Les TMC cherchaient à mettre en œuvre un programme de gouvernance de l’information hautement structuré, comme prévu par le service de gestion des informations. Cette approche rigoureuse a été nécessaire afin de répondre au degré élevé de complexité et aux défis associés à l’amélioration du programme de dossiers de longue date des TMC. Les occasions d’amélioration sous-jacentes comprenaient la résolution du manque de connaissances et de structure concernant les boîtes, les dossiers et leur contenu, dans plusieurs services. Ce défi a limité la capacité d’éliminer de façon défendable les informations et a créé des obstacles quant à la capacité de produire des dossiers en temps opportun. Les tableaux ont été extraits manuellement, ce qui a été ajouté aux frais généraux.

En outre, avec la transition de l’industrie des soins de santé vers les dossiers médicaux électroniques, un important sous-ensemble de ces dossiers de patients a dû être converti en format électronique.

La solution

En raison de sa maitrise de la conception et de l’approche Access était un partenaire disposé et compétent pour résoudre les complexités et les besoins en ressources nécessaires à la mise en œuvre de la nouvelle politique de gestion des informations. Il s’agissait notamment d’indexer et de cataloguer des milliers de boîtes existantes dans plusieurs installations et chez plusieurs fournisseurs. La détermination des dossiers pouvant être éliminés et déchiquetés a créé un modèle stable et durable pour les ajouts futurs de dossiers. Le volume de fichiers physiques et l’évolution rapide de l’environnement des soins de santé offraient une occasion unique de travailler avec les solutions de gestion des documents d’Access, y compris la numérisation, l’entreposage des dossiers et la destruction sécurisée.

TMC et Access ont développé une solution créative qui répondait aux exigences opérationnelles et budgétaires de TMC et qui a créé de la valeur à long terme. C’est dans le cadre de ce partenariat qu’Access a pu se distinguer des autres options sur le marché et solidifier les bases d’une excellente relation.

Nous avions besoin d’un partenaire qui connaissait et comprenait notre engagement envers la communauté et qui était prêt à travailler avec nous, financièrement. Access est rapidement devenu notre ressource unique pour répondre à tous nos besoins en matière de gestion des informations. Seth Katz, directeur adjoint de l’information

Avantages

Grâce à une politique et à une procédure de gouvernance bien définies, le service de gestion des informations est devenu la « base » de TMC, appuyant les dossiers et la documentation des besoins de plusieurs disciplines essentielles au sein de l’organisation.

Au cours du projet, environ 1 000 000 dossiers de patients ont été éliminés grâce aux services de déchiquetage sûr d’Access, ce qui équivaut à près de 30 000 boîtes de dossiers. La réduction de l’inventaire physique a entraîné une économie d’entreposage de plus de 5 000 dollars par mois.

Le personnel de l’hôpital a maintenant la possibilité de localiser et de récupérer les dossiers entreposés sur place et de les livrer à leurs intervenants de façon accélérée. Le logiciel Dossiers FileBRIDGE a fourni une identification et une récupération faciles des dossiers, tandis que le système de numérisation sur demande a fourni une livraison prompte et rapide pour toutes les demandes quotidiennes. Chacun des avantages découlait d’une base de données interrogeable qui a été personnalisée en fonction des besoins particuliers de l’organisation.

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Il y a eu un moment où les fiches et les autres dossiers des patients étaient entièrement sur papier. Les milliers de dossiers se sont transformés en millions de dossiers et sont devenus incroyablement accaparants pour l’empreinte physique des installations de Penn State Health. La gestion de tous ces documents a exigé des processus ardus et un travail manuel important, entraînant ainsi des frais généraux élevés et des coûts de formation continus pour les nouveaux employés. Il y a également eu un écart énorme avec le système de dossiers médicaux électroniques (DME) qui avait été mis en œuvre dans les cliniques de Penn State Health. Le nouveau système était là, mais les dossiers étaient encore sur papier, ce qui limitait la visibilité et accroissait le temps perdu à récupérer les dossiers des patients.

« Avant Access, nos dossiers étaient entièrement sur papier. Notre processus exigeait un travail considérable, et les systèmes étaient limités. »Tony Wood, gestionnaire du programme de gestion des informations de santé

La solution

L’organisation savait qu’elle avait atteint un point où les documents devaient être convertis au numérique, dans un système qui aiderait à gérer un processus continu et évolutif. La tâche à venir était intimidante, mais Penn State Health a établi un partenariat de confiance avec Access et s’est tournée vers elle pour gérer la transition. Le projet visant à convertir des centaines de milliers de dossiers papier en dossiers numériques exigeait une expertise en matière de sécurité, de chaîne de responsabilité et d’exigences réglementaires qu’Access était prête à fournir.

Pour se préparer à la mise en œuvre de sa solution initiale de dossiers médicaux électroniques (DME) au sein de ses cliniques, l’organisation a élaboré une stratégie pour numériser les dossiers des patients à l’aide de ressources internes et, en fin de compte, s’est fiée à Access pour le reste.

Le résultat

Économies d’espace et de temps

La superficie d’une salle de dossiers complète s’est libérée au Service de gestion des informations de santé, fournissant ainsi l’espace pour héberger maintenant de 20 à 30 travailleurs en gestion des informations de santé. De plus, un espace d’entreposage de la grandeur d’un terrain de football s’est libéré au sous-sol, ce qui a permis aux ressources essentielles de former le personnel sur les processus courants et relatifs aux DME. Le nouveau processus a éliminé la nécessité d’embaucher des ressources supplémentaires pour gérer le système papier.

Économies de coûts

Le Service de la gestion des informations de santé a pu faire économiser une somme d’argent considérable à l’entreprise en passant au numérique. Les médecins n’étaient plus tenus de demander la récupération de documents, ce qui leur a permis d’économiser du temps, car ils pouvaient maintenant accéder aux dossiers essentiels des patients, peu importe leur emplacement.

L’avenir

Penn State Health continue de s’efforcer d’améliorer les connaissances sur les programmes et les mesures de rendement des investissements en collaborant avec Access et en tirant parti de la plateforme Dossiers FileBRIDGE. Déterminer et analyser la fréquence à laquelle les fiches sont demandées et la durée de conservation des documents seront toujours importantes pour les équipes de Penn State Health.

Pourquoi Access?

Penn State Health, un fournisseur de soins de santé de classe mondiale, avait besoin d’un partenaire qui pourrait fournir un programme évolutif de dossiers et d’informations qui répondait à ses besoins uniques.

En résumé

Penn State Health est en grande partie numérique maintenant, et l’équipe de gestion des informations de santé a accès en ligne à ses stocks et à son traitement des commandes. Access est partenaire de Penn State Health et de son programme de gestion des dossiers depuis plus de 20 ans et a emballé, ramassé, transporté et inventorié plus de 1,4 million de dossiers dans 40 emplacements différents. Avec plus de 800 demandes de fichiers traitées mensuellement, les dossiers sont transmis électroniquement à ses plateformes GDI (gestion des dossiers et de l’information) et GCE (gestion du contenu des entreprises). Access continue de soutenir et de simplifier les processus d’acquisition grâce à la plateforme Dossiers FileBRIDGE et à d’autres processus opérationnels.

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Le siège social de Perkins Coie est situé à Seattle, dans l’état de Washington, et compte actuellement 19 bureaux aux États-Unis et en Asie. La société Perkins Coie se compose d’une grande variété de pratiques différentes, allant de la responsabilité commerciale à la responsabilité des produits, en passant par la propriété intellectuelle à la fiscalité, aux avantages sociaux et à la rémunération. Patrick Benedict est le directeur des services de gestion des dossiers de l’entreprise.

Comment gérez-vous vos dossiers et quels étaient les défis auxquels vous faisiez face?

Avant le passage à Access, nous avions un entreposage hors site et quelques fournisseurs plus petits servant les comptes plus petits. Nous avons commencé à voir de plus en plus de plaintes des bureaux locaux concernant le niveau de service qu’ils recevaient de notre fournisseur principal. Nous avons tenté de répondre à ces préoccupations avec le fournisseur, mais nous avons constaté très peu ou pas d’améliorations. Le processus de facturation pour les comptes hors site était devenu confus et incohérent. Nous avions plusieurs contrats différents avec des tarifs qui variaient selon les services et nous voulions consolider et simplifier le processus de facturation. Il était difficile d’obtenir des renseignements exacts sur nos stocks en raison du nombre de comptes différents. Nous voulions consolider tous nos stocks dans un seul compte pour une surveillance plus précise de tous ceux-ci.

Comment Access a-t-il relevé ces défis?

Access a commencé par simplement écouter et comprendre nos préoccupations. Nous avons été impressionnés tôt dans le processus non seulement par connaissances approfondies de l’équipe d’Access quant au processus juridique hors site, mais aussi par les solutions qu’elle proposait. Nous avons expliqué nos préoccupations liées au service de notre fournisseur actuel et la manière dont nous envisagions notre relation avec notre futur fournisseur hors site. Il était évident dès le début que les valeurs et la philosophie liées au service chez Access étaient exactement ce que nous voulions obtenir d’un fournisseur d’entreposage hors site. Cette philosophie de service était évidente dans l’ensemble de leur entreprise, et était partagée autant par le PDG que par l’équipe de direction et les chauffeurs qui déposaient des boîtes. En ce qui concerne le processus de facturation, nous avons expliqué les problèmes que nous connaissions avec le processus actuel et la façon dont nous aimerions que les factures futures soient présentées. Access nous a présenté des solutions de facturation simples et adaptées pour mieux représenter ce qui a été facturé pour chaque bureau local.

Nous avons déplacé environ 152 000 boîtes dans sept emplacements. Le déplacement a pris environ un an. Le déménagement de la majorité des bureaux s’est fait en quelques mois, mais celui du plus important compte à Seattle a nécessité une année.

Cela peut être assez stressant de rester organisé. Comment le déménagement s’est-il passé?

J’étais d’abord nerveux à l’idée de commencer le transfert, et j’étais inquiet que la surveillance quotidienne du déménagement devienne une tâche complète. Je n’ai pas que des compliments pour l’équipe de transfert qui a été mise en place par Access. Sa capacité à organiser simultanément plusieurs déménagements, à coordonner les activités avec nos fournisseurs précédents, à localiser les stocks « en transit » lorsque nécessaire et à rendre compte des progrès a été plus qu’impressionnante. Le transfert n’aurait pas pu être plus facile, et tout le crédit revient à l’excellente équipe mise sur pied par Access pour cette énorme tâche.

Maintenant que la poussière est retombée, qu’est-ce qui vous frappe le plus dans la transition?

Maintenant que la poussière est retombée et que la transition de nos stocks est terminée, je peux affirmer sans aucun doute que nous avons pris une excellente décision en choisissant de travailler avec Access. L’entreprise a écouté nos préoccupations, a été honnête avec nous tout au long du processus et a mis sur pied une excellente équipe de transition. Nous ne pourrions pas être plus satisfaits de tout le déménagement. Avec le recul, de nombreuses préoccupations nous empêchant d’envisager un changement plus tôt se sont révélées ne pas être des problèmes. Je suis extrêmement satisfait de la façon dont la transition s’est déroulée et j’ai hâte d’approfondir notre relation avec Access à l’avenir.

Avez-vous des conseils à donner à d’autres entreprises qui font face à ces mêmes défis qui ont amené votre entreprise à choisir Access?

La perspective de déplacer de grandes quantités de stocks peut sembler extrêmement décourageante lorsqu’elle est envisagée pour la première fois. Les « et si » ont freiné le changement pendant de nombreuses années. Je conseille aux cabinets qui envisagent un changement de simplement le faire. L’équipe d’Access est fantastique et vous guidera tout au long du processus, peu importe la complexité du projet. Je suis extrêmement satisfait d’avoir travaillé avec Access et j’aurais aimé le faire plus tôt.

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En tant que plus important fournisseur de services d’hospitalisation et de soins ambulatoires dans l’État du New Jersey, le Hackensack University Medical Center (HUMC) a commencé à chercher des moyens d’améliorer la gestion des dossiers des patients tout en assurant la conformité à la HIPAA. Après un examen minutieux, il était évident que le processus actuel de gestion des documents de HUMC limitait la croissance en raison du manque de technologie. Après avoir fait des recherches sur un certain nombre d’options, HUMC a reconnu qu’un fournisseur d’entreposage de dossiers avec des processus de suivi et de récupération fiables et des systèmes hautement évolutifs était la solution. Ce fournisseur était Access.

« En nous associant à Access, nous avons maintenant un partenaire à long terme pour tous nos besoins en matière de gestion des documents. »Barbara Siegel, directrice de la gestion des informations sur la santé chez HUMC

La solution

Grâce à l’installation hors site du centre de dossiers d’Access, HUMC a accès à un processus rentable comprenant le suivi des codes barres, des flux de travail gérés par le système et des systèmes de gestion des dossiers sophistiqués. Les services d’entreposage de documents papier d’Access répondent à toutes les exigences de gestion des documents de HUMC. Cela comprend la cueillette et la livraison, le classement, la récupération, le reclassement et la tenue des dossiers essentiels, la destruction des documents et la production de rapports personnalisés. Dans le cadre d’une solution complète, Access a également physiquement déplacé plus de 1,2 million de dossiers de patients et transféré des dossiers de bases de données pour plus de 75 services au HUMC.

Pour les situations d’urgence, le HUMC avait également de l’intérêt pour une solution qui permettrait de livrer les dossiers médicaux le plus rapidement possible. Le service de numérisation sur demande d’Access permet de livrer des documents hautement actifs dans un format électronique sécurisé pour que le personnel puisse les consulter instantanément. Cela permet au HUMC d’améliorer davantage les soins aux patients grâce à un accès immédiat aux informations. En utilisant les services de conversion de Scan on Demand d’Access, HUMC peut demander des dossiers papier et les afficher sous forme de fichiers électroniques à partir de son bureau en moins d’une heure. Les services de destruction fournissent également des services au centre médical.

Avantages

Grâce à des services d’entreposage des dossiers papier complet et hors site, HUMC a adopté une solution évolutive permettant la récupération rapide des dossiers des patients. Les politiques et les processus établis avec la solution Access ont permis de rationaliser efficacement les efforts de gestion des dossiers de HUMC tout en respectant les règlements HIPAA et les lois de son État.

La solution Access permet au personnel de faire le suivi de l’inventaire complet des copies papier de l’organisation par boîte ou par fichier. Les demandes de dossiers peuvent être gérées à distance grâce à l’accès en ligne aux dossiers papier et à un service à la clientèle offert en tout temps. Siegel rapporte que la réactivité des services d’Access a également entraîné une diminution significative du temps consacré à la recherche de dossiers des patients par le personnel. Grâce à de nouvelles capacités faciles à utiliser qui fournissent un accès immédiat aux informations, les employés du HUMC peuvent se concentrer uniquement sur la prestation des meilleurs soins aux patients.

La technologie novatrice d’Access complète également le soutien technique déjà en place au HUMC. En s’associant à un fournisseur de services, le service technique interne a élargi ses ressources technologiques.

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UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs reçoivent en moyenne 2 700 nouvelles demandes d’inscription chaque mois. Le maintien d’une base de données complète d’inscription nécessite une numérisation intensive de ces applications et la saisie manuelle des informations particulières. L’organisation utilisait un système interne avec une ressource dédiée pour tout accomplir. Le résultat : Le bureau des fonds avait de la difficulté à fournir les niveaux de service souhaités à ses membres en raison de l’arriéré continu des demandes. En plus de devoir gérer un volume important de données sur les membres, UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs étaient impatients d’accroître l’efficacité de leur système interne de gestion des dossiers. L’organisation a évalué d’autres systèmes internes, mais elle avait besoin d’engager du personnel supplémentaire et c’était une dépense qu’elle voulait éviter. En regardant plus loin, l’organisation a déterminé qu’une solution plus vaste répondrait mieux à ses besoins croissants et offrirait le meilleur rendement du capital investi. La prochaine étape : Trouvez un fournisseur dont la profondeur et l’étendue des services offrent une flexibilité illimitée à l’avenir. UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs ont trouvé Access.

« L’entreprise a posé des questions importantes et s’est assurée de bien comprendre nos besoins précis. Access est une machine d’opération de classe mondiale bien huilée. »Harvey Whille, présidente, UFCW Local 1262

La solution – Imagerie hébergée et saisie de données

Access a mis en œuvre une solution d’imagerie de documents hébergée pour capturer, indexer et entreposer de façon redondante les demandes d’inscription à UFCW Local 1262 et aux fonds d’avantages sociaux des employeurs. Access convertit désormais les volumes hebdomadaires de documents de demande d’inscription en images, que l’organisation récupère par l’intermédiaire d’une interface standard, sécurisée et basée sur un navigateur. Access effectue également une fonction de saisie de données complète qui fournit un fil de données hebdomadaire de toutes les informations sur les demandes d’inscription.

Access téléverse ces données dans le système interne de l’organisation dans les 48 heures. La solution Access permet à l’organisation de répondre facilement à son besoin croissant de fournir à plus d’utilisateurs un accès aux informations d’inscription, un nombre qui devrait décupler le montant actuel.

Résultats – Temps de traitement réduit de 85 %

UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs offrent les niveaux de service les plus élevés possible à ses membres en traitant les demandes et en accédant aux renseignements essentiels de manière plus rapide et efficace. En fournissant l’imagerie documentaire et la gestion des dossiers, Access a permis à l’organisation de retrouver l’orientation d’une ressource précieuse, et de mieux l’harmoniser, pour effectuer d’autres tâches essentielles. Les nouvelles demandes d’inscription sont maintenant traitées en deux jours au lieu de deux semaines. La saisie des données est plus claire et les dossiers sont plus précis.

Access fournit un niveau sans précédent de contrôle de la qualité dans son opération d’imagerie et surtout dans son processus de saisie de données, qui comprend plusieurs points de contrôle pour l’exactitude et la correction des erreurs. Sans investir dans du matériel, des logiciels ou des technologies de quelque nature que ce soit, UFCW Local 1262 et les fonds d’avantages sociaux des employeurs ont acquis d’importantes capacités de continuité des activités et de reprise après sinistre inhérentes à la solution d’imagerie hébergée par Access.

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