A integração de registros digitais e físicos resolve alguns dos desafios enfrentados por escritórios de advocacia, principalmente em relação à crescente adoção do trabalho híbrido pelas empresas. Apesar de estarem em constante evolução, a transição para a manutenção de registros digitais e o atendimento à demanda por acesso à informação 24 horas por dia, 7 dias por semana, precisam ser otimizados para que as organizações do setor se mantenham competitivas e em conformidade, contribuindo para as empresas navegarem com segurança e adaptarem-se facilmente aos obstáculos vindouros.
Neste artigo, explicaremos como as soluções de gestão de registros digitais e físicos ajudam as organizações a superar esses desafios, elevando a produtividade e a lucratividade.
Obstáculos contínuos enfrentados pelos escritórios de advocacia
Práticas simplificadas para o gerenciamento de registros digitais e físicos em um escritório de advocacia são essenciais para manter a confiança do cliente, melhorar a produtividade do advogado, cumprir obrigações legais e minimizar o risco de responsabilidade.
Aqui estão alguns dos desafios de gestão de registros digitais e físicos que as empresas do setor enfrentam atualmente:
Necessidade de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana
O acesso em tempo real à informação é crucial para os escritórios de advocacia. Quer ele seja um escritório global ou local, não é possível confiar em um único repositório para as informações, especialmente com a força de trabalho trabalhando de forma híbrida. As empresas, então, precisam ser capazes de fornecer acesso às informações a qualquer hora, em qualquer lugar, e entregar as informações aos clientes o mais rapidamente possível e de forma segura.
Medidas rigorosas de segurança
Regras de modelo de conduta profissional declaram que “um advogado não deve revelar informações relacionadas à representação de um cliente, a menos que esse cliente dê consentimento para isso” e “um advogado deve fazer esforços razoáveis para evitar a divulgação inadvertida ou não autorizada de informações relacionadas à representação de um cliente”.
Como lidam com informações altamente sensíveis e confidenciais, cada arquivo precisa ser mantido protegido e em segurança — seja ele entregue de forma eletrônica ou a partir do armazenamento físico. As empresas devem ter relatórios de cadeia de custódia, para que as informações dos clientes sejam visualizadas apenas por aqueles que têm privilégios de acesso.
Crescimento do uso de registros eletrônicos e conformidade
A quantidade de dados nos sistemas de um escritório de advocacia está crescendo exponencialmente, além do fato de os registros físicos terem permanecido constantes. Embora os tribunais estejam adotando os registros digitais, ainda existe a necessidade de as empresas reterem documentos em papel, tornando o processo de gestão de registros mais complexo.
Como resultado, as organizações precisam adotar uma abordagem extremamente vigilante em relação às diretrizes de retenção, garantindo a conformidade com os regulamentos de privacidade ao longo de todo o ciclo de vida da informação, abrangendo registros digitais, registros físicos ou digitalizados.
Garantir a conformidade não é apenas uma opção para os escritórios de advocacia, é imperativo.
Limitações da digitalização em grande escala
O grande debate continua, registros digitais contra registros físicos. Embora a digitalização de registros seja benéfica, não é uma solução única para todas as empresas. Aqui estão algumas razões sobre isso:
- Preocupações de segurança
Os sistemas de armazenamento de registros digitais podem ser vulneráveis a hackers e ataques cibernéticos, especialmente quando esses sistemas estão desatualizados ou não são mais suportados. - Dependência tecnológica
A dependência excessiva de sistemas digitais pode ser problemática durante cortes de energia ou falhas no sistema. - Custo e complexidade
A implementação de um sistema totalmente digital pode ser dispendiosa e complexa, especialmente para grandes empresas e as que contam com registros extensos.
Solução para superar os desafios de gerenciamento de registros digitais e físicos
Chegou a hora de assumir o controle dos desafios de gerenciamento de registros digitais e físicos da organização e trabalhar com um parceiro inovador e confiável que possa dar suporte às necessidades complexas da organização.
Ao assumir o controle dos registros digitais e físicos, a Access fornece à empresa uma estratégia de gerenciamento de registros ágil, integrada e abrangente para garantir a conformidade com as diversas normas de segurança, privacidade e conformidade exigidas para os escritórios de advocacia.
Com um conjunto de serviços baseados na mais moderna tecnologia disponível e que aproveita os benefícios de tecnologias na nuvem e inteligência artificial para os fluxos de trabalho digitais, arquivos, conteúdos e dados, a Access oferece uma experiência tranquila para capacitar os usuários e fornecer acesso 24 horas por dia aos documentos digitais. Veja como o Portal All Store funciona:
- Solicite coleta, retirada, digitalização, expurgo e destruição de documentos
- Solicite novas cartonagens e lacres para envio de mais arquivos
- Visualize o status de solicitação em tempo real
- Indexe seus arquivos da forma que mais se adéque aos negócios
- Agrupe os arquivos em aplicações separadas por temas: departamento, processos ou centro de custos
- Permita restrição e personalização de acesso por login
- Pesquise e alimente o sistema por upload manual ou via API
- Valide regras documentais
- Conte com dashboards personalizados para maior controle de seu processo
As soluções de gerenciamento de registros digitais e físicos da Access também ajudam as empresas a economizarem nos custos operacionais gerais, reduzir a pegada imobiliária, otimizar a produtividade dos advogados e acelerar o tempo de resposta aos clientes, além de proteger o acesso às informações não importando o local e horário que a solicitação de acesso for realizada.
Como a Access torna a gestão de registros mais eficiente
Quando as organizações do setor jurídico precisam de um parceiro para gerenciar seus registros digitais e físicos, eles procuram alguém que proteja os interesses de seus clientes, permaneça em conformidade com regulamentos federais e estaduais e agilize os processos e procedimentos que garantem a otimização de horários, espaço e orçamentos.
A Access é o parceiro que acelera a transformação digital e diminui custos com espaços físicos e deslocamentos até o escritório. Para isso, oferecemos soluções completas e que atendem a todo o ciclo de gerenciamento de documentos, como:
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