrancada na mesa do gerente?
A realidade é que esses registros nunca devem sair da sua posse — digital ou fisicamente. É preciso ter acesso a uma auditoria completa de quem os visualizou e quando, e é essencial ser capaz de restringir o acesso apenas para visualização, para nenhuma cópia ser feita ou encaminhada.
Silos — Muitos sistemas para gerenciar ao mesmo tempo?
Sem dúvida você possui soluções tecnológicas que oferecem diversas funções especializadas. Sistemas HRIS, ECM e ERP, por exemplo, servem a diversos propósitos diferentes, geram registros e tendem a atuar como silos de informações. É difícil integrá-los em uma visão única e abrangente das informações confidenciais. É preciso fazer login em cada sistemas, lembrar como funciona e pesquisar o que precisa.
Esses mesmos documentos ou informações podem existir em mais de um sistema, mas ter versões diferentes. Em alguns casos, as pessoas imprimem documentos de um sistema para adicioná-los a outro ou colocá-los em arquivos físicos e, infelizmente, o papel é frequentemente o único mecanismo de integração comum entre todos esses sistemas.
Quando ocorre a digitalização de documentos importantes e seu armazenamento em uma solução de gerenciamento de registros digitais, os silos de informações tornam-se um problema muito menor. Para maximizar a eficiência e segurança, procure uma opção que se integre às suas soluções comerciais atuais.
Confiança — Como saber se os arquivos estão completos
Faça a seguinte pergunta: “quão confiante você está de que todos os registros estão completos?”
Você consegue afirmar com segurança que tem controle total sobre todas as informações confidenciais da empresa? Tem certeza que tudo está atualizado e nenhum está com status de rascunho ou incompleto? Infelizmente, os arquivos não informam quando faltam documentos, e isso só é descoberto quando uma informação é necessária.
E se fosse possível ter certeza que os arquivos estão completos? Com fortes controles de fluxo de trabalho e monitoramento, seu sistema de gerenciamento de documentos deve verificar constantemente os arquivos relevantes, testar a integridade e procurar documentos expirados ou que precisam ser atualizados.
Retenção — Você mantém apenas o que precisa e elimina o que deveria?
Provavelmente, sua empresa tem uma política de retenção de registros, mas muitas organizações consideram sua implementação um desafio. Devido aos silos de informações, registros físicos e e-mail como principais métodos de compartilhamento de informações, quão confiante é possível ser de que a política de retenção implementada está sendo seguida?
Para documentos que contenham informações pessoais (PII), é preciso garantir que os registros sejam mantidos pelo tempo necessário, mas não mais que isso. Por outro lado, seu CFO provavelmente deseja garantir que todos os registros sejam destruídos assim que forem elegíveis para seguir consistentemente as políticas no caso de um documento destruído se tornar um problema legal.
Como o gerenciamento de documentos digitais pode ajudar?
Cada tipo de documento possui um cronograma de retenção específico. Normalmente, o período é acionado por um evento — rescisão de funcionário, vencimento de contrato ou data de pagamento de uma fatura, por exemplo. Quando os documentos estão no papel, eles vão para uma pasta, sendo totalmente inviável monitorar constantemente cada arquivo e limpar os que precisam ser destruídos. Registros com longos períodos de retenção são frequentemente colocados em uma caixa e enviados para armazenamento externo, onde ninguém irá monitorá-los por um bom tempo.
Quando os documentos são digitalizados e mantidos por meio de um sistema de gerenciamento de documentos digitais, a eliminação de documentos pode ser acionada automaticamente de acordo com a política de retenção.
Talvez o mais importante seja que os sistemas de gerenciamento de documentos digitais geralmente incluam um recurso de “retenção legal”. Caso haja uma disputa legal, auditoria ou problema regulatório, é fundamental que o sistema evite que os documentos relacionados sejam destruídos. Com a digitalização de documentos e uma forte solução de governança da informação, os gestores de informação, financeiros e jurídicos alcançam seus objetivos.
Comece com a digitalização de documentos
Cada uma dessas seis razões para a digitalização de documentos está ligada à conformidade. E cabe ao profissional de gerenciamento de documentos a criação de um ambiente adequado para a gestão segura e compatível das informações.
Mudar de um ambiente baseado em papel para documentos digitalizados é um grande avanço. Entretanto, um projeto de digitalização de documentos pode não caber no orçamento. Por isso, aproveitar um serviço de arquivos ativo pode ser a chave para “tornar-se digital” sem despesas incontroláveis.
A digitalizar gradualmente os documentos importantes e, em seguida, armazená-los em um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, é possível obter conformidade para a organização e manter o controle sobre os dados confidenciais. Entre em contato com nossos especialistas para ter mais informações sobre nossos serviços.
