Quais os fatores que estão impulsionando as organizações em direção a soluções de digitalização de documentos? Nesta postagem, exploraremos como a digitalização de arquivos importantes é essencial para a conformidade e para iniciar uma jornada de digitalização de documentos sem extrapolar o orçamento.

Escala — Gaste seu tempo com sabedoria

O primeiro motivo para realizar a digitalização de documentos decorre de uma das dificuldades constantes que as equipes de gerenciamento da informação enfrentam: a incapacidade de se adaptar às necessidades da organização. Frequentemente, as equipes de registros são cobradas a “fazer mais com menos”, por isso, é importante entender como eles gastam seu tempo.

Um trabalhador típico do conhecimento gasta em média 1,8 horas por dia procurando informações. São mais de 9 horas por semana. Imagine ter esse tempo de volta… Pense em tudo que sua equipe poderia realizar. Com todas as responsabilidades de gerenciamento, como perder tanto tempo tentando localizar informações?

E se houvesse uma maneira de encontrar documentos em 30 segundos ou menos?

Pense nisso… Imagine ter todos os documentos críticos para o negócio prontamente disponíveis em um ambiente organizado e estruturado.

Geografia — Onde estão seus documentos

A segunda razão para digitalizar documentos é relevante para organizações geograficamente dispersas, mas isso não se aplica unicamente a trabalhadores remotos. Ser disperso geograficamente pode significar escritórios em diferentes localidades ou até mesmo em diferentes andares de um edifício.

Documentos de RH, por exemplo. Normalmente, a contratação é realizada em um escritório individual onde os documentos são centralizados. Existem alguns desafios nesse processo, um deles é a logística. Como a documentação de uma nova contratação vai do ponto A ao ponto B? Como o profissional de RH acessa esses documentos? Eles guardam cópias? Quantas idas e vindas ocorrem para garantir que os documentos estejam completos e preenchidos corretamente?

Os desafios continuam com a mobilidade dos funcionários, como quando alguém é promovido. Como esses documentos fluem do antigo gerente para o novo gerente? Da mesma forma, se esse funcionário se deslocar entre escritórios, unidades de negócios ou mesmo regiões, como o novo gerente terá acesso às suas informações? O RH está criando vários arquivos para esse indivíduo?

Como o papel é o meio preferido em muitas organizações, essa troca é constante.

E, claro, quando um funcionário se sai mal e o gestor precisa tomar medidas mais urgentes, o problema é ainda mais grave. Considere suas taxas de rotatividade, custos, riscos e a chance de estar fora de conformidade por falta de informações ou arquivos incompletos. Se a organização acabar em um processo judicial, um registro incompleto do funcionário irá prejudicar totalmente o caso.

A digitalização de documentos resolve o problema ao tornar as informações acessíveis de qualquer lugar.

Acesso — Quem pode ver o quê e como isso é possível?

Outro desafio é encontrar um método seguro e eficiente para compartilhar documentos interna e externamente. E os dados mostram que as organizações precisam melhorar como esse fluxo é realizado.

Um relatório recente sobre perda de dados da Egress revelou que 80% dos funcionários usam o e-mail para compartilhar dados e documentos confidenciais. Além disso, o relatório indicou que 83% das organizações sofreram violações de dados causadas por vulnerabilidades no e-mail. Imagine como o compartilhamento de documentos por e-mail pode criar um problema:

• Primeiro, o documento é digitalizado a partir de um dispositivo multifuncional e fica na sua caixa de entrada

• Depois, ele é encaminhado como um documento anexado para quem precisa dele. Agora, existe uma cópia desse anexo na caixa de saída e na caixa de entrada do destinatário.
• Vamos supor que o funcionário exclua essas cópias. Entretanto, ainda existe uma no servidor de e-mail. Além disso, não é possível saber o que o destinatário fez com o documento. Imprimiu? Encaminhou? Esse documento confidencial rapidamente se transformou em várias cópias não seguras.
• O mesmo acontece com os arquivos físicos. O que acontece com as cópias fornecidas ao solicitante? Elas ficam em uma gaveta de arquivo destrancada na mesa do gerente?

A realidade é que esses registros nunca devem sair da sua posse — digital ou fisicamente. É preciso ter acesso a uma auditoria completa de quem os visualizou e quando, e é essencial ser capaz de restringir o acesso apenas para visualização, para nenhuma cópia ser feita ou encaminhada.

Silos — Muitos sistemas para gerenciar ao mesmo tempo?

Sem dúvida você possui soluções tecnológicas que oferecem diversas funções especializadas. Sistemas HRIS, ECM e ERP, por exemplo, servem a diversos propósitos diferentes, geram registros e tendem a atuar como silos de informações. É difícil integrá-los em uma visão única e abrangente das informações confidenciais. É preciso fazer login em cada sistemas, lembrar como funciona e pesquisar o que precisa.

Esses mesmos documentos ou informações podem existir em mais de um sistema, mas ter versões diferentes. Em alguns casos, as pessoas imprimem documentos de um sistema para adicioná-los a outro ou colocá-los em arquivos físicos e, infelizmente, o papel é frequentemente o único mecanismo de integração comum entre todos esses sistemas.

Quando ocorre a digitalização de documentos importantes e seu armazenamento em uma solução de gerenciamento de registros digitais, os silos de informações tornam-se um problema muito menor. Para maximizar a eficiência e segurança, procure uma opção que se integre às suas soluções comerciais atuais.

Confiança — Como saber se os arquivos estão completos

Faça a seguinte pergunta: “quão confiante você está de que todos os registros estão completos?”

Você consegue afirmar com segurança que tem controle total sobre todas as informações confidenciais da empresa? Tem certeza que tudo está atualizado e nenhum está com status de rascunho ou incompleto? Infelizmente, os arquivos não informam quando faltam documentos, e isso só é descoberto quando uma informação é necessária.

E se fosse possível ter certeza que os arquivos estão completos? Com fortes controles de fluxo de trabalho e monitoramento, seu sistema de gerenciamento de documentos deve verificar constantemente os arquivos relevantes, testar a integridade e procurar documentos expirados ou que precisam ser atualizados.

Retenção — Você mantém apenas o que precisa e elimina o que deveria?

Provavelmente, sua empresa tem uma política de retenção de registros, mas muitas organizações consideram sua implementação um desafio. Devido aos silos de informações, registros físicos e e-mail como principais métodos de compartilhamento de informações, quão confiante é possível ser de que a política de retenção implementada está sendo seguida?

Para documentos que contenham informações pessoais (PII), é preciso garantir que os registros sejam mantidos pelo tempo necessário, mas não mais que isso. Por outro lado, seu CFO provavelmente deseja garantir que todos os registros sejam destruídos assim que forem elegíveis para seguir consistentemente as políticas no caso de um documento destruído se tornar um problema legal.

Como o gerenciamento de documentos digitais pode ajudar?

Cada tipo de documento possui um cronograma de retenção específico. Normalmente, o período é acionado por um evento — rescisão de funcionário, vencimento de contrato ou data de pagamento de uma fatura, por exemplo. Quando os documentos estão no papel, eles vão para uma pasta, sendo totalmente inviável monitorar constantemente cada arquivo e limpar os que precisam ser destruídos. Registros com longos períodos de retenção são frequentemente colocados em uma caixa e enviados para armazenamento externo, onde ninguém irá monitorá-los por um bom tempo.

Quando os documentos são digitalizados e mantidos por meio de um sistema de gerenciamento de documentos digitais, a eliminação de documentos pode ser acionada automaticamente de acordo com a política de retenção.

Talvez o mais importante seja que os sistemas de gerenciamento de documentos digitais geralmente incluam um recurso de “retenção legal”. Caso haja uma disputa legal, auditoria ou problema regulatório, é fundamental que o sistema evite que os documentos relacionados sejam destruídos. Com a digitalização de documentos e uma forte solução de governança da informação, os gestores de informação, financeiros e jurídicos alcançam seus objetivos.

Comece com a digitalização de documentos

Cada uma dessas seis razões para a digitalização de documentos está ligada à conformidade. E cabe ao profissional de gerenciamento de documentos a criação de um ambiente adequado para a gestão segura e compatível das informações.

Mudar de um ambiente baseado em papel para documentos digitalizados é um grande avanço. Entretanto, um projeto de digitalização de documentos pode não caber no orçamento. Por isso, aproveitar um serviço de arquivos ativo pode ser a chave para “tornar-se digital” sem despesas incontroláveis.

A digitalizar gradualmente os documentos importantes e, em seguida, armazená-los em um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem, é possível obter conformidade para a organização e manter o controle sobre os dados confidenciais. Entre em contato com nossos especialistas para ter mais informações sobre nossos serviços.

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Da mesma forma que os negócios estão mudando rapidamente, a tecnologia segue pelo mesmo caminho, tornando a transformação digital fundamental para tornar os negócios mais modernos e atender aos anseios de clientes cada vez mais exigentes. 

As etapas, seis no total, começam em “business as usual”, em que a organização está no início da transformação e termina em “inovador e adaptativo”, quando ela está na fase final da transformação, com todos abraçando a mudança. Cada etapa conta com seus desafios e podem incluir fornecedores resistentes às mudanças e funcionários com receio de perderem seus empregos para uma máquina, e o tempo que leva para passar entre fases varia de acordo com a empresa envolvida. 

Etapas da transformação digital 

Cada etapa ajuda as empresas a planejar, implementar e dimensionar as soluções digitais necessárias para impulsionar a inovação no longo prazo. Cada um deles se baseia no anterior e entender como cada uma destas fases auxilia a identificar o nível de comprometimento digital atual da organização e superar os desafios para sua implementação. 

Business as usual 

Este é o ponto de partida da maioria das empresas e refere-se às maneiras tradicionais de fazer negócios, normalmente baseando os fluxos de trabalho em processos manuais e baseados em papel, no uso limitado de tecnologias e resistência a mudanças. 

Apesar nos negócios fluírem, muitas vezes, as lideranças não enxergam como o uso da tecnologia pode torná-los mais eficientes e lucrativos, o que pode, com o tempo, ter um impacto extremamente negativo na saúde financeira da empresa. O exemplo clássico é a Blockbuster, que se recusou a modernizar seu modelo de negócios e perdeu espaço para o streaming. 

Por isso, nesta etapa, as empresas precisam começar a deixar processos de negócios manuais para começar a abraçar a tecnologia e obter um ambiente de trabalho que suporte o crescimento e a eficiência, impactando diretamente na sua produtividade e rentabilidade. 

Presente e ativo 

Neste estágio, o interesse pela transformação digital começa a se destacar e é essencial que as organizações avaliem seu modelo operacional atual para desenvolver uma estratégia de transformação digital. Aqui, é necessário identificar obstáculos que impeçam a produtividade, a inovação e o desempenho e listar os setores que já iniciaram a transição para fluxos de trabalho automatizados e digitais. 

Apesar de alguns setores já terem iniciado a jornada, estes esforços são desorganizados e realizados de formas diferentes, exigindo uma análise completa para unificar ações e adotar uma abordagem única de transformação. 

Formalizado 

A etapa ocorre quando todas as partes interessadas, desde as lideranças até funcionários com níveis mais baixos, abraçam a transformação digital, com diversas iniciativas ocorrendo ao mesmo tempo. Neste momento, é importante monitorar se a própria cultura corporativa não está agindo contra estas iniciativas, já que alguns setores e funcionários podem se sentir desconfortáveis com as mudanças que estão ocorrendo. Da mesma forma, estes pequenos projetos já começam a impactar no relacionamento com fornecedores, que podem não se adaptar às mudanças. 

Para garantir o sucesso nesta fase, as organizações devem identificar os setores mais desenvolvidos digitalmente e começar a fazer mudanças em sua cultura de negócios para envolver a empresa como um todo e seus fornecedores. 

Estratégico 

Nesta etapa, a maioria das lideranças embarcaram na estratégia de transformação digital e a empresa avança com uma abordagem única. A possível resistência às mudanças já foi superada e agora todos estão preparados para entender como a transformação irá impactar no seu dia a dia de trabalho. 

Entretanto, a maioria das empresas ainda não possui o conhecimento necessário para continuar avançado, exigindo a identificação de funcionários com as habilidades necessárias para liderar a estratégia ou buscar apoio em empresas terceirizadas para seguir as tendências de transformação digital e monitorar o desempenho das equipes. 

Convergente 

Agora, a organização vê a transformação digital como algo importante e percebe a necessidade de investir em uma equipe especializada para liderar iniciativas futuras. Processos e fluxos de trabalho já foram digitalizados e a cultura organizacional adotou o novo modelo de negócios para lidar com os benefícios e desafios da transformação digital. O impacto, nesta etapa, já afeta toda a empresa, e não apenas um único setor. 

Toda a estratégia digital está alinhada aos objetivos de negócios e chegou o momento em que a organização pode aproveitar a tecnologia para conquistar vantagens competitivas, impulsionar a inovação e criar mais valor para os clientes, fornecedores e funcionários. 

Inovador e adaptável 

Esta é a fase mais avançada da transformação digital, e as empresas que alcançaram este estágio conseguiram adotar um novo modelo de negócios, facilitando a adoção de novas tecnologias e, principalmente, se adaptando rapidamente a um mundo em constante mudança. 

Assim, as organizações conseguem usar a tecnologia para expandir sua atuação no mercado, aumentar o tempo de lançamento de novos produtos e serviços e oferecer as melhores experiências aos clientes devido ao nível mais elevado de maturidade digital, otimização de processos e inovação contínuas. 

Todos, desde a equipe interna como os fornecedores já estão colhendo os benefícios da transformação digital, permitindo que a organização busque novos caminhos para continuar se destacando frente aos seus concorrentes. 

Como a Access pode te ajudar nesse processo 

Ao levar a sério uma estratégia de transformação digital, a organização consegue preparar seus negócios para o futuro, identificando em qual nível de digitalização está e entendendo o que é necessário fazer para avançar e aprimorar sua estratégia de crescimento. Compreendendo uma destas fases, é possível utilizar a tecnologia para melhorar processos e operações, tornar a experiência do cliente mais completa e conquistar vantagens competitivas. 

A transformação digital começa pela digitalização e governança de dados essenciais, além de um gerenciamento eficiente durante todo o ciclo de vida. Para isso, a Access tem todas as soluções necessárias para garantir que sua estratégia de digitalização seja eficiente e segura. E é aqui que a Access pode ajudar sua empresa. Entre em contato e conheça nossas soluções. 

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De acordo com a norma ISO 13485:2016 4.2.5, voltado para Sistemas de Gestão de Qualidade em saúde, documentos são as informações escritas que fornecem instruções, diretrizes, especificações, políticas e informações. Isso inclui manuais, procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários, políticas, entre outros.

Já os registros, também de acordo com a norma ISO, são as evidências de atividades realizadas ou resultados alcançados. Eles fornecem uma prova documentada sobre os processos executados e se foram realizados da maneira planejada. Podem ser registros de treinamento, relatórios de auditoria, reclamações de clientes, atas de reunião etc. É essencial entender quem criou cada registro, que deve ser nomeado de forma que identifique facilmente a atividade realizada.

Ou seja, o documento, geralmente, pode ser considerado uma ferramenta de comunicação, registrando atividades ou ações. Já o registro fornece evidências sobre transações ou decisões relacionadas a eventos passados. Embora pareçam coisas parecidas, a gestão de registros difere muito da maneira com que os documentos devem ser gerenciados, principalmente em relação às implicações legais e de conformidade que as empresas precisam seguir.

Ambos ajudam as empresas a compartilhar e usar suas informações, permitindo que os funcionários encontrem informações importantes, mas, apesar de muitas vezes se sobreporem, os processos envolvidos são totalmente distintos, com estratégias, informações, fluxos de trabalho e sistemas diferentes.

O que é a gestão de registros

A gestão de registros é voltada para o armazenamento, preservação e destruição de informações histórias, os chamados registros, seguindo requisitos de negócios, regulamentos e normas de conformidade. É um processo que ajuda as empresas a protegerem dados confidenciais e provar que determinadas atividades e transações foram realizadas.

Esses registros variam de acordo com o segmento de atuação da organização, mas são normalmente impostos, recibos de pagamento, contratos, prontuários médicos e informações acadêmicas, entre outros. Esses registros devem ser armazenados para atender às necessidades internas das empresas e normas externas.

Regulamentos como LGPD e Sarbanes-Oxley, lei sancionada pelo Congresso dos Estados Unidos em 2002 para proteger investidores e demais stakeholders dos erros das escriturações contábeis e práticas fraudulentas, após falência da empresa Enron, uma gigante do setor elétrico, por fraudes em seus balancetes, por exemplo, exigem que informações confidenciais sejam armazenadas e mantidas em segurança por determinados períodos, exigindo a adoção de cronogramas de retenção e softwares para garantir a conformidade.

O que é o gerenciamento de documentos

Enquanto a gestão de registros se concentra na organização e manutenção de documentos, o gerenciamento de documentos tem como objetivo simplificar a criação, edição, compartilhamento e armazenamento de documentos pelos usuários.

As soluções de gerenciamento de documentos oferecem recursos para digitalizar documentos físicos, controle de versão, gerenciamento de acesso e trilha de auditoria para aprimorar a colaboração e segurança dos documentos. Assim como a gestão de registros, o gerenciamento de documentos pode ser realizado internamente ou por meio da contratação de um provedor especializado, que será responsável por controlar todas as fases da vida de um documento físico ou digital.

Diferenças entre a gestão de registros e a gerenciamento de documentos

Apesar de a gestão de documentos e do gerenciamento de documentos ajudarem na recuperação e proteção de informações, eles têm algumas diferenças que precisam ser conhecidas:

Metas

O principal objetivo da gestão de registros é alinhar o processo de gestão às políticas internas e regulamentos externos seguidos pela organização. Por exemplo, as empresas podem preservar registros financeiros para, além de atender a normas de conformidade, acompanhar o desempenho dos negócios em um determinado período, identificar tendências de gastos e melhorar a tomada de decisões.

Já o gerenciamento de documentos visa o incremento da eficiência operacional. Esses sistemas armazenam as informações em uma única fonte de verdade, permitindo que os usuários acessem, editem, compartilhem e armazenem informações facilmente.

Tipos de informação

A gestão de registros, como citado acima, lida com informações históricas, que não podem ser editadas ou excluídas. Isso inclui declarações fiscais, relatórios, faturas, dados de clientes, contratos etc.

O gerenciamento de documentos, entretanto, permite a criação, organização e compartilhamento de documentos processados e que não são regulamentados, como minutas de contrato, rascunhos de conteúdos, materiais de treinamento, comunicações internas, entre outros.

Processos

Os processos da gestão de registros ajudam as empresas a atenderem a normas de conformidade e indicam como as informações devem ser armazenadas e excluídas. Esse processo envolve a criação de um cronograma de retenção, a implementação de recursos de segurança e trilhas de auditoria.

Enquanto isso, os processos de gerenciamento de documentos incluem os implementados pela gestão de registros, mas também envolvem recursos de controle de versão, automação de fluxos de trabalho, controle de versões, entre outros.

Sistemas

A gestão de registros e o gerenciamento de documentos estão totalmente interligados, por isso, muitos sistemas de gerenciamento também fornecem recursos para a gestão de registros. Um sistema eficaz permite a implementação da automação para ajudar as empresas a aplicarem políticas de retenção e recursos robustos de segurança cibernética e descarte seguro de documentos.

Já os sistemas de gerenciamento de documentos contam com ferramentas para organizar documentos e armazenar as informações em um repositório central, recursos de controle de versão e automação, além de fornecerem uma solução de gestão de registros integrada.

Como a Access pode ajudar sua empresa?

A Access conta com uma solução de gerenciamento de documentos completa, incluindo a gestão de registros, e que atende às demandas e soluciona os desafios de empresas de diversos segmentos. A solução ajuda sua empresa a reduzir custos com espaço físico, logística de documentos e centraliza todas as informações em um único local, tornando o gerenciamento de documentos mais eficiente.

As soluções Access atendem às necessidades da empresa em todo o ciclo de gerenciamento de documentos e gestão de registros, como:

• Armazenamento de registros físicos e digitais
• Digitalização e indexação de registros
• Recuperação segura de documentos
• Transferência de registros entre provedores
• Destruição e descarte seguro
• Acesso fácil e rápido via portal All Store

Fale com nossos especialistas e entenda por que a Access tem a solução ideal para sua empresa.

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O BPO facilita que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado, ao mesmo tempo em que aproveitam a experiência de fornecedores terceirizados para funções importantes, mas que fogem do core business da empresa, como o armazenamento e gestão de documentos.

Isso é vital para a sobrevivência das empresas em um ambiente empresarial em constante transformação, no qual agilidade e eficiência são fundamentais para se destacar frente a concorrência.

Qual o objetivo da terceirização de processos de negócios (BPO)?

A terceirização de processos de negócios ocorre quando uma empresa contrata um fornecedor especializado para realizar determinadas tarefas não essenciais. O principal objetivo do BPO é liberar o tempo dos funcionários para que se dediquem aos negócios, delegando processos lentos, demorados e rotineiros para o prestador de serviços.

Ao terceirizar esses processos, como digitalização e gestão de documentos, serviços de TI, suporte ao cliente, entre outros, a organização tem acesso a habilidades especializadas que melhoram a eficiência operacional e tornam seus funcionários mais produtivos.

O BPO também permite uma melhor utilização dos recursos internos. Isso reflete em produtos e serviços de maior qualidade e na otimização do desempenho geral da empresa. Além disso, a terceirização de processos de negócios garante maior precisão, agilidade e eficiência na execução dos processos.

Razões para adotar a terceirização de processos de negócios (BPO)

A adoção do BPO está crescendo em empresas de todos os setores, principalmente por agregar uma vantagem competitiva significante no dia a dia das operações. Entretanto, as principais razões para adotar a terceirização de processos de negócios são outras:

Conquistar agilidade

A agilidade empresarial permite que a organização responda mais facilmente a mudanças no mercado e identifique oportunidades de negócios e também diz respeito à capacidade da empresa em se tornar competitiva e tornar seus processos mais eficientes. E a terceirização de processos de negócios torna essa transformação possível.

Gerenciar custos

A terceirização de processos de negócios contribui para reduzir custos indiretos com equipamentos de escritório, alugueis, treinamento, entre outros. Com isso, o BPO se torna uma opção atraente para que o trabalho seja realizado com eficiência ao mesmo tempo em que os custos são melhore gerenciados.

Obter avanços tecnológicos

O BPO permite que as empresas tenham acesso às mais novas tecnologias para tornar os processos mais eficazes. Tecnologias baseadas na nuvem, inteligência artificial e automação oferecem recursos vitais para a otimização das operações, acelerando a geração de KPIs, sem impactar significativamente nos custos das organizações.

Ter acesso a especialistas

Os provedores de BPO são focados no setor que atuam e contam com pessoal especializado e com as habilidades necessárias para realizar determinadas tarefas. Essa experiência garante a eficiência e agilidade na realização de processos ao mesmo tempo em que os custos são reduzidos.

Aumentar a eficiência de processos

Com o acesso facilitado a profissionais com as habilidades necessárias e novas tecnologias, o BPO torna os processos de negócios mais eficientes, cortando custos e aumentando a produtividade. Além disso, a terceirização de processos de negócios permite a alocação de tempo e recursos para tornar o planejamento estratégico e inovação mais efetivos e voltados para atender às necessidades dos clientes.

Conquistar maior escalabilidade e flexibilidade

Muitas empresas enfrentam problemas para expandir suas operações para acompanhar o crescimento dos negócios. O BPO fornece uma solução flexível e escalável para atender às necessidades da empresa, seja para acompanhar esse crescimento ou reduzir os recursos em épocas de retração.

Melhorar a estratégia de negócio

A terceirização de processos de negócios elimina a necessidade de os funcionários lidarem com processos que não têm conexão direta com os negócios. Como não desperdiçam tempo e recursos com esses processos, eles podem direcionar esforços para tarefas mais importantes. Além disso, o BPO contribui para reduzir a carga de trabalho dos funcionários, permitindo que eles se dediquem a tarefas mais importantes.

Reduzir riscos

Como navegar com sucesso por estruturas de conformidade complexas, principalmente quando a empresa resolve avançar para novos mercados? Esse desafio pode ser facilmente enfrentado com o apoio de um parceiro de BPO, que se mantém atualizado em relação aos regulamentos e normas de conformidade que regem o mercado. Dessa forma, a empresa pode operar com tranquilidade por saber que riscos em potencial são mitigados.

Melhorar a segurança e a privacidade de dados

Provedores de BPO priorizam a segurança e privacidade de dados, investindo em tecnologias inovadoras para garantir a proteção de processos e o acesso às ferramentas. Entre os recursos adotados, os provedores empregam criptografia, firewalls, autenticação multifator, auditorias de segurança e ambientes físicos protegidos contra desastres e acesso indevido.

Conheça o BPO em gestão de documentos da Access

A Access é especialista na gestão de documentos físicos e digitais. Por meio de tecnologias de ponta, a solução oferece uma solução completa para a guarda e gestão dos documentos de empresas dos mais diversos setores. Com soluções flexíveis e personalizadas, a Access atende às necessidades e características específicas de cada cliente.

Para isso, oferece 350 mil m³ de área de armazenagem em São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais e Paraná para manter os documentos físicos das empresas em segurança. Também conta com soluções para digitalizar documentos, organizar e armazenar arquivos digitais e físicos e destruir documentos com segurança. Além de garantir acesso às informações por meio do portal All Store, plataforma que fornece um ambiente com recursos projetados para agilizar processos de gestão de documentos.

O portal permite que os usuários importem, classifiquem, pesquisem e armazenem arquivos digitais, garantindo a segurança, agilidade e eficiência para que as informações da empresa estejam à disposição no momento correto. A solução oferece maior segurança na manipulação de documentos sensíveis, facilita o compartilhamento de dados e a troca de informações entre usuários, agilizando processos e tornando o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz.

Conquiste mais segurança, integração e agilidade em seus processos com as soluções Access, que tornam o ciclo de vida da informação mais eficiente. Entre em contato e saiba mais.

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Neste artigo, vamos explorar como três tendências específicas do setor jurídico — gestão de talentos, adoção de novas tecnologias e estratégias imobiliárias — impactaram o setor e repercutiram em várias outras áreas além do direito.

Luta para encontrar novos talentos no setor jurídico

Não há como negar que a realidade do que foi denominado “A Grande Renúncia” — movimento que, durante a pandemia de Covid-19, levou milhares de pessoas, principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, mas também no Brasil, a pedirem demissão em massa de seus empregos — impactou diversos setores da economia, incluindo escritórios de advocacia.

Relatórios de 2021 revelaram um aumento surpreendentemente de 150% nas vagas de empregos no setor jurídico nos Estados Unidos em comparação com os níveis anteriores à pandemia. Embora o mercado tenha se acalmado relativamente desde então, um relatório recente da Thompson Reuters indicou que as empresas ainda lutam para controlar os custos inflados pelos aumentos salariais e tendências de contratação. Com isso, se as empresas não abordarem o problema de frente, estes desafios poderão complicar os planos de crescimento e expansão.

As organizações começaram a se adaptar às dificuldades de aquisição de talentos, concentrando-se menos nos marcadores tradicionais, como a busca por talentos em determinas faculdades, e mais nas realizações e capacidades dos candidatos. O relatório ressalta a importância de maximizar as horas faturáveis e aumentar a eficiência nas empresas. Por isso, a terceirização de processos jurídicos, como a gestão de documentos, apoiada por investimentos em tecnologia, provou ser um caminho frutífero para alcançar esses objetivos.

Investimento contínuo em tecnologia para o setor jurídico

Ernest Hemingway escreveu ser possível ir à falência de duas formas: “gradualmente e de repente”. Adotar a transformação digital no setor jurídico geralmente funciona da mesma forma, seguindo uma trajetória parecida.

As empresas do setor já estavam adotando novas tecnologias para facilitar o trabalho remoto e a colaboração entre funcionários, advogados e clientes muito antes de um “novo normal” iniciar, mas passou a adquirir tecnologias que permitissem uma maior automação de processos e otimizar a eficiência.

Investimentos em soluções baseadas em tecnologia, como as oferecidas pela Access em seu portal All Store, simplificaram os processos, reduzindo significativamente o tempo necessário para localizar documentos, capacitando a equipe para que se concentre em tarefas de mais alto valor.

Essa transformação não só aumentou a produtividade, mas também melhorou a experiência dos clientes, beneficiando, em última análise, os resultados financeiros da empresa em termos de capacidade de reembolso.

Com o isso, as organizações do setor jurídico provavelmente irão diversificar as oportunidades disponíveis, bem como devem fornecer recursos de colaboração e suporte adicionais de que os advogados precisam para desempenhar bem o seu trabalho, não importando o local em que estiverem.

Mudanças na dinâmica imobiliária

Pesquisas indicam que o futuro do trabalho provavelmente será híbrido, com apenas um pequeno número de empresas optando por configurações totalmente remotas ou presenciais. Uma análise da American Bar Association mostra que a maioria dos locais de trabalho — 87% — permite que os profissionais do setor jurídico trabalhem remotamente, enquanto apenas 30% o fazem quase o tempo todo.

À medida que as preferências pelo trabalho remoto aumentaram entre os advogados, o setor jurídico prevê uma diminuição do tempo gasto em escritórios e as estratégias de utilização do espaço para acomodar modelos de trabalho híbridos e reduzir custos indiretos.

As estratégias de investimento imobiliário andam de mãos dadas com os investimentos em tecnologia e talentos. Apoiar uma força de trabalho reduzida ou distribuída irá demonstrar como as empresas planejam gastar os seus orçamentos. Afinal, uma sala de arquivos ativa é um uso caro para um imóvel se for utilizada apenas para armazenar papéis, em vez de gerar receita como faria se o espaço fosse utilizado para um advogado.

Capitalizando com tendências que se cruzam

Os escritórios de advocacia estão se preparando para aproveitar a interconexão dessas tendências e seus benefícios. Seja para resolver a escassez de talentos, adaptar-se a modelos de trabalho híbridos ou otimizar investimentos imobiliários, a tecnologia desempenha um papel fundamental.

Por exemplo, se uma empresa sofre de escassez de pessoal, a decisão mais inteligente é investir em tecnologias que apoiem a contratação de funcionários em qualquer lugar, para que o conjunto de talentos se torne exponencialmente maior, ao mesmo tempo em que torna a equipe existente mais eficiente. Dessa forma, é possível recuperar o investimento alterando a disposição do escritório para maximizar a utilização do espaço que possui e até considerar a redução do tamanho do escritório.

Com isso, se a empresa está pensando em avançar para um modelo híbrido de trabalho com uma equipe jurídica distribuída, a tecnologia é peça fundamental para fornecer os recursos para que os funcionários possam colaborar com eficiência. Documentos de casos ativos armazenados em uma sala de arquivos do escritório não ajudam um funcionário que esteja do outro lado do país.

Concluindo, o cenário em evolução apresenta desafios e oportunidades para o setor jurídico. O sucesso sustentado exige uma necessidade de adotar abordagens inovadoras para a prestação de serviços jurídicos em um mercado que já não recompensa muitas das formas tradicionais de fazer determinadas coisas. Ao abraçar os avanços tecnológicos e reimaginar as práticas tradicionais, as empresas podem se posicionar para alcançar o sucesso neste “novo normal”.

A Access é a parceira que acelera a transformação digital no setor jurídico, reduzindo os custos com espaços físicos e a necessidade de deslocamentos até o escritório para ter acesso a documentos importantes para os processos. Para isso, oferece soluções completas que atendem todo o ciclo do gerenciamento de documentos.

Continue a aprender estratégias para enfrentar esses desafios por meio de práticas eficazes de gerenciamento de registros e informações. Baixe nosso e-book e saiba como a Access pode ajudar sua empresa a tornar seus processos mais eficientes e eficazes. Entre em contato e conheça nossas soluções.

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Não importa se os documentos sejam físicos ou digitais, mantê-los organizados, em segurança e acessíveis é fundamental para tornar o fluxo de trabalho mais produtivo e ágil, mas como fazer isso sem prejudicar a operação ou a eficiência das equipes?

É aí que um sistema de gerenciamento de documentos mostra sua importância, pois facilita a pesquisa e recuperação de informações no momento em que elas são necessárias.

Razões para implementar um sistema de gerenciamento de documentos

Atualmente, muitas empresas estão optando por armazenar seus documentos físicos externamente, enquanto os arquivos digitais são enviados para a nuvem. Isso reduz a possibilidade de ocorrer violações de segurança, como um usuário não autorizado acessando informações indevidamente.

Além disso, há alguns fatores que contribuem para a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos, como a utilização de sistemas diferentes para armazenar e gerenciar documentos em cada setor da empresa, bancos de dados desorganizados e até mesmo a insatisfação das equipes com os sistemas de armazenamento utilizados e a proliferação de silos de dados.

Resolver esses problemas só é possível com um sistema de gerenciamento de documentos que torne o controle do ciclo de vida das informações mais eficiente, desde a criação e retenção até sua destruição. Esse sistema permite a criação de uma estrutura que torne o fluxo das informações por toda a organização mais simples, permitindo que equipes compartilhem dados mais facilmente, o que também contribua para aumentar a produtividade.

Apesar de ser possível implementar um sistema de gerenciamento de documentos no local, um sistema baseado na nuvem, como o Portal All Store, permite que os documentos digitalizados da empresa sejam armazenados na nuvem e acessados facilmente pelo sistema. Isso oferece maior agilidade no acesso a informações importantes e uma significativa redução nos custos de armazenamento, além de garantir a escalabilidade e flexibilidade exigidas por um negócio em crescimento.

Benefícios do sistema de gerenciamento de documentos

O portal All Store fornece uma solução completa para o gerenciamento de documentos, fornecendo diversos recursos para agilizar os processos de negócios. Pelo portal, é possível importar, classificar, pesquisar e armazenar arquivos digitais, adicionar anotações, índices de texto e processar documentos automaticamente. Mas não apenas isso:

Organização de documentos

No portal All Store, a gestão e armazenamento de documentos são mais simples, tornando a organização de informações e recuperação mais fácil e ágil.

Aprimoramento da colaboração

Com acesso fácil de qualquer lugar, os usuários podem colaborar em tempo real, realizando edições, compartilhando informações e monitorando alterações facilmente.

Redução do uso de papel

Com a substituição do uso de documentos em papel, os processos se tornam mais eficientes, contribuindo para um ROI mais rápido, melhor organização das informações e proteção ao meio ambiente.

Segurança aprimorada

O portal All Store fornece recursos de criptografia, autenticação, controles de acesso e a indexação de informações em um banco de dados monitorado e protegido contra possíveis ataques e vulnerabilidades.

Controle de versão

Como permite registrar o que cada usuário fez com os documentos, o portal All Store garante acesso sempre à versão mais atualizada dos arquivos.

Redução de perdas

Um sistema de gerenciamento de documentos reduz problemas relacionados ao manuseio de documentos em papel, que pode significar perda, extravios ou problemas de conformidade que podem impactar nos negócios.

Automação de processos

Pesquisar e recuperar informações em documentos físicos é uma tarefa cansativa e demorada. Um sistema de gerenciamento de documentos torna esses processos automáticos, melhorando a eficiência e precisão dos processos.

Integração facilitada

O portal All Store é facilmente integrado aos demais sistemas em uso pela empresa, tornando a experiência do usuário aprimorada e os fluxos de trabalho mais precisos.

Interface amigável

O portal All Store oferece a melhor experiência possível ao usuário. Com uma interface amigável e intuitiva, o ciclo de aprendizado é reduzido, permitindo que os usuários tenham acesso às informações que precisam facilmente.

Escalabilidade e flexibilidade

A Access oferece uma solução de gerenciamento de documentos escalável e flexível e que se adapta rapidamente aos requisitos dos negócios da empresa, atendendo a mudanças no fluxo de documentos e reduzindo o impacto no desempenho da operação.

Por que utilizar o sistema de gerenciamento de documentos da Access

Mais que um simples “storage”, o portal All Store torna o gerenciamento de documentos da empresa mais seguro, ágil e eficiente. Com ele, os usuários podem solicitar serviços e acessar relatórios com os controles necessários para transformar a produtividade e a agilidade da operação.

Com o portal All Store é possível:

• Solicitar coleta, retirada, digitalização, expurgo e destruição de documentos
• Solicitar novas cartonagens e lacres para o envio de arquivos
• Visualizar o status de solicitações em tempo real
• Indexar arquivos de acordo com as necessidades dos negócios
• Agrupar arquivos por temas, como setores, processos ou centro de custos
• Permitir a personalização e restrição de acesso
• Pesquisar e alimentar o sistema via upload manual ou APIs
• Validar regras documentais
• Contar com Dashboards personalizados para controlar processos com eficiência
• Garantir a movimentação de documentos com segurança
• Tornar o fluxo de trabalho mais ágil e eficaz

A Access procura contribuir com o sucesso do seu negócio, fornecendo um sistema customizado para atender aos requisitos de cada cliente e às normas de conformidade do segmento de atuação.

Os servidores da Access possuem certificados de segurança que garantem que as informações trafeguem criptografadas. Além disso, conta com um storage de última geração que replica as informações automaticamente para uma unidade de contingência equipada com no-breaks’s e geradores que garantem a continuidade do processamento no caso de algum incidente.

Com a Access, sua empresa não precisa se preocupar com investimentos para manter uma estrutura física, hardware e servidores para armazenar seus documentos.  Todos os dados, imagens digitalizadas e arquivos digitais são armazenados com segurança e disponibilizados pelo portal All Store. Entre em contato e conheça nossa solução.

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Como o armazenamento desses papéis exige uma grande quantidade de espaço, incluindo recursos de segurança e práticas para a destruição segura, a digitalização de documentos oferece uma solução prática e relativamente barata para superar esses desafios, além de garantir o embarque da empresa na jornada da transformação digital.

Além disso, com a crescente preocupação com a segurança da informação e da necessidade de se adequar rapidamente às mais diversas regulamentações, a digitalização permite gerenciar o ciclo de vida dos documentos com maior eficiência e eficácia.

Entendendo a digitalização de documentos

Resumidamente, a digitalização de documentos consiste na conversão de documentos físicos em arquivos digitais. Com isso, os usuários têm acesso a cópias eletrônicas desses documentos, tornando o gerenciamento, armazenamento e recuperação mais fácil e rápido.

Além da clara conveniência que a digitalização proporciona, o processo também desempenha um importante papel para garantir a segurança dos dados da empresa, reduzindo possíveis riscos inerentes ao gerenciamento de documentos físicos. Documentos em papel podem ser perdidos, danificados ou roubados. Já as cópias digitais são protegidas por recursos robustos de segurança, como criptografia, controles de acesso, trilhas de auditoria e outras ferramentas voltadas à proteção de dados. Isso reduz as chances de as informações da empresa serem acessadas por pessoas não autorizadas ou sejam impactadas por uma violação de dados.

Benefícios da digitalização de documentos

Mas ainda há outros benefícios que vão além da facilidade de recuperação e melhorias na segurança da informação, como:

Redução do espaço de armazenamento

A digitalização de documentos reduz a necessidade de manter uma montanha de papéis armazenada na empresa, e isso se mostra ainda mais evidente no caso de uma organização de grande porte, afinal, quanto maior os negócios, mais documentos serão gerados e maior será o espaço para guardá-los. Sem esquecer que todo esse espaço precisa ser protegido por fechaduras inteligentes, câmeras de segurança, sensores de incêndio, alarmes, entre outros dispositivos. A digitalização pode reduzir, e em alguns casos eliminar, a necessidade de armazenamento físico dos documentos.

Otimização do tempo

Encontrar informações em uma pilha de documentos em papel é um processo lento, estressante e muitas vezes frustrante, já que nem sempre é possível encontrar a informação necessária para o trabalho. Além disso, o armazenamento físico pode colocar esses documentos em risco, afinal, qualquer pessoa pode ter acesso a eles. A digitalização de documentos, quando bem-feita, permite que as informações sejam devidamente organizadas e indexadas para tornar a pesquisa e a recuperação mais rápida, garantindo que o documento seja mantido em segurança antes, durante e após ser acessado.

Rastreamento de acesso

O gerenciamento de documentos físicos também é prejudicado no rastreamento da movimentação de cada documento quando em uso. Por exemplo, um funcionário pode facilmente acessar um documento confidencial e fazer uma cópia sem autorização, comprometendo essas informações. Com a digitalização de documentos, apenas usuários autorizados terão acesso às informações de que precisam para realizarem seu trabalho. Além disso, uma trilha de auditoria é gerada detalhando tudo o que foi feito com esse documento — leitura, edição, cópia, compartilhamento, exclusão etc.

Como aprimorar a segurança da informação?

A digitalização de documentos é apenas um passo para tornar as informações da empresa protegidas. Como citado acima, há outros recursos que devem ser implementados para garantir a segurança completa das informações:

Criptografia

No momento que os documentos são digitalizados e enviados para o armazenamento, eles devem ser criptografados para que seu conteúdo seja mantido em segurança. Isso garante que apenas usuários autorizados tenham acesso a essas informações e, no caso de um vazamento, o criminoso não consiga decifrar os dados sem a chave de criptografia necessária.

Acesso controlado

Há diversos recursos disponíveis para gerenciar o acesso aos documentos com eficiência. As informações podem receber controles que permitam que apenas determinados usuários possam visualizá-las, editá-las ou excluí-las. Por exemplo, a equipe de RH não precisa ter acesso aos documentos da área fiscal. Isso torna a prevenção contra vazamentos e acesso não autorizado mais efetiva.

Trilhas de auditoria

Todos os documentos digitalizados permitem um registro de quem os acessou, quando isso foi realizado e o que foi feito com o documento. Essa trilha é fundamental para rastrear atividades não autorizadas e suspeitas.

Recuperação de desastres

Documentos digitais são mantidos em servidores seguros no local ou na nuvem, fornecendo recursos eficazes para sua recuperação no caso de algum incidente. Com a implementação de um processo regular de backup, as informações são recuperadas rapidamente, quase sem impactar na operação diária.

Conformidade regulatória

Leis como a LGPD e GDPR são cada vez mais comuns. Além disso, há diversas normas de conformidade específicas para cada setor de atuação que precisam ser cumpridas para evitar penalidades, multas e ações judiciais. A digitalização de documentos ajuda as empresas a reter seus documentos no período correto, rastrear e gerenciar dados para auditorias e garantir a privacidade das informações.

O que procurar em um serviço de digitalização de documentos?

O processo de digitalização de documentos também precisa ser realizado de acordo com as melhores práticas. Por exemplo, é possível remover determinadas informações durante a digitalização, impossibilitando que usuários não autorizados as leiam. Um scanner pode ser configurado para operar apenas em determinados locais, excluindo dados assim que forem enviados para seu destino. Outros recursos envolvem a automação da captura das informações. Por meio do reconhecimento óptico de caracteres (OCR), a máquina entende o que está escrito e indexa as informações automaticamente, sem a necessidade de que um operador humano tenha acesso aos dados.

Ao escolher um serviço de digitalização de documentos, é preciso ter certeza de que a empresa está preparada para atender aos requisitos da organização e trate as informações com o cuidado e sigilo necessários para garantir sua proteção durante todo o ciclo de vida.

Os centros de imagens da Access contam com profissionais qualificados e preparados para lidar com uma alta demanda de digitalização de documentos. O serviço conta com certificação CDIA+ e scanners de última geração para transformar suas informações em papel, microfilme e microficha em arquivos digitais que são facilmente acessados pelo portal All Store. Entre em contato e conheça nossa solução.

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A crescente prevalência de conteúdo digital, incluindo e-mails, mídias sociais, mensagens de texto e comunicações internas, acrescenta uma maior complexidade ao armazenamento e ao acesso a arquivos quando necessário. Além disso, o fluxo de registros físicos exige a adoção de um gerenciamento abrangente ao longo de todo o ciclo de vida das informações — desde a digitalização e indexação, passando pelo armazenamento e cronograma de destruição.

Embora nem todos os documentos em papel sejam essenciais para as operações diárias, pode ser necessário mantê-los para cumprir normas legais ou outros requisitos regulamentares. E é aqui que o arquivamento digital se torna cada vez mais crucial para as organizações. Continue lendo nosso artigo para explorar a importância do arquivamento digital e como as organizações o adotam para promover acessibilidade, conformidade e preservação.

Por que o arquivamento digital é importante?

No cenário digital atual, no qual a informação é vulnerável à perda ou à falta de acesso, o arquivamento digital eficaz se torna crucial para garantir a integridade e facilidade de recuperação das informações. Além disso, dada a ênfase crescente na segurança e na conformidade, as organizações devem manter um inventário de dados abrangente. Isso significa que elas precisam entender quais registros possuem, a localização dessas informações, o formato e se existem duplicatas. Com o arquivamento digital, elas podem ter a certeza de que os arquivos essenciais serão preservados e poderão ser recuperados a qualquer momento.

Aqui estão algumas das vantagens do arquivamento digital:

• Elimina a necessidade de espaço de armazenamento físico e os custos associados à manutenção e gestão de registros em papel
• Melhora a acessibilidade e garante que as organizações possam aceder e utilizar os seus registros e as informações históricas, que os documentos estejam disponíveis em qualquer dispositivo em todo o mundo e que possam ser recuperados rapidamente
• Protege documentos e informações históricas contra deterioração, perda ou roubo
• Aborda questões de segurança, fornecendo acesso controlado a dados confidenciais e garantindo que o conteúdo esteja em conformidade com os padrões legais e regulamentações do setor

Quem está arquivando e por quê?

O arquivamento digital está se tornando cada vez mais importante à medida que o volume de conteúdo digital continua a crescer exponencialmente, criando um número assustador de arquivos que exigem organização, armazenamento e recuperação imediata. Desde museus a empresa globais e agências governamentais, o arquivamento digital é utilizado pelos mais diversos setores sendo impulsionado por diferentes fatores, incluindo a abordagem de ameaças à segurança, a garantia de acessibilidade global de documentos e registros, o aumento da eficiência operacional, entre muitos outros.

Museus

Graças ao arquivamento digital, é possível visitar alguns dos melhores museus do mundo sem precisar sair de casa. Do Louvre ao Museu Britânico, instituições pelo planeta estão adotando práticas de arquivamento digital para proteger documentos e peças contra roubo e perda potencial, ao mesmo tempo em que facilitam a visualização on-line.

Depois de perder mais de 1500 peças de seu acervo, o Museu Britânico anunciou planos de digitalizar toda sua coleção permanente, totalizando mais de oito milhões de peças. O projeto exigirá documentação e upload de mais de 2,4 milhões de registros e deve levar mais de cinco anos para ser concluído. O Louvre também digitalizou 482 mil obras de arte em seu banco de dados de coleções.

Corporações multinacionais

As grandes organizações utilizam o arquivamento digital para melhorar a eficiência e a colaboração, garantindo que o conteúdo esteja prontamente disponível em toda a empresa, preservando ao mesmo tempo seu histórico.

Por exemplo, a Coca-Cola tornou-se a primeira empresa não relacionada com os meios de comunicação a aproveitar o arquivamento digital para contar com um recurso poderoso para gerir um século de ícones de marketing corporativo e publicidade. Essa biblioteca de ativos permite que os funcionários acessem e usem facilmente o material para projetos futuros e tragam de volta à vida ícones nostálgicos de marketing da empresa.

Organizações de saúde

As organizações de saúde têm um volume significativo de registros para gerir e uma grande urgência pela utilização de soluções integradas que permitam o acesso rápido e seguro a informações físicas e digitais armazenadas.

Na área de saúde, serviços de arquivamento digital (recentemente adquiridos pela Access) melhoram a eficiência, a segurança e a acessibilidade dos registros dos pacientes, permitindo às organizações do setor prestar cuidados de maior qualidade, ao mesmo tempo em que reduzem os custos operacionais e mitigam possíveis riscos.

Agências governamentais

As agências governamentais utilizam o arquivamento digital para fortalecer a democracia nacional por meio do acesso público a registros e informações governamentais de alto valor.

O acervo arquivístico da Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA), nos Estados Unidos, por exemplo, inclui mais de 12 bilhões de páginas de documentos únicos. No Brasil, o acervo digital da Biblioteca Nacional dá acesso a milhares de documentos cartográficos, iconográficos, manuscritos, músicas, arquivos sonoros, obras gerais e raras, periódicos, obras de referência e coleções, totalizando cerca de 9 bilhões de itens.

Para lidar com um número significativo de peças, essas instituições focam na acessibilidade e no fornecimento de acesso público aos materiais de arquivo mais importantes. Além disso, procuram incentivar instituições privadas e outras organizações a reutilizarem o seu acervo digital de maneiras novas e criativas.

Como a Access pode te ajudar?

Com a abundância de conteúdo sendo gerado atualmente pelas empresas, tanto em formato digital como físico, surge a questão de como reter e gerenciar adequadamente os dados para maximizar a eficiência, a colaboração, a acessibilidade e a conformidade por todos os setores.

À medida que a tecnologia avança e aumenta o desejo por conteúdo digital, as organizações precisam implementar um processo de gerenciamento de registros que inclua o arquivamento digital. Esse processo oferece às empresas, de todos os setores e tamanhos, a capacidade de organizar e reter conteúdo digital a longo prazo. E, talvez, o mais importante, permite ampla acessibilidade e aborda requisitos de segurança, incluindo questões de não conformidade, roubo e violações de dados.

Para saber mais sobre a importância do arquivamento digital e sua relação com o gerenciamento de registros e retenção de dados, entre em contato com nossos especialistas e saiba como a Access pode ajudar nessa jornada.

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Neste artigo, explicaremos como as soluções de gestão de registros digitais e físicos ajudam as organizações a superar esses desafios, elevando a produtividade e a lucratividade.

Obstáculos contínuos enfrentados pelos escritórios de advocacia

Práticas simplificadas para o gerenciamento de registros digitais e físicos em um escritório de advocacia são essenciais para manter a confiança do cliente, melhorar a produtividade do advogado, cumprir obrigações legais e minimizar o risco de responsabilidade.

Aqui estão alguns dos desafios de gestão de registros digitais e físicos que as empresas do setor enfrentam atualmente:

Necessidade de acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana

O acesso em tempo real à informação é crucial para os escritórios de advocacia. Quer ele seja um escritório global ou local, não é possível confiar em um único repositório para as informações, especialmente com a força de trabalho trabalhando de forma híbrida. As empresas, então, precisam ser capazes de fornecer acesso às informações a qualquer hora, em qualquer lugar, e entregar as informações aos clientes o mais rapidamente possível e de forma segura.

Medidas rigorosas de segurança

Regras de modelo de conduta profissional declaram que “um advogado não deve revelar informações relacionadas à representação de um cliente, a menos que esse cliente dê consentimento para isso” e “um advogado deve fazer esforços razoáveis para evitar a divulgação inadvertida ou não autorizada de informações relacionadas à representação de um cliente”.

Como lidam com informações altamente sensíveis e confidenciais, cada arquivo precisa ser mantido protegido e em segurança — seja ele entregue de forma eletrônica ou a partir do armazenamento físico. As empresas devem ter relatórios de cadeia de custódia, para que as informações dos clientes sejam visualizadas apenas por aqueles que têm privilégios de acesso.

Crescimento do uso de registros eletrônicos e conformidade

A quantidade de dados nos sistemas de um escritório de advocacia está crescendo exponencialmente, além do fato de os registros físicos terem permanecido constantes. Embora os tribunais estejam adotando os registros digitais, ainda existe a necessidade de as empresas reterem documentos em papel, tornando o processo de gestão de registros mais complexo.

Como resultado, as organizações precisam adotar uma abordagem extremamente vigilante em relação às diretrizes de retenção, garantindo a conformidade com os regulamentos de privacidade ao longo de todo o ciclo de vida da informação, abrangendo registros digitais, registros físicos ou digitalizados.

Garantir a conformidade não é apenas uma opção para os escritórios de advocacia, é imperativo.

Limitações da digitalização em grande escala

O grande debate continua, registros digitais contra registros físicos. Embora a digitalização de registros seja benéfica, não é uma solução única para todas as empresas. Aqui estão algumas razões sobre isso:

• Preocupações de segurança
  Os sistemas de armazenamento de registros digitais podem ser vulneráveis a hackers e ataques cibernéticos, especialmente quando esses sistemas estão desatualizados ou não são mais suportados.
• Dependência tecnológica
  A dependência excessiva de sistemas digitais pode ser problemática durante cortes de energia ou falhas no sistema.
• Custo e complexidade
  A implementação de um sistema totalmente digital pode ser dispendiosa e complexa, especialmente para grandes empresas e as que contam com registros extensos.

Solução para superar os desafios de gerenciamento de registros digitais e físicos

Chegou a hora de assumir o controle dos desafios de gerenciamento de registros digitais e físicos da organização e trabalhar com um parceiro inovador e confiável que possa dar suporte às necessidades complexas da organização.

Ao assumir o controle dos registros digitais e físicos, a Access fornece à empresa uma estratégia de gerenciamento de registros ágil, integrada e abrangente para garantir a conformidade com as diversas normas de segurança, privacidade e conformidade exigidas para os escritórios de advocacia.

Com um conjunto de serviços baseados na mais moderna tecnologia disponível e que aproveita os benefícios de tecnologias na nuvem e inteligência artificial para os fluxos de trabalho digitais, arquivos, conteúdos e dados, a Access oferece uma experiência tranquila para capacitar os usuários e fornecer acesso 24 horas por dia aos documentos digitais. Veja como o Portal All Store funciona:

• Solicite coleta, retirada, digitalização, expurgo e destruição de documentos
• Solicite novas cartonagens e lacres para envio de mais arquivos
• Visualize o status de solicitação em tempo real
• Indexe seus arquivos da forma que mais se adéque aos negócios
• Agrupe os arquivos em aplicações separadas por temas: departamento, processos ou centro de custos
• Permita restrição e personalização de acesso por login
• Pesquise e alimente o sistema por upload manual ou via API
• Valide regras documentais
• Conte com dashboards personalizados para maior controle de seu processo

As soluções de gerenciamento de registros digitais e físicos da Access também ajudam as empresas a economizarem nos custos operacionais gerais, reduzir a pegada imobiliária, otimizar a produtividade dos advogados e acelerar o tempo de resposta aos clientes, além de proteger o acesso às informações não importando o local e horário que a solicitação de acesso for realizada.

Como a Access torna a gestão de registros mais eficiente

Quando as organizações do setor jurídico precisam de um parceiro para gerenciar seus registros digitais e físicos, eles procuram alguém que proteja os interesses de seus clientes, permaneça em conformidade com regulamentos federais e estaduais e agilize os processos e procedimentos que garantem a otimização de horários, espaço e orçamentos.

A Access é o parceiro que acelera a transformação digital e diminui custos com espaços físicos e deslocamentos até o escritório. Para isso, oferecemos soluções completas e que atendem a todo o ciclo de gerenciamento de documentos, como:

• Armazenamento de registros digitais e físicos
• Digitalização e indexação de registros
• Recuperação segura de documentos legais
• Transferências de registros entre provedores
• Destruição e descarte de registros

Entre em contato e entenda como a Access pode tornar a gestão de registros digitais e físicos da sua empresa mais eficiente.

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Relatório da McKinsey demonstra que os funcionários passam cerca de 1,8 horas por dia, ou 9,3 horas por semana, em média, pesquisando documentos e buscando informações. Resumindo esse dilema: uma empresa contrata cinco funcionários, mas é como se apenas quatro aparecessem para trabalhar enquanto o quinto está “perdido” buscando documentos, mas sem contribuir com nenhum valor para os negócios.

Seja lidando com documentos em papel, arquivos digitais ou multimídia, muitos recursos são desperdiçados diariamente com o gerenciamento de documentos inadequado de grandes quantidades de dados, resultando em uma desordem caótica. Se um arquivo não pode ser encontrado quando necessário, qual é o sentido de tê-lo? E quão importante poderia ser esse documento se não houvesse razão para a forma que ele é armazenado?

Se a equipe de gerenciamento de documentos não quer viver nesse clima de “passei por essa situação outras vezes”, então é hora de estabelecer fluxos de trabalho mais eficientes para gerenciar informações por toda a organização. A equipe da Access listou algumas práticas que tornam esse processo mais efetivo.

Quebrar o padrão com indexação de metadados

As informações atualmente estão crescendo de forma exponencialmente rápida e é impossível procurar arquivos manualmente na mesma velocidade que o conteúdo é gerado. Em um webinar recente, Greg Grospitch, consulto sênior da Access, explicou que “todos os anos não crescemos [em quantidade de informações] baseado em um fator limpo de C. É um crescimento exponencial a cada ano. E, em algum momento, a infraestrutura e o planejamento serão demais para as empresas realmente abraçarem”.

A sociedade atual se caracteriza pela forte dependência do acesso rápido e preciso a grandes quantidades de dados. Para atender a essa demanda de recuperação rápida de informações, as organizações devem implementar uma estratégia completa de gerenciamento de registros que inclua a indexação de metadados.

Assim como os arquivos em papel bem gerenciados são armazenados sistematicamente por meio de categorias úteis para a recuperação futura — como nome do cliente, ano, número de identificação do funcionário etc. — os arquivos eletrônicos também precisam adotar uma abordagem semelhante com indexação estruturada e hierárquica de metadados.

Os metadados categorizam e resumem as informações essenciais nos arquivos, e a indexação funciona lado a lado, capturando os metadados relevantes durante as pesquisas, eliminando a necessidade de o usuário realizar buscas extensas.

Imagine navegar por uma cidade sem mapa ou sinalização de rua enquanto procura um restaurante específico. É assim que funciona uma pesquisa de documentos sem metadados. O progresso é lento e chegar ao seu destino torna-se incerto.

Um esquema de indexação de metadados bem construído será eficaz em qualquer ambiente porque ele contém as informações críticas necessárias para realizar uma pesquisa bem-sucedida e uma recuperação rápida dos documentos.

Encontrar um parceiro de gerenciamento de documentos respeitável é a solução

Agora que a importância dos metadados foi compreendida, talvez o próximo ponto a ser analisado seja a possível falta de recursos disponíveis para começar a aplicar a prática nos documentos da empresa. A digitalização de arquivos e a indexação são demoradas, portanto, a parceria com um fornecedor pode ser a solução necessária para implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos eficaz e ter acesso à solução necessária para reduzir as ineficiências do fluxo de trabalho.

Ao aproveitar os mais recentes avanços tecnológicos para identificar e classificar tipos de registros e metadados, a Access garante que seus documentos sejam armazenados e digitalizados de uma forma que priorize a acessibilidade e a capacidade de pesquisa de dados. Portanto, no lugar de pesquisar um documento em vários locais, com o Portal All Store basta solicitá-lo diretamente na plataforma que a Access entregará o arquivo rapidamente.

Quanto mais cedo a estratégia de gerenciamento de documentos e a implementação da indexação de metadados começar, mais rapidamente os usuários conseguirão acessar documentos importantes para apoiar suas operações diárias, possibilitando uma rápida transformação em direção de um modelo que prioriza o digital.

Porque implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos

Não espere muito tempo para implementar uma estratégia de gerenciamento de documentos. A jornada de uma organização com desafios de informação para uma organização com poder de informação é semelhante a libertar-se do cenário de déjà vu constante.

Trata-se de passar por ciclos repetitivos e improdutivos para um fluxo de trabalho simplificado, eficiente e estrategicamente focado. A solução de gerenciamento de documentos e o Portal All Store da Access se destacam por serem ferramentas que abordam os desafios imediatos do gerenciamento de documentos e informações, abrindo o caminho para a transformação digital e o sucesso comercial de longo prazo. O que se mostra uma vantagem para todos os envolvidos.

Mas por que a Access?

A Access atende aos mais rigorosos requisitos de gerenciamento de documentos com qualidade, eficiência e segurança. Por meio de um sistema customizado e que garante processos mais ágeis, transparentes e em total conformidade com normas e regulações como a LGPD, atendemos a todos os segmentos com a mesma qualidade e eficiência e atendendo aos requisitos e regras de negócio de cada cliente.

A Access é a parceira ideal para acelerar a transformação digital na organização, contribuindo para reduzir custos com espaços físicos para o armazenamento de documentos e tornando o acesso às informações mais fácil, ágil e seguro por meio do portal All Store. Com soluções completas, conseguimos atender todo o ciclo de gerenciamento de documentos na sua empresa.

Garanta a personalização de sua estratégia de gerenciamento de documentos e descubra como a Access pode ajudar o seu negócio na implantação de uma estratégia de gerenciamento de documentos que garanta a privacidade dos dados corporativos e pessoais com total aderência à LGPD. Entre em contato e saiba mais.

Aproveite também para saber mais sobre o papel da digitalização e tecnologias inovadoras na melhoria da acessibilidade e capacidade de pesquisa de conteúdo, assista ao webinar sob demanda Navigating the Strategic Imperativs of Information Management (Apresentado como AIIM), com Greg Grospith e Mike Discenzo, respectivamente consultor sênior e diretor sênior de marketing de produto da Access.

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